Професії від Kadroland.Academy

ЗАТВЕРДЖЕНО чи ЗАТВЕРДЖУЮ: який гриф правильно використовувати у штатному розписі

Чи можна штатний розпис затвердити грифом «ЗАТВЕРДЖЕНО», чи обов’язково має бути наказ?

5

66

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Штатний розпис можна затвердити без наказу, але тоді слід використовувати гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ», а гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО» застосовують лише тоді, коли штатний розпис затверджують наказом.


Відповідно до п. 3 гл. 7 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5:

Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (положення (статути) установи, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо).

Отже, для затвердження штатного розпису наказ не є обов’язковим, достатньо грифа на самому документі.


Водночас затвердження наказом також часто практикують і це не є порушенням. Так, Мінпраці та соцполітики в листі від 27.06.2007 № 162/06/187-07 зазначало:

Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.

Так, наказ про затвердження або зміну штатного розпису доцільно видавати, коли потрібно зафіксувати обґрунтування змін, дату введення в дію, одночасно визнати попередній штатний розпис таким, що втратив чинність.


Зауважте, що за Правилами № 1000/5:


  1. якщо документ затверджується розпорядчим документом (наказом, розпорядженням), на ньому ставлять гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО»;
  2. якщо документ затверджується безпосередньо посадовою особою, використовується гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ» з оформленням за ДСТУ 4163:2020.


Шаблони та зразки документів:


Типовий штатний розпис

Примірна форма штатного розпису (додаток 4, наказ Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5)

Наказ про затвердження штатного розпису (2026)


Читайте більше:


Штатний розпис-2027: чи зазначати, якщо працівник працює на «пів ставки»

Примірні форми заяв, наказів, графіку відпусток, штатного розпису з 09.07: обов’язкові чи ні

Чи можна одним наказом затвердити штатний розпис, структуру підприємства і тарифікацію

Яна Ярошенко

Експерт

Яна Ярошенко

Креативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

5

66

2

29

2

34

2

154

2

55

5

70

3

4133

16

1712

6

526

6

950

5

6874

3

2699

3

196

9

1024

3

229

4

290

4

1512

4

810

3

140