Журнали реєстрації кадрових наказів: як завершити 2024 рік

Види наказів і мета їх реєстрації

На кожному підприємстві є накази. Їх можна поділити на накази з основної діяльності, адміністративно-господарські та кадрові накази. Зі свого боку накази з кадрових питань за строками зберігання поділяються на:

1. накази тривалого строку зберігання (термін зберігання наказів – 75 років);
2. накази тимчасового строку зберігання (термін зберігання наказів – 5 років).

Докладно про види та класифікацію наказів підприємства ми розповідали у статті за посиланням.

Після того, як наказ створено, його необхідно внести до документаційного фонду підприємства. Для цього реєструємо наказ.

Реєстрація проводиться з метою забезпечення обліку наказів, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Вона полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою підприємством реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Докладно про реєстрацію наказів ми розповідали тут.

Таким чином, реєстрація документа дає йому юридичну силу, вона підтверджує факт його створення або надходження на підприємство.

Форма та кількість журналів реєстрації

Форму журналів реєстрації наказів не встановлено, тому підприємство затверджує її самостійно, додаючи до неї всю необхідну інформацію. Зазвичай це:

1. дата і номер наказу;
2. суть наказу (короткий зміст);
3. інформація про те, на кого виданий кадровий наказ (тобто кого він стосується).

Також можна передбачити й інші графи.

На підприємстві розрізняють, як мінімум, 4 групи наказів, які групують в окремі справи.

Накази з кадрових питань групують як мінімум у дві справи, оскільки не можна групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання.

Коли наявні великі обсяги документів, то доцільно накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу – накази тривалого строку зберігання, в іншу – тимчасового строку зберігання.

Оскільки різні види наказів групують у різні справи, то і реєструвати їх потрібно окремо, тобто для кожної такої групи наказів – окремий журнал реєстрації.

Слід зазначити, що кадрові накази реєструють окремо, відповідно до їх видів і строків зберігання.

Реєстраційний індекс та правила нумерації наказів

Під час реєстрації документ отримує умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів (наказів) складається з порядкового номера у межах року.

З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5). Систему таких індексів підприємство розробляє самостійно.

Алгоритм закриття журналу реєстрації наказів в кінці року

Період реєстрації наказів – календарний рік. Накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером, за єдиною наскрізною нумерацією.

З початку року нумерацію наказів в журналі потрібно розпочинати з одиниці. Тож щороку нумерація наказів оновлюється. Якщо оновлюється нумерація самих наказів, то й журнал реєстрації наказів варто заводити новий.

Оскільки наприкінці року журнал завершується, в ньому робимо підсумковий запис.

Перед тим, як закрити журнал реєстрації за 2024 рік (це робимо в останній робочий день року), необхідно:

1. Перевірити повноту заповнення граф.
2. Перевірити дотримання валового порядку внесення записів до журналів реєстрації.
3. Порівняти фактичну кількість наказів у справі з кількістю реєстраційних номерів в журналі.
4. Виявити пропущені або дублетні номери.
5. Виправити помилки (якщо вони є).
6. Оформити підсумковий запис.

Крім того, аналізуємо записи, внесені до журналів реєстрації протягом діловодного року. Варто перевірити правильність заповнення граф:

1. «Реєстраційний індекс».
2. «Дата реєстрації».
3. «Стислий зміст (заголовок) документа» та інших.

І лише після цього оформлюємо підсумковий запис, який складається з відомостей про:

1. кількість записів;
2. перший та останній номери документів, зареєстрованих протягом року;
3. дублетні та пропущені номери (якщо такі є);
4. назву посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство в підрозділі або оформив підсумковий запис;
5. розшифрування підпису – ініціали, прізвище; 
6. дату запису.

Розташовують підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа.

Наприклад, вказують:

Увага! На 2025 рік оформлюють нові журнали реєстрації наказів

У журналі можуть залишатися чисті сторінки. У такому разі теж правильніше буде завести новий журнал. З іншого боку відповідальності за неправильне ведення журналів (фінансової або адміністративної) немає. Тож на практиці інколи продовжують вести старий журнал. Але навіть у такому разі нумерацію в новому 2025 році слід починати з зареєстрованого в новому році першого наказу за № 1.

Висновки

1. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлені інші строки.
2. На підприємстві розрізняють як мінімум 4 групи наказів, які потрібно реєструвати в окремих реєстраційних формах.
3. Нумерація наказів оновлюється щороку, тобто для 2025 року мають бути відкриті нові журнали реєстрації кадрових наказів.
4. Наприкінці 2024 року журнали реєстрації наказів слід завершити та внести до них підсумкові записи.

Джерело: kadroland.com

Шаблони та зразки документів:

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Статті та відео на тему:

Види та класифікація наказів підприємства

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності

Три способи реєстрації наказів