Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів

1. Визначення поняття Експертиза цінності документів та її мета
2. Коли проводять Експертизу цінностей документів
3. Експертна комісія підприємства
4. Рішення експертної комісії
5. Експертиза цінностей документів у поточному діловодстві
6. Експертиза цінності документів архіву
7. Висновки

Визначення поняття Експертиза цінності документів та її мета

Експертиза цінності документів – всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду (НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів зазначеного Фонду, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Фонду (п. 2 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 №1004, далі – Порядок №1004).

Мета Експертизи цінності документів:

1. внесення їх до НАФ або вилучення з нього;
2. проведення грошової оцінки документів НАФ;
3. віднесення їх до унікальних;

Унікальний документ – документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину

1. встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

Принципи Експертизи цінності документів є:

1. об'єктивність – проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;
2. історизм – урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;
3. всебічність і комплексність – вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів (п. 7 Порядку №1004).

Критерії Експертизи цінності документів:

1. походження – функціонально-цільове призначення юридичної особи, її відокремленого підрозділу (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;
2. зміст – значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;
3. зовнішні ознаки – форма фіксації та передачі змісту, засвідчення й особливості оформлення документа, стан його збереженості (п. 8 Порядку №1004).

Коли проводять Експертизу цінностей документів

Експертизу цінностей документів проводять:

1. у поточному діловодстві – під час складання номенклатур справ, формування документів у справи та перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;
2. в архіві установи – у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання (п. 1 гл. 2 розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5).

Експертна комісія підприємства

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах, що є юридичними особами, утворюються постійно діючі експертні комісії, що діють відповідно до положень про них (п. 2 гл. 1 розд. V Правил №1000/5, п. 9 Порядку №1004).

Склад експертної комісії:

1. керівники служби діловодства й архівного підрозділу;
2. працівники структурних підрозділів;
3. представники експертно-перевірних комісій державних архівів(експертних комісій архівних відділів районних, районних у мм. Києві та Севастополі держадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи, їх відокремлені підрозділи (за згодою).

Голову експертної комісії, яким, як правило, є заступник керівника юридичної особи, її відокремленого підрозділу, призначає керівник такої юридичної особи, її відокремленого підрозділу (п. 14 Порядку №1004).

Зразок Наказу про створення експертної комісії

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про створення експертної комісії

Завдання експертної комісії:

1. організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи, її відокремленого підрозділу;
2. розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах (п. 22 Порядку №1004).

Засідання експертної комісії проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Голова комісії з проведення експертизи цінності документів може прийняти рішення про проведення засідання у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет (далі - онлайн-засідання).

В онлайн-засіданні беруть участь члени комісії з проведення експертизи цінності документів, а також інші запрошені особи (п. 26 Порядку №1004).

Рішення експертної комісії

Рішенням експертної комісії у діяльності підприємства створюються документи НАФ:

1. схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проєктів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ;
2. схвалення: описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання; актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу); номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи НАФ (п. 4 гл. 1 розд. V Правил №1000/5).

Рішенням Експертної комісії у діяльності підприємства не утворюються документи НАФ:

1. схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проєктів таких документів: описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
2. схвалення: інструкції з діловодства; номенклатури справ; положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК; описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання; актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу); номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління установи та у діяльності яких не утворюються документи НАФ (п. 5 гл. 1 розд. V Правил №1000/5).

Рішення будь-якої комісії з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником, за рішенням якого була утворена комісія (п. 26 Прядку №1004).

Зразок Протоколу засідання експертної комісії

Завантажуйте шаблон та зразок Протокол засідання експертної комісії

Експертиза цінностей документів у поточному діловодстві

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи.

Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міської ради) (п. 2 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Групи справ, які вирізняють під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві:

1. Постійного зберігання.
2. Тривалого (понад 10 років) зберігання.
3. Тимчасового зберігання (до 10 років включно).
4. Ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється (п. 3 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи.

Одночасно перевіряються:

1. якість і повнота чинної номенклатури справ;
2. правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою;
3. дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ (п. 3 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ (п. 5 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Справи з позначкою «ЕПК», у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів (п. 6 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються і підлягають вилученню зі справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання:

1. дублетні документи;
2. документи, що не стосуються справи;
3. чернетки;
4. неоформлені копії;
5. металеві скріплення (п. 7 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання в архів підприємства, зокрема:

1. належно оформляють справи;
2. складають описи справ структурного підрозділу;
3. на підставі номенклатур справ формують переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, з метою включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (п. 8 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук.

