Експерт
Людмила СмердоваГоловна редакторка відеоконтенту на kadroland, консультант з питань кадрового обліку та трудового права
У кадровій роботі з’явилися примірні форми заяв про прийняття та роботу й від працівників, накази про прийняття, звільнення, відпустки, штатного розпису та графіку відпусток. Чи обов’язково їх запроваджувати на підприємстві, чи у ФОП? Чи існують штрафи за незастосування? Відповіді на ці питання – у мінікурсі
Мінʼюст наказом від 09.07.2026 №1860/5 затвердив 42 примірні форми кадрових та інших документів. Нагадаю, що мова про затвердження форм таких документів йшла давно й нарешті маємо офіційне підтвердження. Новий наказ розповсюджується на юридичні особи. Проте за бажанням примірні форми можуть застосовувати й ФОП. Принаймні заборон на це немає.
Усі 42 примірні форми розміщено на сайті Мін'юсту у відкритому доступі. Проте робота із ними викликає складнощі. Річ у тім, що на сайті наведено просто перелік додатків: додаток 1, додаток 2, додаток 3 й так далі. Тобто не розшифровується, який саме документ мітиться у тому чи іншому додатку. Наприклад, якщо потрібно розшукати примірну форму графіка відпусток, то доведеться завантажувати кожний додаток й дивитися, натрапили чи ні саме на графік відпусток. А він, до речі, аж у додатку 41.
Для вашої зручності ми зібрали усі 42 додатки в одному збірнику й підписали, якого саме документа він стосується. Збірник можуть завантажити собі усі передплатники Кадроленд. А ще усі примірні форми окремо додані у розділі «Документи».
При цьому варто підкреслити, що йдеться про затвердження саме примірних форм, а не типових. Це означає, що вони не носять обов’язковий характер навіть для юридичних осіб. Тобто підприємства можуть самостійно прийняти рішення – застосовувати або ні примірні форми документів у своїй діяльності.
Насправді підприємствам доступно три варіанти рішення щодо того, які форми кадрових документів застосовувати.
Варіант перший. Взяти примірні форми документів саме у тому вигляді, в якому вони наведені у додатках до наказу Мін’юсту. Особливо це актуально для підприємств, які перейшли на електронний документообіг в кадрах.
Варіант другий. Як основу для власних кадрових документів застосовувати примірні форми, але привести їх у відповідність до потреб власного підприємства.
Третій варіант. Не запроваджувати примірні форми й продовжувати застосовувати кадрові документи у довільній формі. Тобто у тому вигляді, в якому їх використовували на підприємстві й до появи примірних форм. У такому разі кадрові документи у довільній формі мають бути складені з урахування ДСТУ 4163:2020 та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Також, нагадаю, що на практиці можливі випадки, коли застосовуються типові форми наказів про прийняття, відпустки та звільнення, затверджені наказом Держкомстату від 05.08.2008 №489. Їх застосування залишається правомірним навіть після появи примірних форм.
Ми поговорили про три варіанти щодо подальшої роботи із кадровими документами. Проте все одно виникає запитання про штрафи. Так ось, чинна нормативна база не передбачає накладання штрафу чи іншу відповідальність за незастосування примірних форм кадрових документів, затверджених наказом Мін’юсту.
При застосуванні кадрових документів в довільній формі з урахуванням або без урахування примірних форм потрібно слідкувати за наявністю обов’язкових реквізитів, визначених у ДСТУ 4163:2020. А також правильно формулювати текстову частину.
У наказі про звільнення потрібно обов’язково визначити дату звільнення, цифрами, без застосування прийменника «з»
У наказі про прийняття на роботу потрібно прописувати розмір окладу у гривнях, це вимога Правил №1000/5.
Навряд чи в умовах воєнного стану це стане підставою для штрафу з боку Держпраці, але може негативно відбитися при судовому розгляді проблемних ситуацій із працівниками, у тому числі колишніми.
Порада. Якщо ви вирішили перейти на примірні форми кадрових документів у своїй діяльності або привести у відповідність до них ті шаблони, які вже застосовуються, то радимо внести відповідні зміни до Інструкції з діловодства, а також за потреби видати наказ про затвердження та запровадження нових форм.
Людмила СМЕРДОВА, головна редакторка відеоконтенту на Kadroland
P.S. До речі, на Кадроленд вже є запис вебінару з ексклюзивним роз’ясненням від Олени Загорецької щодо застосування примірних форм. А також реєструйтеся на безкоштовний вебінар за участю пані Олени 30 липня 2026.
Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати
Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні
Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Копії документів в особових справах працівників: як уникнути помилок
Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок
Відмітка «Копія» та «Згідно з оригіналом»: як правильно засвідчувати документи у 2026 році
У Міноборони продовжують розширювати перелік відстрочок, доступних у «Резерв+», однак станом на вересень 2026 року онлайн оформити можна лише визначені види. Кому доступна електронна відстрочка та коли все ще доведеться звертатися особисто – далі

