Особові справи працівників: обов’язкові документи та типові помилки

1. На кого (не)заводити особові справи
2. Чи заводити особові справи на сумісників
3. Які вимоги щодо оформлення та ведення особової справи
4. Як довго слід вести особові справи працівників
5. Які документи обов’язково долучити до особової справи
6. Чи включати до особової справи особовий листок з обліку кадрів та автобіографію
7. Яка відповідальність передбачена за порушення ведення особових справ
8. Висновки

На кого (не)заводити особові справи

Після укладення трудового договору та оформлення наказу про прийняття на роботу одним із перших завдань кадрової служби є формування особової справи працівника.

Обов’язкове формування особових справ передбачене не для всіх категорій працівників. Щоб визначити, на кого саме воно поширюється, слід керуватися Національним класифікатором професій ДК 003:2010, затверджений Наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – КП). В обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців, тобто на посади, код КП яких починається від 1 до 4. Щодо представників інших професій, зокрема торгівлі, сфери послуг та найпростіших професій, для яких код Класифікатор професій від 5 до 9, рішення про оформлення особової справи підприємство приймає самостійно.

Проте, враховуючи неоднозначність у нормативно-правовій базі та можливу наявність пільг у працівників (зокрема, стосовно пенсійного забезпечення у майбутньому), оптимально заводити особові справи на всіх працівників та робітників.

Водночас ФОП, які є роботодавцями, не мають обов’язку вести особові справи на своїх працівників взагалі. У державних установах та органах місцевого самоврядування особові справи оформлюють в обов’язковому порядку для всіх працівників, які обіймають посади державних службовців або є посадовими особами місцевого самоврядування. Особові справи працівників державної служби формують відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 №64.

Чи заводити особові справи на сумісників

Якщо мова йде про зовнішніх сумісників, то особова справа оформлюється окремо. Проте тут слід зважати на ваше рішення – вести особові справи по всім працівникам або тільки щодо тих посад, код КП яких починається від 1 до 4.

Що стосується внутрішнього сумісництва, то якщо ведеться особова справа по основній посаді, то особова справа буде одна. Тобто в особову справу за основною посадою можемо підкладати й документи, що стосуються роботи за сумісництвом.

Які вимоги щодо оформлення та ведення особової справи

Порядок формування особової справи працівників усіх підприємств (крім держслужбовців) визначає п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Особова справа формується в окрему папку, до якої вкладають документи або їх копії.

На обкладинці робимо напис Особова справа, зазначаємо прізвище, ім'я та по-батькові, табельний номер та інша інформація (за потреби). Написи на ній виконуйте чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.

На зовнішньому боці обкладинки вкажіть прізвище, ім’я, по батькові працівника, а на початку особової справи обов’язково розмістіть внутрішній опис документів (див. малюнок). У ньому зазначте назву документа, його номер і дату, дату включення до справи, кількість аркушів, а також дату та підставу вилучення документа за необхідності.

Зразок внутрішнього опису документів особової справи

Як довго слід вести особові справи працівників

Особові справи працівників ведуть протягом усього періоду їх роботи в установі та зберігають 75 років після звільнення.

Для зручності користування їх систематизують, наприклад, за підрозділами на великих підприємствах, за категоріями працівників (керівники, менеджери, робітники) або за алфавітом на невеликих організаціях. Документи в особових справах упорядковують в хронологічному порядку за датою надходження.

Які документи обов’язково долучити до особової справи

До особової справи працівника включають документи, повний перелік яких наведено в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5.

До особової справи додаються такі документи:

1. Внутрішній опис особової справи.
2. Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт).
3. Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу.
4. Особовий листок з обліку кадрів.
5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів.
6. Автобіографія.
7. Копія паспорта.
8. Копія облікової картки платника податків (за наявності).
9. Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності).
10. Копії документів про освіту.
11. Копії документів про науковий ступінь, вчене звання.
12. Копії документів, що є підставами для надання пільг.
13. Заява про переведення на іншу роботу (посаду).
14. Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу.
15. Заява про прийняття за сумісництвом.
16. Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу.
17. Заява про зміну біографічних даних.
18. Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).
19. Характеристики.
20. Копії документів про підвищення кваліфікації.
21. Копії документів про стажування.
22. Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання).
23. Документи з атестації.
24. Заява про звільнення.
25. Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу).