У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи (п. 9 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

На підставі довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи (п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5).

Зразок Акту про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах

Завантажуйте шаблон та зразок Акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах

Експертиза цінності документів архіву

В архіві установи експертизу цінності документів проводять:

1. під час складання зведених описів справ;
2. у разі надходження документів у неупорядкованому стані;
3. у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів;
4. перед передаванням справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
5. з метою виявлення унікальних документів НАФ (п. 10 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Експертиза під час складання зведених описів справ:

1. уточнюється, в яких структурних підрозділах відкладаються дублетні документи, що підлягають знищенню. За необхідності в архіві установи можуть залишатися на зберігання дублетні примірники документів, що підлягають постійному зберіганню в державній архівній установі, архівному відділі міської ради. Аналізується також характер повторення інформації в інших документах: вид, форма і повнота повторюваності;

Вилучення дублетних документів та документів з повторюваною інформацією здійснюється лише після звіряння з документами, що залишаються на постійне зберігання (п. 12 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5)

1. здійснюється перевірка правильності формування справ та їх оформлення відповідно до архівних вимог. У разі виявлення порушень архів має право вимагати переформування справ структурними підрозділами;
2. на підставі описів справ структурних підрозділів працівники архіву установи складають зведені описи справ установи постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) відповідно до вимог, визначених у розділі VII цих Правил (п. 12 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Експертиза в разі надходження документів у неупорядкованому стані

У разі надходження до архіву установи документів у неупорядкованому стані, що було спричинено надзвичайними обставинами, експертиза цінності документів здійснюється з дотриманням вимог, визначених у пунктах 3 - 9 глави 2 розділу V цих Правил (п. 13 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Експертиза в разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів

Експертиза цінності документів в архіві установи проводиться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ установ-попередників та ліквідованих установ (п. 14 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5).

Експертиза перед передачею справ на постійне зберігання до держархіву

Експертиза цінності документів НАФ перед передаванням справ на постійне зберігання передбачає цільове вивчення документів з метою:

1. виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа);
2. документів тимчасового зберігання, які внесені до НАФ помилково;
3. документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді.

У разі необхідності проводиться удосконалення або перероблення описів (п. 15 гл. 2 розд. V Правил №1000/5)

Експертиза цінності документів установи та удосконалення або перероблення описів здійснюються за рішенням державної архівної установи, архівного відділу міської ради.

За результатами цільового вивчення документів архів складає проєкти актів про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 14 до цих Правил. Акт схвалює експертна комісія установи та подається на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа (п. 15 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає ЦЕПК Укрдержархіву. Погоджений ЦЕПК Укрдержархіву акт про вилучення документів з НАФ затверджується керівником установи.

На підставі затвердженого акта архів установи вносить зміни в облікові документи, зокрема в підсумковий запис та засвідчувальний напис опису (п. 15 гл. 2 розд. V Правил №1000/5)

Експертиза з метою виявлення унікальних документів НАФ

Експертиза цінності документів НАФ, спрямована на виявлення унікальних документів НАФ, проводиться архівами установ, які відповідно до законодавства мають право постійно зберігати документи НАФ. Віднесення документів НАФ до унікальних здійснюється на підставі критеріїв походження, змісту, зовнішніх ознак або за сукупністю критеріїв та характеристик.

За результатами виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, в архіві установи складаються проекти анотованих переліків унікальних документів НАФ.

Виявлення унікальних документів НАФ в архіві установи та їх описування в анотованому переліку здійснюються відповідно до Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженої наказом Мін'юсту від 16.08.2016 № 2505/5 (п. 16 гл. 2 розд. V Правил №1000/5).

Висновки

1. Документи вносять до НАФ або вилучають з нього документів на підставі експертизи їх цінності.
2. Експертизу цінності документів проводять у поточному діловодстві та в архіві підприємства.
3. Рішення експертної комісії приймається більшістю голосів і оформлюють протоколом.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про створення експертної комісії

Протокол засідання експертної комісії

Акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах

Статті на тему:

Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи

Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки