
Діловодство
24.06.2026
Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони
За якими формами вести журнали реєстрації заяв та наказів? Скільки журналів має бути на підприємстві? Як заповнювати журнали реєстрації? На ці та інші запитання відповіді знайдете у нашій статті. До вашої уваги також зразки заповнення журналів реєстрації заяв та наказів.

- Для чого реєструвати заяви та накази?
- Скільки має бути журналів реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
- За якою формою вести журнали реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
Для чого реєструвати заяви та накази?
Будь-який службовий документ (зокрема, й внутрішній) отриманий або створений підприємством можна вважати внесеним до документаційного фонду установи тільки з моменту його реєстрації.
Документи реєструють за для:
- забезпечення їх обліку;
- контролю за виконанням;
- контролю за оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєстрація полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа. Під час реєстрації на документі проставляють реєстраційний який також фіксують у реєстраційних формах (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Скільки має бути журналів реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
Коли організаційна структура підприємства не складна, а кількість працівників невелика, то зазвичай запроваджують одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.
Такий журнал слід зберігати 3 роки (починаючи із року завершення діловодства).
У ньому реєструйте всі заяви працівників: про прийняття, переведення на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, надання матдопомоги тощо. Порядковий номер під яким заяву буде внесено до журналу, як правило є її реєстраційним індексом. Втім інколи реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:
- «п» – для заяв про прийняття на роботу;
- «з» – для заяв про звільнення з роботи»;
- «пп» – для заяв про переведення на іншу посаду тощо.
Як саме реєструвати заяви закріплюють в Інструкції з діловодства підприємства.
А ось, з огляду на кількість груп наказів на підприємстві, журналів з кадрових питань має бути як мінімум два (адже накази мінімально групують у дві справи):
- для реєстрації наказів тривалого зберігання (75 років);
- для наказів тимчасового зберігання (5 років).
Якщо ж у вас наявні великі обсяги документів, доцільно накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи.
А коли створюється незначна кількість наказів з кадрових питань, їх дозволяється групувати за строками зберігання: в одну справу – накази тривалого строку зберігання, в іншу – тимчасового строку зберігання.
У будь-якому разі для кожної справи створюйте окремий журнал реєстрації.
За якою формою вести журнали реєстрації заяв та наказів з кадрових питань?
Форму журналів реєстрації заяв та наказів не встановлено, тому підприємство затверджує їх самостійно, визначаючи перелік необхідної інформації у такій формі.
Зазвичай у журналі реєстрації заяв працівників це:
- № з/п;
- дата;
- короткий зміст;
- прізвище, та ініціали працівника;
- дата та номер наказу, підставою для якого є заява;
- до якої справи долучено заяву.
Своєю чергою у журналі реєстрації наказів будуть такі графи:
- № з/п;
- дата та номер наказу;
- найменування (короткий зміст);
- інформація про те, на кого виданий кадровий наказ (тобто кого він стосується).
Також можна передбачити й інші графи, наприклад:
- кому направлено копії/витяги (підпис посадової особи);
- примітки.
Під час реєстрації наказів слід приділити увагу реєстраційному індексу та правилам нумерації наказів. Докладно про це читайте у статті «Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів»
Далі до вашої уваги зразки заповнення журналів реєстрації заяв та журналів реєстрації наказів тимчасового та тривалого строку зберігання.
Зразок Журналу реєстрації заяв працівників

Зразок Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Зразок Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації заяв працівників
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Статті на тему:
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
Інструкція з діловодства — на що звернути увагу під час розробки
Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік
Один Журнал реєстрації для всіх кадрових наказів: чи допустимо це
✨ Маєте кадрове питання? AI-Консультант допоможе знайти відповідь швидко та зручно
Класифікатор професій
13.08.2026
Нові профстандарти вже в ЕТК-КП: затверджено 18 документів
В Реєстрі професійних стандартів опублікувало 18 професійних стандартів медсестринських професій. Документи мають стати основою для оновлення освітніх програм, кадрової політики та професійного розвитку медичних працівників

Бронювання
13.08.2026
Сумісники у квоті з 1 вересня: заброньовані і не заброньовані
Сумісники у квоті на бронювання знову в центрі уваги. Норма в Порядку одна, система певний час рахувала інакше, а окремі ОВА ще й радять переводити сумісників на основне місце роботи. Розбираємося, як насправді враховувати таких працівників і що зміниться з 1 вересня.

Ранковий кадровик
13.08.2026
Про критичність для Дія Сіті. Документи в справі ВО. ВОС 999 в Списках. Відпустки в серпні. Неповернення з-за кордону 🙋♀️ Ранковий кадровик від 13.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Прийняття
12.08.2026
Приймаємо на роботу керівника філії: особливості оформлення
Підприємства, які мають або відкривають відокремлений підрозділ (зокрема – філію), для ефективної роботи такого підрозділу призначають на посаду керівника та надають йому певні повноваження. Прийняття на роботу керівника філії має певні особливості, які слід ураховувати при оформленні всіх необхідних кадрових документів. Розглядаємо ці особливості у статті

Письмові трудові договори
12.08.2026
Коли договір ЦПД не визнають трудовим
Регулярна робота, корпоративна пошта, робоче місце та постійні завдання ще не означають автоматичного визнання відносин трудовими. Верховний Суд у постанові від 22.07.2026 у справі №761/43511/24 пояснив, які обставини допомогли відмежувати договір про надання послуг від трудових відносин

Відпустки
12.08.2026
Наказ про внесення змін до графіка відпусток
Зміни до графіка відпусток при прийнятті нового працівника вносяться після узгодження періоду відпустки з працівником і його безпосереднім керівником. Зміни погоджуються з уповноваженим органом трудового колективу та затверджуються наказом про внесення змін до графіка відпусток.

Звільнення
12.08.2026
Звільнення під час відпустки: чи потрібно чекати її закінчення та «відпрацьовувати» 2 тижні
Чи потрібно повертатися на роботу для подання заяви? Чи починають рахувати два тижні під час відпустки? Чи може роботодавець відкликати працівника з відпочинку? Відповіді на головні запитання щодо звільнення під час щорічної відпустки – у матеріалі

Відпустки
12.08.2026
Відпустки у 2026 році: скільки днів дати працівнику та які можна компенсувати
Які відпустки оплачуються, які надаються без збереження зарплати та скільки днів може використати працівник? Які невикористані дні можна перенести або компенсувати при звільненні, адже правила залежать від виду відпустки – в інфографіці

Військовий облік
12.08.2026
Військово-облікові документи перевіряють за новими правилами: що змінилося й для кого
Уряд змінив порядок перевірки військово-облікових документів у консульствах та посольствах України за кордоном. Нові правила вже діють – розповідаємо, кого вони стосуються та що потрібно врахувати під час звернення за консульськими послугами

Соціальне страхування / Пенсії
12.08.2026
ПФУ змінить правила призначення та перерахунку пенсій: які документи можуть знадобитися
ПФУ оприлюднив проєкт змін до порядку призначення та перерахунку пенсій. Планують уточнити перелік документів для пенсії по інвалідності та дострокової пенсії, правила підтвердження страхового стажу, поновлення виплат і строки перерахунку пенсій

Ранковий кадровик
12.08.2026
Про лікарняні за 17 днів. Обробка сканів. Випробування. Нові відстрочки. Скасування штрафу ТЦК. Дострокове припинення відпустки 🙋♀️ Ранковий кадровик від 12.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору












