Строк та місце зберігання кадрових документів: робочі ситуації

1. Згода на обробку персональних даних: строк та місце зберігання, порядок знищення
2. Повідомлення про підвищення окладу: де зберігати та який строк зберігання встановити
3. Особова картка працівника (форма П-2): правильне зберігання та 75-річний строк
4. Наказ про скасування відрядження: 5 чи 75 років
5. Висновки

Ситуація 1. Згода на обробку персональних даних: строк та місце зберігання, порядок знищення

При прийнятті на роботу у працівників беремо згоду на обробку персональних даних. До якого виду документів відносити такі згоди, де та як довго їх потрібно зберігати, як правильно знищити?

Законодавством не встановлено строк та місце зберігання письмової згоди на обробку персональних даних.

Такий вид документа не передбачений у:

1. Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
2. повному переліку документів, які підшиваються в особові справи, наведеному у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Чи вимагати у працівника згоду на обробку персональних даних – про це ми розповідали у мінікурсі.

Отже, цей документ не є обов’язковим.

Втім, якщо такі документи вже зібрані роботодавцем, розглянемо варіанти, де і як довго їх слід зберігати та як правильно знищити.

Варіант 1. У номенклатурі справ передбачити окрему справу із заголовком «Згоди працівників на обробку персональних даних» і встановити для неї строк зберігання «Доки не мине потреба» без посилання на статтю Переліку №578/5. Періодично, наприклад наприкінці кожного діловодного року, проводити експертизу цінності документів цієї справи шляхом її перегляду та вилучати з неї згоди звільнених протягом року працівників. Справа буде зберігатися у поточному діловодстві кадрової служби. На малому підприємстві, де у структурі не передбачена кадрова служба, – у канцелярії.

Варіант 2. Долучати до особових справ працівників. Після звільнення працівника здійснюється експертиза цінності документів його особової справі, під час якої зі справи вилучаються усі документи «другорядного характеру», зокрема буде вилучена і згода на обробку персональних даних, як документ тимчасового строку зберігання.

В акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, згоди на обробку персональних даних можуть бути включені у складі інших кадрових документів другорядного характеру, наприклад як:

Документи (згоди на обробку персональних даних, витяги з реєстру територіальної громади про зареєстроване місце проживання (перебування) особи, медичні довідки, копії свідоцтва про шлюб, народження дітей тощо), вилучені з особових справ звільнених працівників за ________рік (роки).

Строк зберігання таких документів після їх вилучення з особових справ становить 3 роки з посиланням на примітку 1 до ст. 493 Переліку №578/5.

Ситуація 2. Повідомлення про підвищення окладу: де зберігати та який строк зберігання встановити

У разі підвищення розміру посадового окладу вносять зміну до штатного розпису підприємства, а працівнику надсилають письмове повідомлення. Де та скільки років потрібно зберігати повідомлення про підвищення окладів: в особових справах чи з кадровими наказами?

Повідомлення працівникам мають тимчасовий строк зберігання, тому ані до особових справ, ані до наказів з кадрових питань їх не долучають. Адже особова справа і наказ про внесення змін до штатного розпису – мають тривалий строк зберігання.

Також відзначимо, що повідомлення взагалі не може бути додатком до наказу. Це інформаційний документ, який створюється на виконання певного розпорядчого документа – наказу чи розпорядження, а не є підставою для його видання.

Повідомлення про підвищення окладу адресується працівнику, тому воно працівнику надсилається або видається на руки. Зберігати його у справах підприємства не обов’язково.

Маєте запитання щодо строку та місця зберігання того чи іншого документа? Запитайте в експерта у сервісі «Особистий консультант» та отримайте чітку відповідь

Таке повідомлення може бути зареєстровано як вихідний документ, і у відповідному журналі реєстрації працівник має поставити підпис і дату отримання повідомлення. Цього достатньо для фіксації факту направлення повідомлення.

Якщо роботодавець все ж таки хочете зберігати у себе так звані «відпуски» направлених працівникам повідомлень, то для їх тимчасового зберігання може передбачити у номенклатурі бухгалтерії окрему справу із заголовком «Повідомлення працівникам про підвищення окладів».

