Формування та зберігання справ у поточному діловодстві

1. Норма законодавства щодо формування справ
2. Топ-7 правил формування справ
3. Особливості групування у справи конкретних видів документів
4. Тимчасове зберігання справ у поточному діловодстві
5. Висновки

Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ (абз. 35 п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5) (далі – Правила № 1000/5).

Норма законодавства щодо формування справ

У великих та середніх юрособах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік справи формуються децентралізовано, тобто у структурних підрозділах.

На малих підприємствах можливе централізоване формування усіх справ в канцелярії.

Відповідно у великих та середніх юрособах формування справ покладається на осіб, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах, і цей обов’язок має бути зазначений в їх посадових інструкціях згідно з нормою законодавства (абз. 2 п. 7 розд. І Правил № 1000/5).

А на малих підприємствах за формування усіх справ відповідає завідувач канцелярії, секретар, діловод чи інша відповідальна особа, на яку наказом керівника підприємства покладено виконання завдань і функцій служби діловодства.

Вимоги до групування документів у справи в поточному діловодстві всіх без винятку юросіб встановлені у гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5.

Топ-7 правил формування справ

1. Вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі.
2. Групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком:
3. перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення);
4. особових справ (формуються протягом періоду роботи особи на одному підприємстві);
5. документів виборних органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання);
6. документів закладів освіти, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік);
7. документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон);
8. справ фільмів;
9. рукописів;
10. історій хвороби.
11. Вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів.
12. Не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.
13. До справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс.
14. Окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
15. За обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

Увага! Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з розв'язанням одного питання, можуть протягом одного року тимчасово групуватися в одну справу. Після закінчення року або розв'язанням питання зазначені документи повинні бути переглянуті та переміщені в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої – тимчасового

Особливості групування у справи конкретних видів документів

Службові документи в юрособах групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку залежно від їх виду. Тож зосередимо увагу на основних управлінських документах.

1. Локальні нормативні документи (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями), групують у справи разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами та хронологією.

Наприклад, оригінали положень про структурні підрозділи, якщо їх затверджено наказом керівника юрособи, мають зберігатися у справі разом з відповідним наказом, як додатки до нього. А у справах структурних підрозділів будуть зберігатися копії цих положень. Наприклад, у відділі кадрів може бути справа із заголовком «Положення про відділ кадрів (копія)».

В окрему справу формують штатний розпис на 2026 рік, якщо його затверджено не наказом, а безпосередньо керівником юрособи. Так само в окрему справу формують посадові та робочі інструкції працівників / робітників.

А от, якщо у штаті юрособи передбачені посади наукових співробітників та / або працівників, що працюють на важких роботах, на роботах зі шкідливими й небезпечними умовами праці, то їх посадові та робочі інструкції формують у справу окремо від посадових / робочих інструкцій інших працівників, тому що ці справи мають різні строки зберігання. Про це ми розповідали у статті Строки та вимоги до зберігання посадових і робочих інструкцій.

2. Накази з питань основної діяльності юрособи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються у різні справи.

До того ж накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Це є порушенням норм законодавства (абз. 2 п. 6 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Крім того, доцільно при великих обсягах наказів з кадрових питань, що стосуються різних управлінських дій (приймання на роботу, звільнення з роботи, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати їх в окремі справи.

Якщо ж різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їхнього зберігання: в одну справу – накази тривалого строку зберігання, в іншу – тимчасового строку зберігання.

3. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

1. протоколи та документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо);
2. документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених, макет розміщення учасників тощо).

4. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

5. Доручення установ вищого рівня, надіслані у вигляді наказів, розпоряджень, директивних листів, рішень тощо, і документи (листи-відповіді, доповідні записки, аналітичні огляди тощо), пов’язані з виконанням цих доручень, групуються у справи за напрямами діяльності юрособи або за авторами ініціативних документів.

