Новий працівник не став до роботи – дії роботодавця

1. Порядок дій роботодавця
2. Складання заяви працівником
3. Складання акта про відмову працівника стати до роботи
4. Видання наказу про скасування попереднього наказу
5. Подання скасовуючого повідомлення до ДПС
6. Паперова трудова книжка
7. Висновки

Порядок дій роботодавця

У трудовому законодавстві Ви не знайдете конкретного алгоритму дій роботодавця для ситуації, коли прийнятий на роботу працівник не став до роботи. Але з огляду на практику роботодавцю треба виконати таку послідовність дій.

1. З’ясувати причину відсутності працівника на робочому місці. Адже у житті трапляються різні ситуації, можливо, з цим працівником щось сталося і він потрапив до лікарні. Якщо працівник справді захворів (або має іншу поважну причину), то Ви не можете скасувати наказ про прийняття на роботу.
2. Якщо роботодавцю стало відомо, що майбутній працівник просто передумав працювати, то бажано отримати від нього власноруч написану заяву про відкликання заяви про прийняття на роботу.
3. Якщо працівник передумав і відмовляється надати відповідну заяву, необхідно скласти акт про цей факт.
4. Подати до органу ДПС повідомлення про прийняття на роботу з типом «скасовуюче».

Розглянемо детальніше, як оформити необхідні документи.

Складання заяви працівником

Працівник пише заяву у довільній формі із зазначенням всіх необхідних реквізитів, які зазвичай вказуються у заявах. Формулювання у заяві може бути таким:

Відкликаю мою заяву від 01.04.2026 про прийняття на роботу на посаду економіста

Складання акта про відмову працівника стати до роботи

Цей акт роботодавцю необхідно скласти тоді, коли працівник відмовився надати заяву про відкликання заяви про прийняття на роботу.

Складайте його у довільній формі з дотриманням правил оформлення документів відповідно до:

1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144;
2. Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5.

В акті зафіксуйте події, які відбулися:

1. дату подання працівником заяви про прийняття на роботу;
2. дату повідомлення працівником роботодавця про відмову працювати та спосіб повідомлення (наприклад, в телефонній розмові);
3. факт відмови працівника надати заяву про відкликання попередньої заяви.

Зазвичай акт складають колегіально та завіряють підписами декількох працівників (наприклад, представника відділу кадрів, безпосереднього керівника працівника, юриста тощо).

Видання наказу про скасування попереднього наказу

Наказ формуйте у довільній формі із зазначенням всіх реквізитів, необхідних для наказу, а також наведіть підставу для його видання залежно від ситуації: заява працівника або акт, складений роботодавцем.

Зразок наказу про скасування наказу про прийняття на роботу

Подання скасовуючого повідомлення до ДПС

Повідомлення про прийняття на роботу подаємо до ДПС до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором відповідно до вимог ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 (далі – Постанова № 413).

Отже, таке повідомлення найчастіше вже подано роботодавцем до того моменту, як він дізнався, що працівник передумав у нього працювати.

Тому в такій ситуації роботодавцю потрібно подати до ДПС скасовуюче повідомлення.

Для цього в формі повідомлення (додаток 1 до Постанови № 413) у розд. 1 робимо позначку «скасовуюче». Далі заповнюйте повідомлення у звичайному порядку.

Увага! Законодавством не передбачено ані строків подання скасовуючих повідомлень у розглянутій нами ситуації, ані штрафів за неподання таких повідомлень.

Паперова трудова книжка

Попри те, що станом натепер роботодавець не бере на зберігання трудові книжки нових працівників, а запис до них вноситься тільки за бажанням працівника (ст. 48 КЗпП), все одно трапляються ситуації, коли роботодавець заздалегідь робить запис до трудової книжки про прийняття на роботу (у день видання наказу про прийняття на роботу), а працівник передумав.

В такому випадку роботодавцю потрібно внести виправлення до трудової книжки.

Такі виправлення робимо відповідно до правил, встановлених Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

При цьому закреслювати неправильний запис у трудовій книжці не можна (п. 2.10 Інструкції № 58).

З огляду на приписи Інструкції № 58 виправлення (скасування) внесеного запису до трудової книжки в нашій ситуації відбувається таким чином:

1. у графі 1 трудової книжки зазначаємо наступний порядковий номер (скажімо, 10);
2. у графі 2 – дату внесення запису (це може бути дата видання наказу про скасування наказу про прийняття на роботу);
3. у графі 3 вписуємо: «Запис № 9 недійсний. Наказ про прийняття на роботу скасовано»;
4. у графі 4 вказуємо реквізити наказу про скасування наказу про прийняття на роботу (наказ від 23.12.2024 р. № 177/К);
5. цей запис завіряється підписом уповноваженої особи роботодавця та печаткою (за наявності).

Отже, роботодавцю не варто поспішати вносити записи до трудової книжки до моменту, поки працівник не стане до роботи. Пам’ятайте, що згідно з п. 2.4 Інструкції № 58 строк внесення запису до трудової книжки – тиждень з моменту прийняття на роботу.

Висновки

1. Якщо новий працівник не став до роботи, роботодавцю насамперед слід з’ясувати причини неявки, і тільки після цього приймати рішення щодо наступних дій.
2. Якщо працівник передумав працювати, варто отримати у нього відповідну заяву про це, а якщо він відмовляється надати заяву – скласти про це акт.
3. Наступні кроки, які потрібно виконати роботодавцю: видати наказ про скасування наказу про прийняття на роботу та подати до ДПС скасовуюче повідомлення.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Заява про відкликання заяви про прийняття

Акт про відмову працівника приступити до роботи

Наказ про скасування наказу про прийняття на роботу

Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (з 26.02.25)

Статті та консультації на тему:

Повідомлення про прийняття працівника на роботу – з 1 травня за оновленою формою

Відмова нового працівника стати до роботи: зразок заяви та наказу

Як виправити дані в ПФУ, якщо працівника прийняли, але він не вийшов