Увага! Якщо певний вид документів не передбачений Правилами, його не слід додавати до особової справи

Наприклад, документи, які були підставою для видання наказу про звільнення (доповідні записки, акти про відсутність на робочому місці, повідомлення про звільнення у разі непройденого випробувального строку тощо). Посадові (робочі) інструкції до особової справи не включають також. А також не долучаємо до особової справи й особову картку П-2.

Чи включати до особової справи особовий листок з обліку кадрів та автобіографію

Одним з обов’язкових документів особової справи є особовий листок з обліку кадрів та доповнення до нього. Типової форми документа не встановлено, тому кожна організація розробляє їх самостійно.

Особовий листок працівник заповнює власноруч в одному примірнику без скорочень, виправлень та помарок. Він зазначає особисті дані та інформацію, що стосується періоду до початку трудових відносин з підприємством: зокрема прізвище, ім’я, по батькові, дату і місце народження, відомості про навчання, військову службу, освіту, паспортні дані тощо. Уся інформація має відповідати офіційним документам, що обов’язково перевіряє спеціаліст кадрової служби. Також на особовий листок наклеюють фотографію працівника.

Усі подальші зміни в біографічних даних працівника, інформацію про переведення на іншу посаду, проходження атестації, заохочення (нагородження, преміювання), накладення дисциплінарних стягнень та дані про підвищення кваліфікації вносить працівник кадрової служби до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Підставою для внесення інформації є накази, розпорядження та документи, подані самим працівником.

Ще одним документом, який обов’язково додаємо до особової справи – автобіографія.

Вона, як і особовий листок, не має затвердженої уніфікованої форми та складається у довільному вигляді. Автобіографію можна оформлювати на стандартному аркуші паперу формату А4 вручну або заповнювати заздалегідь розроблений трафаретний бланк. У кінці тексту працівник обов’язково зазначає дату та ставить особистий підпис. Докладно про складання автобіографії читайте тут.

Яка відповідальність передбачена за порушення ведення особових справ

Прямої відповідальності за відсутність в особовій справі автобіографії, особового листка чи іншого документа з обов’язкового переліку Правил №1000/5, а також за порушення порядку ведення особових справ законодавством не передбачено.

Водночас Держпраці може кваліфікувати такі порушення як підставу для накладення штрафів за інші вимоги трудового законодавства у розмірі однієї мінімальної зарплати відповідно до ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України. Але це у мирний час, а під час воєнного стану це порушення можна усунути й не отримати штраф.

Висновки

1. Особова справа – важливий кадровий документ, який доцільно оформлювати для всіх працівників, незалежно від їхньої посади, адже саме так забезпечується повний облік важливої інформації про працівника.
2. До особової справи обов’язково додаються лише ті документи, які прямо передбачені Правилами №1000/5, інші документи до неї не включають.
3. Порушення порядку ведення особових справ безпосередньо не тягне за собою штрафів, проте може стати підставою для накладення санкцій за іншими нормами трудового законодавства, зокрема за нормами ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Внутрішній опис документів справи

Журнал обліку особових справ

Внутрішній опис зведеної особової справи

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «ТОП-5 важливих кадрових документів: трудова книжка, посадові інструкції, особова картка П-2, особова справа, повідомлення до ДПС»

Відео на тему:

Закриваємо особову картку і особову справу звільненого працівника

Статті та консультації на тему:

Особова справа: як вести та зберігати

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Відмовляють в доступі до особової справи? Захистіть свої права!

Чи зберігають сертифікат з ВО в Особовій справі

Скільки ВОД зберігати в особовій справі працівника

Які документи (не)можна зберігати в особовій справі працівника

Чи долучати до особової справи заяви працівників

Особовий листок з обліку кадрів: чи обов’язково мати в особовій справі