Якщо таких документів протягом року надходить небагато, то їх можна згрупувати в одну справу, а у межах цієї справі документи систематизувати за датами доручень.

6. Затверджені плани, звіти, кошториси тощо групуються у справи окремо від проєктів цих документів.

7. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: лист-відповідь розміщується за листом-запитом.

Увага! Типовою та серйозною помилкою є групування службових листів у дві справи із заголовками «Вхідна кореспонденція» та «Вихідна кореспонденція». У такому разі порушується логіка та послідовність листування

8. Звернення (заяви, скарги, пропозиції) громадян з питань діяльності юрособи та всі документи з їх розгляду і виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань. Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості доцільно групувати за питаннями, наприклад: «з соціально-побутових питань», «з кадрових питань», «з питань медичного обслуговування» тощо.

Кожне звернення громадянина і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення того ж самого громадянина і документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми у хронологічному поряду.

9. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників юрособи систематизуються в одній справі в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року – в іншій справі.

Особливості формування особових справ різних категорій працівників

В особових справах, що формуються протягом усього часу роботи працівника в юрособі, документи групують в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення), починаючи із заяви працівника про прийняття на роботу і завершуючи копією наказу про звільнення.

Повний перелік документів, які підшиваються в особові справи працівників, які не є державними службовцями, наведено у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5.

Більше інформації на цю тему – у статті Особова справа: як вести та зберігати та в мінікурсі Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи, але не рахується як документ особової справи.

До особової справи не підшивають копії наказів про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади, надання відпусток. Відповідні відомості вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Особові справи керівників юросіб, призначених на посади органом вищого рівня, формуються та зберігаються за основним місцем роботи, тобто у відповідних юрособах.

Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64. Склад документів особової справи держслужбовця дещо відрізняється від складу документів особової справи звичайного працівника.

Зокрема, до такої особової справи підшивається особова картка державного службовця, оформлена відповідно до форми, затвердженої наказом Національного агентства України з питань державної служби від 19.05.2020 № 77-20. Крім того, в особовій справі держслужбовця міститься:

1. підписаний ним текст Присяги державного службовця (для особи, призначеної на посаду державної служби вперше);
2. копія трудової книжки (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
3. копії документів, які підтверджують належність державного службовця до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності) та деякі інші спеціальні види документації.

Тимчасове зберігання справ у поточному діловодстві

Документи з моменту їх створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів юрособи (через два роки після завершення виконання) зберігають за місцем формування справ у службі діловодства та/чи інших структурних підрозділах юрособи відповідно до номенклатури справ.

Керівники структурних підрозділів юрособи й працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

Для зберігання справ у діловодстві використовують:

1. картонні папки із зав’язками;
2. картонні теки із клапанами;
3. картонні або пластмасові швидкозшивачі.

У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

Висновки

1. При формуванні справ у поточному діловодстві слід керуватися вимогами Правил №1000/5.
2. За умови запровадження децентралізованого діловодства формування справ здійснюється у структурних підрозділах особами, відповідальними за діловодство у відповідних підрозділах юрособи.
3. За умови запровадження централізованого діловодства формування справ покладається на особу, відповідальну за організацію діловодства в юрособі, – завідувача канцелярії, секретаря, діловода тощо.
4. Існують сім основних правил формування справ, яких слід дотримуватися у роботі з різними видами документів. Крім того, кожний вид управлінського документа має свої особливості групування у справу.
5. Керівники структурних підрозділів юрособи та працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані дотримуватися правил формування справ у поточному діловодстві, забезпечити їх належне оформлення й зберігання до передання в архів.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Особова картка (ОМС)

Журнал обліку особових справ

Особовий листок з обліку кадрів

Опис справ з кадрових питань (особового складу)

Мінікурс на тему:

Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки

Статті та консультації на тему:

Строки та вимоги до зберігання посадових і робочих інструкцій

Особова справа: як вести та зберігати

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника

Чи долучати до особової справи заяви працівників

Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі