Три способи реєстрації наказів
У статті розповідаємо про види наказів, з якою метою реєструють накази та про способи їх реєстрації
Види наказів та їх реєстрація
Без наказів не обходиться жодне підприємство.
Накази є розпорядчими документами та вони бувають різними. Їх можна поділити на накази з основної діяльності, адміністративно-господарські та кадрові накази.
Оформлюючи накази слід дотримуватися певних правил. Такими є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Але проходячи етапи від створення до підписання наказу, він ще немає юридичної сили, адже наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.
Після того як ми створили наказ, ми повинні внести його до документаційного фонду підприємства. А внесення документів до документаційного фонду відбувається саме під час реєстрації наказів.
Під час реєстрації документа надається умовне літерно-цифрове позначення (реєстраційний індекс).
Реєстраційний індекс розпорядчих документів, тобто наказів, складається з порядкового номера в межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.
Способи реєстрації кадрових наказів
Реєстрація наказів за чинним законодавством може бути автоматизованою, тобто із використанням спеціальних комп’ютерних програм, журнальною або картковою.

Який саме спосіб реєстрації наказів обрати, підприємство вирішує самостійно.
Автоматизована форма реєстрації наказів
Зараз найбільш поширена автоматизована система реєстрації наказів.
Вона має суттєві переваги над традиційними паперовими формами (картковою та журнальною формами).
За допомогою автоматизованої реєстрації можна формувати єдиний на підприємстві центральний банк даних, доступ до якого можливий з будь-якого комп’ютера підключеного до локальної мережі.
Така форма забезпечує не лише реєстрацію наказів, а їх оперативний контроль та пошук.
Автоматизована форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення. Воно може бути встановлено на персональному комп’ютері або бути мережевим.
Відомості про документ водяться в електронну реєстраційну контрольну картку, що зберігається в базі даних.
Журнальна форма реєстрації наказів
Журнальна форма – це коли накази реєструють в спеціальних журналах.
Цю форму реєстрації документів доцільно використовувати на підприємствах де невеликий обсяг документообігу, до 600 документів на рік. При цьому кожен вид наказів реєструємо в окремому журналі, а отже розділяємо нумерацію окремо для наказів про прийняття, окремо для наказів про звільнення, для наказів про надання відпусток, про переведення тощо.
Вони також розрізняються по терміну зберігання: довгострокові чи короткострокові.
Якщо ви реєструєте накази в журналах, то такі журнали повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника та печаткою підприємства за її наявності.
Період реєстрації наказів – календарний рік. Тобто накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером, за єдиною наскрізною нумерацією. Почався рік і нумерація наказів в журналі буде розпочинатися з одиниці.
Наприкінці року журнал завершується, в ньому записується загальна кількість наказів за рік, а на початку наступного заводиться новий.
А якщо залишились чисті сторінки, чи можна й далі вести цей журнал?
Правильніше буде завести новий журнал, але відповідальності за неправильне ведення журналів (фінансової чи адміністративної) немає. Тож якщо ви так робите, це ваша справа. Але нумерацію слід починати з зареєстрованого в новому році першого наказу за номером один.
Форма журналів не встановлена. Тому підприємства затверджують її самостійно, включаючи до неї всю необхідну інформацію.
Зазвичай це дата і номер наказу, його суть (короткий зміст), на кого виданий кадровий наказ, тобто кого він стосується. Також можна передбачити інші графи.

Карткова форма реєстрації наказів
Менш поширена карткова форма реєстрації наказів.
Вона уявляє собою ведення спеціальних картонних карток, спеціально призначеного бланку реєстраційно-контрольної картки.
Їх ведуть за категорією окремих наказів залежно від складності оргструктури підприємства.
А якої форми реєстрації наказів ви дотримуєтесь? Традиційної журнальної чи сучасної автоматизованої? Напишіть у коментарях.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Нові квоти для бронювання: що зміниться для ПЕК та ОПК
Уряд планує цього тижня схвалити постанову, якою можуть змінити правила бронювання військовозобов’язаних працівників. За інформацією народного депутата Ярослава Железняка, у доопрацьованому варіанті документа передбачено нові підходи до квот для підприємств паливно-енергетичного комплексу та оборонно-промислового комплексу

Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Звільнення під час відпустки або лікарняного: коли працівник може подати заяву
Чи можна звільнити працівника, якщо він перебуває у відпустці або на лікарняному? Заборона діє лише у разі звільнення з ініціативи роботодавця. Якщо ж працівник хоче звільнитися за власним бажанням, він може подати заяву і під час відпустки або тимчасової непрацездатності

Затримання та доставлення до ТЦК: поліція й ТЦК визначили порядок дій
Спільний наказ Одеського ГУНП та ТЦК визначає порядок взаємодії під час виявлення адміністративних правопорушень. Зокрема, прописано правила перевірки документів, адміністративного затримання, доставлення до ТЦК та подальшої фіксації особи

КВЕД-2027: сервіс перевірки відповідності КВЕД-2010 та NACE 2.1-UA від Kadroland
А ви вже готові до переходу на нову класифікацію видів економічної діяльності NACE 2.1-UA? Наш новий сервіс допоможе вам перевірити відповідність кодів видів економічної діяльності при переході від КВЕД:2010 до нової класифікації NACE 2.1-UA. А нижче у статті ми пояснюємо коли це потрібно і що на що звернути увагу

У «Резерв+» з’явився статус «Потребує уточнення»: що робити та чи йти до ТЦК
Оновлення даних у «Резерв+» не гарантує, що всі відомості в реєстрі «Оберіг» коректні. Що означає статус «Потребує уточнення», як виправити дані онлайн і в яких випадках варто звернутися до ТЦК та СП – у роз’ясненні

Мінімальна зарплата і штрафи: що пропонують змінити під час доопрацювання Держбюджету-2027
Бюджетний комітет надав рекомендації до проєкту Держбюджету-2027. Серед них – пошук коштів на пілотну реформу оплати праці вчителів, перегляд фінансування «Національного кешбеку» та інвентаризація норм щодо виплат і штрафів, розмір яких залежить від соціальних показників

Пенсійні виплати хочуть змінити: що передбачає новий законопроєкт
Законопроєкт №16171 пропонує новий підхід до виплати пенсій: щомісячно й у повному розмірі, а заборгованість за минулі роки – обліковувати окремо. Йдеться про відновлення справедливості у виконанні судових рішень у солідарній системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування

Як правильно оформити відрядження працівника: правила для кадровика і бухгалтера
Відрядження – це не лише наказ керівника про поїздку. Кадровику та бухгалтеру важливо правильно визначити, чи є поїздка відрядженням, зазначити її мету та строк, підтвердити витрати й врахувати податкові правила. Які документи потрібно оформити та яких помилок варто уникати роботодавцю?

Укриття на підприємстві: що роботодавець має перевірити за новими правилами з 21 жовтня
21 жовтня 2026 року офіційно опубліковано постанову КМУ від 15.10.2026 №1288, якою оновлено правила використання захисних споруд цивільного захисту. Що змінилося щодо доступу працівників до укриттів, їх обліку та перевірок і що варто врахувати роботодавцю?

Робоча інструкція охоронника
Робоча інструкція охоронника визначає його трудові обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги з урахуванням специфіки роботи та умов праці. Скористайтеся зразком робочої інструкції охоронника як основою для розроблення документа на підприємстві

Роботодавцю не варто чекати 4 грудня: що робити з укриттям уже зараз
До завершення перехідного періоду роботодавцям варто завчасно перевірити, чи має підприємство належне укриття та чи можуть працівники безперешкодно ним скористатися. Що перевірити, як організувати доступ до місця захисту та які дії визначити для персоналу під час повітряної тривоги – основні кроки для підготовки

Звільнення через застосунок «Дія» з 09.10.2026: хто може подати заяву та як це зробити
З 9 жовтня 2026 року звільнитися з роботи на тимчасово окупованій території або в районі активних бойових дій можна через застосунок «Дія». Хто може скористатися послугою «Обрій. Робота», як подати заяву, скільки чекати на її опрацювання та з якого дня припиняються трудові відносини – пояснюємо покроково

Укриття на підприємстві: як перевірити безпечність за новою методикою МВС
МВС оприлюднило методичні матеріали для розрахунку вибухового навантаження під час проєктування укриттів. Документ допоможе оцінити вплив повітряної ударної хвилі та врахувати його під час облаштування безпечного простору для працівників

Про текст Закону про відстрочки, зняття статусу в/з через нотаріуса, внутрішнє звіряння до 01.12 чи 31.12, відмову від відпустки 🙋♀️ Ранковий кадровик від 22.10.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору








