Експерт
Людмила СмердоваГоловна редакторка відеоконтенту на kadroland, консультант з питань кадрового обліку та трудового права
У кадровій роботі з’явилися примірні форми заяв про прийняття та роботу й від працівників, накази про прийняття, звільнення, відпустки, штатного розпису та графіку відпусток. Чи обов’язково їх запроваджувати на підприємстві, чи у ФОП? Чи існують штрафи за незастосування? Відповіді на ці питання – у мінікурсі
Мінʼюст наказом від 09.07.2026 №1860/5 затвердив 42 примірні форми кадрових та інших документів. Нагадаю, що мова про затвердження форм таких документів йшла давно й нарешті маємо офіційне підтвердження. Новий наказ розповсюджується на юридичні особи. Проте за бажанням примірні форми можуть застосовувати й ФОП. Принаймні заборон на це немає.
Усі 42 примірні форми розміщено на сайті Мін'юсту у відкритому доступі. Проте робота із ними викликає складнощі. Річ у тім, що на сайті наведено просто перелік додатків: додаток 1, додаток 2, додаток 3 й так далі. Тобто не розшифровується, який саме документ мітиться у тому чи іншому додатку. Наприклад, якщо потрібно розшукати примірну форму графіка відпусток, то доведеться завантажувати кожний додаток й дивитися, натрапили чи ні саме на графік відпусток. А він, до речі, аж у додатку 41.
Для вашої зручності ми зібрали усі 42 додатки в одному збірнику й підписали, якого саме документа він стосується. Збірник можуть завантажити собі усі передплатники Кадроленд. А ще усі примірні форми окремо додані у розділі «Документи».
При цьому варто підкреслити, що йдеться про затвердження саме примірних форм, а не типових. Це означає, що вони не носять обов’язковий характер навіть для юридичних осіб. Тобто підприємства можуть самостійно прийняти рішення – застосовувати або ні примірні форми документів у своїй діяльності.
Насправді підприємствам доступно три варіанти рішення щодо того, які форми кадрових документів застосовувати.
Варіант перший. Взяти примірні форми документів саме у тому вигляді, в якому вони наведені у додатках до наказу Мін’юсту. Особливо це актуально для підприємств, які перейшли на електронний документообіг в кадрах.
Варіант другий. Як основу для власних кадрових документів застосовувати примірні форми, але привести їх у відповідність до потреб власного підприємства.
Третій варіант. Не запроваджувати примірні форми й продовжувати застосовувати кадрові документи у довільній формі. Тобто у тому вигляді, в якому їх використовували на підприємстві й до появи примірних форм. У такому разі кадрові документи у довільній формі мають бути складені з урахування ДСТУ 4163:2020 та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Також, нагадаю, що на практиці можливі випадки, коли застосовуються типові форми наказів про прийняття, відпустки та звільнення, затверджені наказом Держкомстату від 05.08.2008 №489. Їх застосування залишається правомірним навіть після появи примірних форм.
Ми поговорили про три варіанти щодо подальшої роботи із кадровими документами. Проте все одно виникає запитання про штрафи. Так ось, чинна нормативна база не передбачає накладання штрафу чи іншу відповідальність за незастосування примірних форм кадрових документів, затверджених наказом Мін’юсту.
При застосуванні кадрових документів в довільній формі з урахуванням або без урахування примірних форм потрібно слідкувати за наявністю обов’язкових реквізитів, визначених у ДСТУ 4163:2020. А також правильно формулювати текстову частину.
У наказі про звільнення потрібно обов’язково визначити дату звільнення, цифрами, без застосування прийменника «з»
У наказі про прийняття на роботу потрібно прописувати розмір окладу у гривнях, це вимога Правил №1000/5.
Навряд чи в умовах воєнного стану це стане підставою для штрафу з боку Держпраці, але може негативно відбитися при судовому розгляді проблемних ситуацій із працівниками, у тому числі колишніми.
Порада. Якщо ви вирішили перейти на примірні форми кадрових документів у своїй діяльності або привести у відповідність до них ті шаблони, які вже застосовуються, то радимо внести відповідні зміни до Інструкції з діловодства, а також за потреби видати наказ про затвердження та запровадження нових форм.
Людмила СМЕРДОВА, головна редакторка відеоконтенту на Kadroland
P.S. До речі, на Кадроленд вже є запис вебінару з ексклюзивним роз’ясненням від Олени Загорецької щодо застосування примірних форм. А також реєструйтеся на безкоштовний вебінар за участю пані Олени 30 липня 2026.
Мін’юст затвердив примірні форми кадрових заяв і наказів: чи обов’язково їх застосовувати
Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні
Складаємо протокол за ДСТУ 4163:2020: правила та зразки
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
Копії документів в особових справах працівників: як уникнути помилок
Витяг з наказу: оформлюємо правильно + зразок
Відмітка «Копія» та «Згідно з оригіналом»: як правильно засвідчувати документи у 2026 році
Уряд 23 жовтня ухвалив доопрацьовану постанову щодо критичності та бронювання працівників. Для ОПК та енергетики передбачили бронювання до 95%, для теплопостачання та водоканалів – до 75%, а також змінили правила розрахунку квоти 50%. Водночас з’явилися нові ризики втрати критичності та обмеження бронювання. Розбираємо ключові зміни за аналізом нардепа Ярослава Железняка.

Законодавці продовжили воєнний стан і він тепер триватиме до 29.01.2027. А отже слід врахувати зміни у розрахунках на 2027 рік. Пропонуємо до вашої уваги виробничий календар на 2027 рік із нормою тривалості робочого часу. До вашої уваги 4 таблиці із нормами робочого часу на 2027 рік для п'ятиденки та шестиденки. Користуйтеся

Заброньований працівник помер, і в день смерті так, як не знаємо коли буде припинення трудових відносин, у Дії його розбронювали. Чи потрібно при виплаті компенсації за невикористану відпустку дотягувати суму зарплати працівника до критерію 25 941? Чи маємо нарахувати лише належні виплати за відпрацьований час і компенсацію за невикористану відпустку?

Верховна Рада 247 голосами ухвалила законопроєкт №13478-1 у другому читанні та в цілому. Документ передбачає відновлення конкурсів на посади державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, нові правила призначення під час воєнного стану та пріоритетне право на держслужбу для ветеранів війни

У «Резерв+» знову доступне оформлення відстрочок, пов’язаних із наявністю дітей, доглядом за близькими та статусом родини захисника чи захисниці. З 23 по 26 жовтня 2026 року окремі відстрочки не були доступні для оформлення онлайн через технічні роботи Мін’юсту

Уряд змінив правила визначення критично важливих підприємств для бронювання працівників. За інформацією нардепа Ярослава Железняка, для 13 галузей діятимуть спеціальні правила без узгодження Координаційного центру. Які сфери потрапили до переліку, а кому доведеться діяти через Центр?

Уряд анонсував підхід до 100% бронювання працівників в обмін на направлення частини персоналу до війська. Однак виникає питання, хто визначатиме, кого бронювати, а кого – ні, та як захистити працівників від можливих зловживань

ДП «НАІС» завершило проведення планових технічних робіт з оновлення програмного забезпечення Єдиних та Державних реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції Мін'юсту. Тож, 26.10.2026 послугами в «Дії» вже можна користуватись

Уряд фіналізував зміни до системи бронювання працівників. Квота для бізнесу залишилася на рівні 50% без зміни бази розрахунку, усі чинні статуси збережуться. Що ще передбачають оновлені правила та які ризики залишилися для роботодавців? Чекаємо на текст постанови, а поки – деталі від Ярослава Железняка

Для бізнесу, який зазнав збитків через російські удари, пропонують запровадити сім заходів підтримки. Серед них – мораторій на планові перевірки, повернення ПДВ та акцизу за знищений товар і звільнення від відновлення згорілих документів

З 22:00 23.10.2026 до 08:00 26.10.2026 ДП «НАІС» проводили планові технічні роботи з оновлення програмного забезпечення Єдиних та Державних реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції Мін'юсту. Наразі реєстри доступні та працюють у штатному режимі

Доопрацьований проєкт постанови КМУ передбачає нову редакцію Порядку організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності. У ньому уточнюють, зокрема, оплату перших днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця та обмін інформацією про лікування і реабілітацію військовослужбовців

Чи потрібно вказувати вихідний номер при подачі повідомлення про зміну паспортних даних у списках персонального військового обліку? Чи, можливо, достатньо просто внести актуальну інформацію в списки?