11 вересня 2026 року Міноборони повідомило про автоматичне виключення з військового обліку після досягнення граничного віку. Для роботодавців важливо: після виключення автоматично скасовується чинне бронювання працівника, якщо воно було

Автоматичний перерахунок пенсій проводять у квітні, але право на перерахунок після набуття 24 місяців страхового стажу може виникнути раніше. Пенсійний юрист пояснила, чому очікування наступного автоматичного перерахунку може коштувати пенсіонеру кількох місяців підвищеної виплати та як скористатися своїм правом раніше

Профспілки вважають недостатніми закладені в проєкті Держбюджету-2027 показники мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. На зустрічі з Мінфіном 10 вересня вони запропонували підвищити мінзарплату до щонайменше 15 120 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб – до 11 989 грн

На тлі обговорень можливого зниження верхньої межі мобілізаційного віку до 55 років у Верховній Раді до порядку денного включили законопроєкт №12222. Документ пропонує зменшити до 55 років граничний вік перебування на військовій службі та перебування військовозобов’язаних у запасі. Водночас це поки лише законопроєкт, який перебуває на опрацюванні в комітеті

Підприємство планує оформити за сумісництвом працівника, який уже відповідає за охорону праці на іншому підприємстві, на 0,1 ставки. Держпраці пояснила, чи допускає законодавство таке сумісництво та що роботодавцю варто врахувати, адже важливим є не лише оформлення працівника

Працівникам можуть надати право тимчасово припиняти виконання роботи, якщо роботодавець тривалий час не виплачує заробітну плату. Таку пропозицію містить законопроєкт №9510, який також передбачає посилення відповідальності роботодавців за затримку виплат та створення механізму гарантування зарплатних вимог у разі неплатоспроможності підприємства

Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

До Кабміну звернулися з невідкладними пропозиціями щодо підтримки бізнесу в умовах війни. Серед них – зміни до Порядку №76, які мають дозволити окремим підприємствам зберігати підвищений ліміт бронювання працівників до 100%

Реалії воєнного стану в Україні зумовлюють потребу чіткого контролю за переміщенням заброньованих працівників. І ситуація, коли такий працівник виїхав у відпустку за кордон і не повернувся, стає для роботодавця серйозним кадровим і юридичним викликом. Адже підприємство можуть позбавити статусу критично важливого

У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16014-1, який пропонує посилити відповідальність за порушення порядку ведення військового обліку, незаконний призов та порушення під час військово-лікарської експертизи. Зокрема, окремі норми стосуватимуться службових осіб, ТЦК та СП, ВЛК і військових службових осіб

Квота 50% для бронювання працівників може бути не остаточною – ІТ-бізнес пропонує диференційований підхід залежно від ролі компанії та її внеску. Водночас Львівський ІТ Кластер виступає за електронне отримання критичності та однакові правила її підтвердження для Мінцифри й обласних військових адміністрацій. Що саме пропонують змінити – далі

У «Резерв+» виявили неправильні або застарілі дані? Не всю інформацію можна змінити безпосередньо в застосунку. Частину відомостей можна оновити самостійно, а для виправлення інших доведеться звертатися до ТЦК та СП. Пояснюємо, які документи можуть знадобитися

У «Резерв+» розширили перелік педагогічних працівників, які можуть оформити відстрочку онлайн. Тепер така можливість доступна вчителям та іншим педагогам закладів загальної середньої освіти. Розповідаємо, які умови перевіряє система, які дані мають бути актуальними в АІКОМ і ПФУ та що робити, якщо відстрочку не вдалося оформити з першого разу
