Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

За якими формами вести журнали реєстрації заяв та наказів? Скільки журналів має бути на підприємстві? Як заповнювати журнали реєстрації? На ці та інші запитання відповіді знайдете у нашій статті. До вашої уваги також зразки заповнення журналів реєстрації заяв та наказів.


  1. Для чого реєструвати заяви та накази
  2. Скільки має бути журналів реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
  3. За якою формою вести журнали реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?


Для чого реєструвати заяви та накази?


Будь-який службовий документ (зокрема, й внутрішній) отриманий або створений підприємством можна вважати внесеним до документаційного фонду установи тільки з моменту його реєстрації.


Документи реєструють за для:


  1. забезпечення їх обліку;
  2. контролю за виконанням;
  3. контролю за оперативним використанням наявної в документах інформації.


Реєстрація полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа. Під час реєстрації на документі проставляють реєстраційний який також фіксують у реєстраційних формах (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).


Скільки має бути журналів реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?


Коли організаційна структура підприємства не складна, а кількість працівників невелика, то зазвичай запроваджують одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.


Такий журнал слід зберігати 3 роки (починаючи із року завершення діловодства).


У ньому реєструйте всі заяви працівників: про прийняття, переведення на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, надання матдопомоги тощо. Порядковий номер під яким заяву буде внесено до журналу, як правило є її реєстраційним індексом. Втім інколи реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:


  1. «п» – для заяв про прийняття на роботу;
  2. «з» – для заяв про звільнення з роботи»;
  3. «пп» – для заяв про переведення на іншу посаду тощо.


Як саме реєструвати заяви закріплюють в Інструкції з діловодства підприємства.

Скарбниця кадрових документів у Вас завжди напохваті. Завантажте необхідний зразок або шаблон у розділі Документи!

А ось, з огляду на кількість груп наказів на підприємстві, журналів з кадрових питань має бути як мінімум два (адже накази мінімально групують у дві справи):


  1. для реєстрації наказів тривалого зберігання (75 років);
  2. для наказів тимчасового зберігання (5 років).


Якщо ж у вас наявні великі обсяги документів, доцільно накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи.


А коли створюється незначна кількість наказів з кадрових питань, їх дозволяється групувати за строками зберігання: в одну справу – накази тривалого строку зберігання, в іншу – тимчасового строку зберігання.


У будь-якому разі для кожної справи створюйте окремий журнал реєстрації.


За якою формою вести журнали реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?


Форму журналів реєстрації заяв та наказів не встановлено, тому підприємство затверджує їх самостійно, визначаючи перелік необхідної інформації у такій формі.


Зазвичай у журналі реєстрації заяв працівників це:


  1. № з/п;
  2. дата;
  3. короткий зміст;
  4. прізвище, та ініціали працівника;
  5. дата та номер наказу, підставою для якого є заява;
  6. до якої справи долучено заяву.


Своєю чергою у журналі реєстрації наказів будуть такі графи:


  1. № з/п;
  2. дата та номер наказу;
  3. найменування (короткий зміст);
  4. інформація про те, на кого виданий кадровий наказ (тобто кого він стосується).


Також можна передбачити й інші графи, наприклад:


  1. кому направлено копії/витяги (підпис посадової особи);
  2. примітки.

Під час реєстрації наказів слід приділити увагу реєстраційному індексу та правилам нумерації наказів. Докладно про це читайте у статті «Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів»

Далі до вашої уваги зразки заповнення журналів реєстрації заяв та журналів реєстрації наказів тимчасового та тривалого строку зберігання.


Зразок Журналу реєстрації заяв працівників





Зразок Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання




Зразок Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання




Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Журнал реєстрації заяв працівників

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Інструкція з діловодства


Статті на тему:


Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів

Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки

Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік

Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