Зауважимо, що Перелік № 578/5 не містить такий вид документа як «повідомлення працівникам про підвищення окладів». Втім можна підібрати аналогічну статтю за Переліком № 578/5, щоб зробити у номенклатурі справ посилання на неї. Наприклад, підійде ст. 213, згідно з якою передбачено зберігання термінових фінансових повідомлень зі строком зберігання 1 рік. Цього строку цілком достатньо для такого виду документа.

Ситуація 3. Особова картка працівника (форма П-2): правильне зберігання та 75-річний строк

Попередній кадровик долучав особові картки працівників (ф. П-2) до їх особових справ. Наскільки це серйозна помилка? Де краще зберігати особові картки та який строк їхнього зберігання?

Дійсно групування особових карток в особових справах працівників не передбачено вимогами п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5. Це не вважається грубим порушенням, але краще провести експертизу цінності документів особових справ та вилучити з них особові картки.

Особові картки усіх працівників, у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом, зберігають у поточному діловодстві відділу кадрів підприємства в окремій справі, яка має заголовок «Особові картки працівників (форма П-2)».

Щороку (наприкінці діловодного року) ця справа переглядається, і з неї вилучають особові картки звільнених протягом року працівників.

Надалі особові картки звільнених працівників включають до опису справ з кадрових питань за роком звільнення та передають на зберігання в архів підприємства.

Особова картка має тривалий строк зберігання – 75 років згідно зі ст. 499 Переліку № 578/5.

Ситуація 4. Наказ про скасування відрядження: 5 чи 75 років

На підприємстві було видано наказ про відрядження працівника та виплачено кошти на відрядження (на оплату проїзду, проживання та добові). Згодом керівник видав наказ про скасування відрядження, яким попередній наказ визнано таким, що втратив чинність, і зобов’язано працівника повернути отримані кошти на рахунок підприємства. До якого виду наказів належить такий наказ – тривалого чи тимчасового зберігання?

Строк зберігання наказу про скасування відрядження визначається залежно від виду відрядження та відповідно до строку зберігання наказу про саме відрядження: чи це було звичайне короткострокове відрядження у межах України або за кордон, чи відрядження для виконання робіт у важких, шкідливих і небезпечних умовах.

Оскільки наказ про скасування відрядження є похідним від первинного наказу та оформлюється з того ж кадрового питання, він має реєструватися в одному журналі та формуватися в одній справі разом із наказами про відрядження відповідного виду. Це забезпечує послідовність та цілісність документування, а також можливість оперативного пошуку наказів під час перевірок.

Класифікацію наказів з кадрових питань із визначеними строками зберігання наведено у п. «б» ст. 16 Переліку № 578/5 та примітці 2 до цієї статті.

Зокрема, відповідно до примітки 2, строк зберігання 5 років встановлено для наказів:

Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

Усі інші види кадрових наказів, у тому числі накази про довгострокові відрядження в межах України та за кордон та відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці мають тривалий строк зберігання – 75 років.

Отже, наказ про скасування відрядження повинен зберігатися протягом того самого строку, що й наказ про відповідне відрядження.

Висновки

1. Згода на обробку персональних даних – належить до документів тимчасового зберігання і може зберігатися окремо або в особовій справі з подальшим знищенням після втрати практичної потреби (через 3 роки після звільнення працівника).
2. Повідомлення про підвищення окладу – не підлягає обов’язковому зберіганню у справах підприємства, а за потреби може зберігатися окремо як тимчасовий документ зі строком зберігання 1 рік.
3. Особова картка працівника (форма П-2) – має зберігатися окремо від особових справ і належить до документів тривалого зберігання зі строком 75 років.
4. Наказ про скасування відрядження – зберігається протягом того самого строку, що й наказ про відрядження, оскільки є похідним документом одного кадрового процесу.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Інструменти кадровика:

Строки зберігання документів

Статті та консультації на тему:

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Скільки зберігати накази на відпустки не включені до Переліку № 578/5

Заява і наказ про відпустку без оплати: де і як довго зберігати

Формування та зберігання справ у поточному діловодстві

Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів

Оформлюємо та зберігаємо кадрові накази: повний гайд

Знищення наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку