Головний бухгалтер звільнився: як покласти його обов’язки на керівника або іншу особу

1. Законодавчі правила та особливості
2. Правила покладання обов’язків головбуха на керівника або іншого працівника
3. Висновки

Законодавчі правила та особливості

Призначення на посаду головного бухгалтера має певні особливості: роботодавцю щодо цього питання слід керуватися не тільки нормами трудового законодавства, але й законодавства про бухгалтерський облік (зокрема, нормами Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі – Закон № 996).

Так, відповідно до ч. 4 ст. 8 Закону № 996 для забезпечення ведення бухобліку підприємство самостійно обирає форми його організації. Такими формами можуть бути:

1. введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
2. користування послугами спеціаліста з бухобліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юрособи;
3. ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
4. самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухобліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.

Як бачимо, Закон № 996 дозволяє покладення обов’язків з ведення бухобліку на керівника підприємства, але, цей дозвіл стосується не всіх підприємств.

Також, на період пошуку нового головного бухгалтера, підприємство може скористатися однією з вищенаведених форм організації бухобліку. Наприклад, можна укласти договір з ФОПом, який надає послуги з бухобліку, або з відповідною юрособою, яка надає бухгалтерські, консалтингові, або аудиторські послуги. Це необхідно зробити, зокрема, якщо у підприємства нема можливості покласти обов’язки головбуха на керівника, або іншого працівника підприємства, оскільки бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації (ч. 1 ст. 8 Закону № 996).

Але, у цій статті ми детальніше розглянемо, як тимчасово покласти обов’язки головного бухгалтера на керівника, або іншого працівника підприємства.

Правила покладання обов’язків головбуха на керівника або іншого працівника

Покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника повинно відбуватися з дотриманням певних правил, встановлених трудовим та іншім законодавством. Розглянемо покроково, що потрібно зробити, та які документи оформити.

Крок 1. Отримання згоди працівника (у тому числі якщо такий працівник – керівник підприємства).

Перш ніж покладати на керівника, або іншого працівника обов’язки головбуха, слід заручитися його згодою. Адже, відповідно ст. 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Тому, на підтвердження згоди працівника виконувати обов’язки головного бухгалтера, слід оформити відповідну заяву працівника.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Крок 2. Оформлення відносин з працівником, який згоден виконувати обов’язки головбуха.

Трудове законодавство допускає декілька варіантів для покладення на працівника додаткових функцій крім його основної роботи.

На наш погляд, у ситуації з головним бухгалтером оптимальними будуть такі варіанти оформлення відносин:

1. виконання додаткових обов’язків за суміщенням посад;

або

1. застосування внутрішнього сумісництва.

Суміщення професій (посад) – це виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) в одного і того самого роботодавця протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) – ст. 105 КЗпП

За суміщення професій (посад) працівнику встановлюється доплата на умовах, встановлених колективним договором. Але, якщо колдоговору на підприємстві немає, то такі умови оплати встановлюються в інших внутрішніх документах (наприклад, в Положенні про оплату праці).

Суміщення професій (посад) встановлюється відповідним наказом роботодавця.

Отже, для застосування цього варіанту необхідно оформити такі документи:

1. колдоговір або іншій документ, який передбачає розмір доплати за суміщення посад;
2. наказ про встановлення працівнику суміщення з яким ознайомити працівника під підпис.

Сумісництво – виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві, в установі, організації або у роботодавця – фізичної особи (ч. 1 ст. 102¹ КЗпП)

Якщо працівник працює за двома трудовими договорами на одному підприємстві (у одного роботодавця), то таке сумісництво вважається внутрішнім. У нашому випадку буде мати місце саме внутрішнє сумісництво. Директор (або інший працівник) в основний робочий час виконуватиме обов’язки директора (інші обов’язки, встановлені основним трудовим договором), а в вільний від цієї роботи час працюватиме головним бухгалтером.

Оплата праці при сумісництві здійснюється окремо за кожним трудовим договором. В табелі обліку робочого часу відносно такого працівника окремо табелюємо роботу за основним місцем та окремо – за сумісництвом. Розмір оплати праці за сумісництвом визначають відповідно штатного розпису та оплачують відповідно до відпрацьованого часу.

За сумісництвом укладається окремий трудовий договір, оформлення відносин відбувається у звичайному порядку – шляхом видання наказу про прийняття на роботу за сумісництвом на підставі заяви працівника. Не забуваємо надіслати до ДПС повідомлення прийняття на роботу.

Також, слід врахувати, що для застосування обох варіантів:

1. посада головного бухгалтера повинна бути в наявності в штатному розписі;
2. працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією головного бухгалтера.

Крок 3. Подання в податковий орган форми № 1-ОПП.

Підприємство, яке покладає обов’язки головного бухгалтера на директора, або на іншого працівника, зобов’язано проінформувати про таку зміну податковий орган.

Цей обов’язок передбачений п. 66.4 Податкового кодексу України, відповідно до якого платники податків – юрособи та їх відокремлені підрозділи зобов'язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юрособи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня виникнення змін в облікових даних платників податків, шляхом подання відповідної заяви.

Така заява подається за формою № 1-ОПП (додаток 5 до Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588).

Як роз’яснює ДПС, Заява за формою № 1-ОПП подається з позначкою «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», при цьому, заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10 Заяви № 1-ОПП, а інформація про засновників не подається. Такі роз’яснення наведено в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі ДПС в категорії 116.06 та категорії 116.01.

Крок 4. Оформлення кваліфікованого електронного підпису (за потреби)

Цей крок не потрібен, якщо обов’язки головного бухгалтера покладаються на керівника. Адже, керівник підприємства, зазвичай, вже має електронний підпис, окремий підпис для бухгалтерських функцій оформляти не потрібно. Але, якщо покладаєте обов’язки головбуха на іншого працівника, без оформлення КЕП не обійтися, оскільки головбух посадова особа, яка уповноважена підписувати податкову, та іншу обов’язкову звітність, у тому числі й в електронному вигляді.

Також, якщо працівнику, який буде виконувати обов’язки головного бухгалтера, оформлений КЕП, не забудьте проінформувати про це податковий орган, відповідно вимог Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557. В цьому випадку в податковий орган подається Повідомлення за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку.

Роз’яснення ДПС щодо заповнення цього повідомлення можна знайти в категорії 129.03 ЗІР.

Висновки

1. Поки підприємство не знайшло нового головного бухгалтера, його обов’язки можуть бути покладені на керівника, або на іншого працівника, який згоден виконувати додаткові функції.
2. Відносини з працівником, на якого тимчасово покладаються функції головного бухгалтера, можуть бути оформлені шляхом застосування суміщення посад, або внутрішнього сумісництва.
3. Про виконуючого обов’язки головного бухгалтера слід повідомити податковий орган шляхом подання Заяви за формою № 1-ОПП.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Заява про суміщення посад

Наказ про суміщення посад

Наказ про виконання обов'язків у порядку суміщення посад директором

Заява про увільнення від суміщення професій (посад)

Заява про прийняття на роботу на умовах сумісництва директора

Наказ про прийняття на роботу директора за сумісництвом на умовах неповного робочого дня

Заява про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором

Наказ про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «Оформлення сумісництва, суміщення, тимчасового виконання обов’язків та заступництва»

Статті на тему:

ТОП 5 відповідей щодо (не)обмежень для сумісника

Сумісництво у сучасних умовах: (не)обмеження, працевлаштування та особливості роботи

Заява та наказ про прийняття на роботу за сумісництвом: зразки та шаблони

Суміщення посад: зразки заяви та наказу