Особова справа: як вести та зберігати

Чи на всіх працівників вести особові справи

Категорії працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, визначають відповідно Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Норми, встановлені Переліком № 578/5 поширюються на підприємства, установи, організації всіх форм власності.

Зокрема, поз. 493 та 495 підрозділу 6 «Робота з кадрами» Переліку № 578/5 встановлює строк зберігання особових справ таких категорій працівників:

1. керівників організацій;
2. службовців;
3. професіоналів;
4. фахівців;
5. працівників громадських організацій;
6. сумісників.

Для визначення категорії працівника дивіться на першу цифру коду посади за Національним класифікатором професій ДК 003:2010, затверджений Наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327 (далі – КП) у штатному розписі. Якщо код професії починається із цифр 1 – 4, обов’язково формуйте особову справу.

Приклад

Тобто, для працівників робітничих професій необов’язково вести особову справу.

Проте все ж радимо її оформити, адже в працівника можуть бути пільги, які треба ураховувати, приміром, при наданні відпусток (встановлена група інвалідності, посвідчення потерпілого від аварії на ЧАЕС або учасника бойових дій, неповнолітні діти або дитина з інвалідністю тощо). Для підтвердження такої інформації про себе працівник має надати копії відповідних документів, які зручно зберігати саме в його особовій справі.

Які документи входять до складу особової справи

Правила формування особової справи працівників усіх підприємств (крім держслужбовців) визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Особові справи працівників державної служби формують відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64.

До особової справи додаються такі документи:

1. Внутрішній опис особової справи
2. Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт)
3. Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу
4. Особовий листок з обліку кадрів
5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів
6. Автобіографія
7. Копія паспорта
8. Копія облікової картки платника податків (за наявності)
9. Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності)
10. Копії документів про освіту
11. Копії документів про науковий ступінь, вчене звання
12. Копії документів, що є підставами для надання пільг
13. Заява про переведення на іншу роботу (посаду)
14. Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу
15. Заява про прийняття за сумісництвом
16. Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу
17. Заява про зміну біографічних даних
18. Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)
19. Характеристики
20. Копії документів про підвищення кваліфікації
21. Копії документів про стажування
22. Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)
23. Документи з атестації
24. Заява про звільнення
25. Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)

Унормованої форми особового листка з обліку кадрів та автобіографії сьогодні не існує. Кожна організація може розробити їх самостійно, включивши до переліку інформацію, важливу саме для цієї компанії. Особовий листок та автобіографію працівник заповнює самостійно один раз при прийнятті на роботу, ніякі зміни до них не вносять.

Документи долучають до особової справи впродовж усього часу роботи працівника в хронологічному порядку.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів (абз. 3 п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Як зберігати особові справи

Формуйте особову справу працівника в окремій папці, зручніше в картонному або пластиковому швидкозшивачу.

На зовнішньому боці напишіть прізвище, ім’я та по батькові працівника. Внутрішній опис прикріпіть на внутрішній обкладинці папки. Його можна вести вручну або роздруковувати на комп’ютері за такою формою:

Систематизувати особові справи можна:

1. за підрозділами, якщо підприємство з великою кількістю працівників;
2. за категоріями працівників — керівники, менеджери, робітники;
3. просто за алфавітним порядком на невеликому підприємстві.

Зберігайте особові справи в шафах, які замикаються, адже вони містять персональні дані працівників. Підприємства та організації мають забезпечити їх захист, тому доступ до особових справ має бути обмеженим.

Особові справи звільнених працівників зберігайте у відділі кадрів протягом двох років після звільнення, окремо від особових справ працюючих. Далі підготуйте для передачі до архіву підприємства (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).

Хто має право ознайомитися з особовою справою

Особова справа містить персональні дані працівника. Відповідно до ч.1 ст. 16 Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди працівника на обробку цих даних, наданої роботодавцю (далі – Закон №2297). Отже, ознайомлюйте з особовою справою сторонніх осіб тільки за порядком, визначеним Законом № 2297.

Працівник має право на доступ до своїх персональних даних (п. 3 ст. 8 Закону № 2297). Тому на прохання працівника можна надати йому особову справу для ознайомлення та копіювання документів. Або кадровик може самостійно зробити копії потрібних документів особової справи та надати їх працівнику.

Висновки

1. Оформлюйте особові справи на всіх працівників.
2. Включайте до особової справи документи відповідно переліку, який визначають Правила № 1000/5.
3. Зберігайте особові справи в окремих шафах, що замикаються.
4. Зберігайте особові справи звільнених працівників у приміщенні відділу кадрів окремо протягом двох років.
5. Ознайомлюйте з документами особової справи відповідно до норм Закону № 2297.

Галина БЄЛІКОВА, експерт із кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Журнал обліку особових справ

Статті на тему:

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Відео на тему:

Закриваємо особову картку і особову справу звільненого працівника