
Діловодство
24.06.2026
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
За якими формами вести журнали реєстрації заяв та наказів? Скільки журналів має бути на підприємстві? Як заповнювати журнали реєстрації? На ці та інші запитання відповіді знайдете у нашій статті. До вашої уваги також зразки заповнення журналів реєстрації заяв та наказів.

- Для чого реєструвати заяви та накази?
- Скільки має бути журналів реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
- За якою формою вести журнали реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
Для чого реєструвати заяви та накази?
Будь-який службовий документ (зокрема, й внутрішній) отриманий або створений підприємством можна вважати внесеним до документаційного фонду установи тільки з моменту його реєстрації.
Документи реєструють за для:
- забезпечення їх обліку;
- контролю за виконанням;
- контролю за оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєстрація полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа. Під час реєстрації на документі проставляють реєстраційний який також фіксують у реєстраційних формах (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Скільки має бути журналів реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
Коли організаційна структура підприємства не складна, а кількість працівників невелика, то зазвичай запроваджують одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.
Такий журнал слід зберігати 3 роки (починаючи із року завершення діловодства).
У ньому реєструйте всі заяви працівників: про прийняття, переведення на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, надання матдопомоги тощо. Порядковий номер під яким заяву буде внесено до журналу, як правило є її реєстраційним індексом. Втім інколи реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:
- «п» – для заяв про прийняття на роботу;
- «з» – для заяв про звільнення з роботи»;
- «пп» – для заяв про переведення на іншу посаду тощо.
Як саме реєструвати заяви закріплюють в Інструкції з діловодства підприємства.
А ось, з огляду на кількість груп наказів на підприємстві, журналів з кадрових питань має бути як мінімум два (адже накази мінімально групують у дві справи):
- для реєстрації наказів тривалого зберігання (75 років);
- для наказів тимчасового зберігання (5 років).
Якщо ж у вас наявні великі обсяги документів, доцільно накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи.
А коли створюється незначна кількість наказів з кадрових питань, їх дозволяється групувати за строками зберігання: в одну справу – накази тривалого строку зберігання, в іншу – тимчасового строку зберігання.
У будь-якому разі для кожної справи створюйте окремий журнал реєстрації.
За якою формою вести журнали реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
Форму журналів реєстрації заяв та наказів не встановлено, тому підприємство затверджує їх самостійно, визначаючи перелік необхідної інформації у такій формі.
Зазвичай у журналі реєстрації заяв працівників це:
- № з/п;
- дата;
- короткий зміст;
- прізвище, та ініціали працівника;
- дата та номер наказу, підставою для якого є заява;
- до якої справи долучено заяву.
Своєю чергою у журналі реєстрації наказів будуть такі графи:
- № з/п;
- дата та номер наказу;
- найменування (короткий зміст);
- інформація про те, на кого виданий кадровий наказ (тобто кого він стосується).
Також можна передбачити й інші графи, наприклад:
- кому направлено копії/витяги (підпис посадової особи);
- примітки.
Під час реєстрації наказів слід приділити увагу реєстраційному індексу та правилам нумерації наказів. Докладно про це читайте у статті «Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів»
Далі до вашої уваги зразки заповнення журналів реєстрації заяв та журналів реєстрації наказів тимчасового та тривалого строку зберігання.
Зразок Журналу реєстрації заяв працівників

Зразок Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Зразок Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Особливі працівники
27.09.2026
Повторне оцінювання призначене на 21 вересня: до якої дати застосовувати ЄСВ 8,41%
Як нарахувати ЄСВ за вересень 2026 року, якщо працівниця з інвалідністю мала пройти повторне оцінювання 21 вересня, але повідомила, що не планує далі переоформлювати інвалідність? Чи застосовувати ставку 8,41% до кінця місяця?

Військовий облік
26.09.2026
Як отримати ВОД, якщо немає «Резерв+», а є кнопковий телефон: алгоритм і ризики
Немає «Резерв+», а телефон кнопковий? Це не означає, що військовозобов’язаний залишився без можливості отримати електронний ВОД. Розбираємося, коли ще можна користуватися старим паперовим ВОД, де взяти електронний документ без «Резерв+» та що робити, якщо людина не користується навіть порталом Дія.

