Протоколи, особові картки, описи, положення, посадові інструкції: що, де й ким підписується

1. Послідовність підписання протоколу
2. Факсимільний підпис керівника підприємства
3. Право підпису документів працівниками відділу персоналу
4. Підпис менеджера з персоналу в особових картках працівників
5. Підпис працівника в особовій картці
6. Підписання характеристики керівника
7. Підписання документів у період випробувального терміну

Послідовність підписання протоколу

Хто перший повинен підписати протокол: голова чи секретар?

У самому протоколі в реквізиті «Підпис» згідно з вимогами п. 5.22 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) спочатку розташовують складові елементи підпису голови, а нижче – секретаря, таким чином:

А от процес підписання відбувається у зворотній послідовності. Це загальна практика для будь-яких службових документів. Їх підписують посадові особи у порядку зростання значущості посад: від нижчої посади до вищої. Спочатку – виконавець документа, який підготував його проєкт, потім – керівник. Для протоколів виконавцем є секретар відповідного заходу (наприклад, засідання комісії), що був запротокольований.

Своїм підписом секретар засвідчує правильність внесеної у проєкт протоколу інформації на підставі записів (стенограм, фонограм, відеозаписів), зроблених під час засідання, та документів (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєкти постанов або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо), підготовлених до засідання.

Довго шукаєте необхідний документ або його зразок? Наш Консультант з документів вже готовий допомогти! Якщо раптом не знайшли потрібного, сміливо замовляйте підготовку необхідного шаблону або зразка документа

А останнім протокол підписує голова. І вже після підписання головою не допускається внесення до протоколу підписів інших осіб, будь-яких відміток чи виправлень.

Факсимільний підпис керівника підприємства

Чи можна ставити факсиміле на титульній сторінці посадової інструкції у грифі затвердження, щоб зайвий раз не турбувати керівника підприємства? Чи можна видати наказ про використання факсиміле?

Ні, на посадовій інструкції неможна проставляти факсимільний підпис.

Посадова інструкція згідно з Класифікатором управлінської документації (НК 010:2021) належить до класу організаційно-розпорядчої документації.

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається

Ця норма зафіксована у п. 12 гл. 8 р. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Керівник підприємства може видати наказ про використання факсиміле, в якому буде встановлено порядок його застосування та перелік видів відповідних внутрішніх і зовнішніх документів, крім тих, на яких згідно з законодавством відтворення факсимільного підпису не допускається.

Право підпису документів працівниками відділу персоналу

Які документи можна доручити на підписання начальнику відділу персоналу та менеджеру з персоналу?

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) юридичних осіб, положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями згідно з абз. 2 п. 1 гл. 1 р. ІІ Правил № 1000/5.

Начальник відділу персоналу має право підписувати:

1. положення про відділ персоналу;
2. посадові інструкції працівників відділу персоналу, а також посадові (робочі) інструкції всіх інших працівників юрособи, якщо розроблення цих інструкцій покладено саме на відділ персоналу;
3. номенклатуру справ відділу персоналу;
4. опис справ відділу персоналу;
5. плани роботи відділу персоналу та звіти про їх виконання, якщо у відділі передбачено ведення такої планово-звітної документації;
6. подання та характеристики, складені на працівників відділу персоналу, необхідні для їх атестації, заохочення (нагородження, преміювання), підвищення за посадою;
7. записи у трудових книжках працівників юрособи;
8. особові картки працівників (форма П-2) юрособи;
9. доповідні, пояснювальні та службові записки, адресовані керівництву підприємства.

Менеджер з персоналу має право підписувати особові картки працівників, якщо він відповідає за їх ведення, а також засвідчувати копії з особових документів, наданих працівниками, для долучення цих копій в особові справи працівників. Крім того, менеджер з персоналу підписує власні заяви, а також доповідні та пояснювальні записки, адресовані начальнику відділу персоналу.

Перелік цих документів може бути розширений за рішенням керівництва юрособи, але з обов’язковим внесенням змін до посадових інструкцій начальника відділу з персоналу та менеджера з персоналу, а також до положення про відділ персоналу.

Підпис менеджера з персоналу в особових картках працівників

Хто має право підписати форму П-2, якщо на підприємстві є начальник відділу кадрів та менеджер з персоналу? Менеджер з персоналу веде особові справи, робить записи у трудові книжки, готує проєкти кадрових наказів тощо. Чи має він право підписувати особові картки працівників?

Так, менеджер з персоналу має право підписувати особові картки працівників.

Зазвичай, за заповнення та ведення особових карток (форма П-2) відповідає конкретний працівник, а не сам начальник відділу кадрів. Отже, той працівник відділу кадрів, який несе відповідальність за правильність внесення інформації у форму П-2, має її і підписати.

Підпис працівника в особовій картці

Особова картка закінчується підписом працівника та датою. Яку дату там ставити? Це перший день роботи працівника?

Ні, навпаки, наприкінці самої особової картки – підпис і дата, які проставляються під час звільнення.

Дуже детально, навіть зі зразком підпису працівника читайте у статті. Також раджу почитати консультацію.

Підпис працівника при влаштуванні на роботу проставляйте в останній графі розділу IV. ПРИЗНАЧЕННЯ і ПЕРЕВЕДЕННЯ особової картки, а дату заповнення форми П-2 – у верхній частині першого аркуша цієї картки у графі «Дата заповнення».

Підписання характеристики керівника

Чи має право бухгалтер підписати характеристику, складену на керівника підприємства для його нагородження? І чи потрібна печатка підприємства?

Ні, бухгалтер не має права підписувати характеристику керівника підприємства.

Якщо сам бухгалтер є керівником служби (відділу чи сектору) бухгалтерського обліку та звітності, то має право підписання характеристики, складеної на підлеглого йому працівника. Адже характеристику на рядового працівника складає та підписує керівник структурного підрозділу (відділу, сектору, цеху тощо), характеристику на керівника структурного підрозділу – керівник підприємства або один з його заступників, а характеристику на самого керівника підприємства – лише керівник юридичної особи вищого рівня.

Підпис посадової особи – укладача характеристики, скріплюють відбитком основної круглої печатки (за її наявності) юридичної особи.

Підписання документів у період випробувального терміну

Прийняли на роботу працівника на посаду головного бухгалтера з випробувальним терміном. Яким чином регулюється право підпису головного бухгалтера фінансових та інших документів протягом випробувального терміну?

Право підпису фінансових, господарських та інших документів є частиною посадових обов’язків головного бухгалтера, і випробувальний термін не позбавляє його цього права.

Під час випробувального терміну не лише головний бухгалтер, а й будь-який працівник має виконувати ті ж самі обов’язки, що й інші працівники на аналогічній посаді.

Це право встановлюється посадовою інструкцією відповідного працівника.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Інструкція порядок використання факсиміле директора при оформленні первинних документів

Угода про використання факсимільного підпису

Наказ про використання факсиміле директора

Статті на тему:

Ознайомлення працівників з кадровими документами

Секрет 3,2,2,1: як правильно оформити будь-який документ за ДСТУ

Штатний розпис та структура підприємства з 28.08.2025: (не)обов’язкові, але чи такі вже не потрібні

Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність

Локальні документи підприємства (положення, правила, посадові інструкції): розроблення, оновлення, ознайомлення працівників