Звільнення
25.09.2026
Звільнення за угодою сторін: не треба відпрацьовувати 2 тижні, але є важлива умова
Звільнення за п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП не потребує ані двотижневого відпрацювання, ані попередження про звільнення. Працівник і роботодавець можуть домовитися про конкретну дату припинення трудового договору. Як правильно зафіксувати домовленість та що зазначити в наказі про звільнення – далі

Електронний кабінет
25.09.2026
У «Резерв+» тепер можна увійти через «Дію»
Користувачам «Резерв+» став доступний ще один спосіб авторизації — через «Дія.Підпис». Для входу потрібно оновити застосунок «Резерв+», обрати «Увійти через Дію» та підтвердити авторизацію в застосунку «Дія». Пояснюємо, як скористатися новою функцією

Робочий час
25.09.2026
Чи може роботодавець сам встановити неповний робочий час: що каже ст. 56 КЗпП
Неповний робочий день або тиждень за загальним правилом встановлюють за угодою працівника і роботодавця. Тож чи може роботодавець запровадити неповний робочий час в односторонньому порядку? У Держпраці нагадали вимоги ст. 56 КЗпП

Умови праці
25.09.2026
Не треба повідомляти за 2 місяці про зміну істотних умов праці: але є граничний строк
Двомісячне попередження про зміну істотних умов праці – загальне правило КЗпП, але не під час воєнного стану роботодавець може змінювати істотні умови праці за спеціальними правилами. Коли працівник має бути повідомлений про нові умови – роз’яснення ФПУ з посиланням на закон

Мобілізовані / Добровольці ТРО
25.09.2026
Мобілізація – не відпустка «за власний рахунок»: як показати працівника у звітності, щоб не отримати запит від Держпраці
Держпраці може зацікавитися, чому за працівником зберігаються трудові відносини, але зарплата у звітності – нульова. Особливо якщо мобілізованого помилково показали як такого, хто перебуває у відпустці без збереження зарплати. Як правильно відобразити мобілізованого працівника у звітності та що саме зазначати у Додатку 1 – у роз’ясненні

Звітність
25.09.2026
До 9 листопада роботодавці мають відзвітувати про норматив 4% за новою формою: з 25.09.2026 Наказ №453 чинний
25 вересня 2026 року набрала чинності нова форма Звіту про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Наказ Мінфіну від 25.08.2026 № 453 офіційно опублікований. Тож, звіти за І, ІІ та ІІІ квартали 2026 року потрібно подати до 9 листопада включно

Бронювання
25.09.2026
Чи може заброньований переоформити бронювання на іншу відстрочку та навпаки: роз'яснення Міноборони
З кінця липня 2026 року військовозобов'язані, які вже мають чинну відстрочку від призову під час мобілізації, можуть переоформити її за іншою підставою. Однак виникає питання: чи поширюється ця можливість на заброньованих військовозобов'язаних? Міноборони надало роз'яснення щодо застосування пунктів 56 та 58 Порядку №560

Військовий облік
25.09.2026
Зразок наказу про оповіщення працівників щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки
Розпорядження ТЦК про виклик працівників: роботодавець має видати наказ про оповіщення, довести його до відома працівників під підпис та забезпечити їх прибуття до ТЦК. Порядок дій роботодавця у разі отримання такого розпорядження визначено п. 47 Порядку № 1487.

Звітність
25.09.2026
Які форми звітності подаватимемо у 2027 році: Держстат оприлюднив проєкт
Перевірте статистичну звітність на 2027 рік: Держстат оприлюднив проєкт форм і зміни до них. Уже відомо, де змінять строки та періодичність подання, а також які форми державних статистичних спостережень скасують або запровадять

Особливі працівники
25.09.2026
Працівник здав кров під час обідньої перерви: як відобразити «донорський день» у табелі та наказі
Працівник здав кров під час обідньої перерви, але весь день був залучений до роботи. Чи потрібно в такому разі ставити в табелі «донорський день» та оформлювати звільнення від роботи? Держпраці роз’яснила, як обліковувати день донації та як оформити інший день відпочинку зі збереженням середнього заробітку

Звітність
25.09.2026
ДПС оприлюднила е-формати нового звіту про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: коли подавати за три квартали
24 вересня 2026 року ДПС внесла до Реєстру електронних форм звітних документів проєкти форматів нового Звіту про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю










