Три способи реєстрації наказів
У статті розповідаємо про види наказів, з якою метою реєструють накази та про способи їх реєстрації
Види наказів та їх реєстрація
Без наказів не обходиться жодне підприємство.
Накази є розпорядчими документами та вони бувають різними. Їх можна поділити на накази з основної діяльності, адміністративно-господарські та кадрові накази.
Оформлюючи накази слід дотримуватися певних правил. Такими є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Але проходячи етапи від створення до підписання наказу, він ще немає юридичної сили, адже наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.
Після того як ми створили наказ, ми повинні внести його до документаційного фонду підприємства. А внесення документів до документаційного фонду відбувається саме під час реєстрації наказів.
Під час реєстрації документа надається умовне літерно-цифрове позначення (реєстраційний індекс).
Реєстраційний індекс розпорядчих документів, тобто наказів, складається з порядкового номера в межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.
Способи реєстрації кадрових наказів
Реєстрація наказів за чинним законодавством може бути автоматизованою, тобто із використанням спеціальних комп’ютерних програм, журнальною або картковою.

Який саме спосіб реєстрації наказів обрати, підприємство вирішує самостійно.
Автоматизована форма реєстрації наказів
Зараз найбільш поширена автоматизована система реєстрації наказів.
Вона має суттєві переваги над традиційними паперовими формами (картковою та журнальною формами).
За допомогою автоматизованої реєстрації можна формувати єдиний на підприємстві центральний банк даних, доступ до якого можливий з будь-якого комп’ютера підключеного до локальної мережі.
Така форма забезпечує не лише реєстрацію наказів, а їх оперативний контроль та пошук.
Автоматизована форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення. Воно може бути встановлено на персональному комп’ютері або бути мережевим.
Відомості про документ водяться в електронну реєстраційну контрольну картку, що зберігається в базі даних.
Журнальна форма реєстрації наказів
Журнальна форма – це коли накази реєструють в спеціальних журналах.
Цю форму реєстрації документів доцільно використовувати на підприємствах де невеликий обсяг документообігу, до 600 документів на рік. При цьому кожен вид наказів реєструємо в окремому журналі, а отже розділяємо нумерацію окремо для наказів про прийняття, окремо для наказів про звільнення, для наказів про надання відпусток, про переведення тощо.
Вони також розрізняються по терміну зберігання: довгострокові чи короткострокові.
Якщо ви реєструєте накази в журналах, то такі журнали повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника та печаткою підприємства за її наявності.
Період реєстрації наказів – календарний рік. Тобто накази реєструються у новому журналі від початку року за порядковим номером, за єдиною наскрізною нумерацією. Почався рік і нумерація наказів в журналі буде розпочинатися з одиниці.
Наприкінці року журнал завершується, в ньому записується загальна кількість наказів за рік, а на початку наступного заводиться новий.
А якщо залишились чисті сторінки, чи можна й далі вести цей журнал?
Правильніше буде завести новий журнал, але відповідальності за неправильне ведення журналів (фінансової чи адміністративної) немає. Тож якщо ви так робите, це ваша справа. Але нумерацію слід починати з зареєстрованого в новому році першого наказу за номером один.
Форма журналів не встановлена. Тому підприємства затверджують її самостійно, включаючи до неї всю необхідну інформацію.
Зазвичай це дата і номер наказу, його суть (короткий зміст), на кого виданий кадровий наказ, тобто кого він стосується. Також можна передбачити інші графи.

Карткова форма реєстрації наказів
Менш поширена карткова форма реєстрації наказів.
Вона уявляє собою ведення спеціальних картонних карток, спеціально призначеного бланку реєстраційно-контрольної картки.
Їх ведуть за категорією окремих наказів залежно від складності оргструктури підприємства.
А якої форми реєстрації наказів ви дотримуєтесь? Традиційної журнальної чи сучасної автоматизованої? Напишіть у коментарях.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Коли заброньованого і особу з іншою відстрочкою можуть направити на ВЛК
Чому ТЦК наполягає, що нашого заброньованого вони мають право направити на ВЛК? Як це пояснити? Ми регулярно проводимо навчання черед працівників і вони знають, що поки діє бронь, не мають право направляти на ВЛК. Підкажіть, як діяти у такій ситуації.

ВЛК визнала тимчасово непридатним, але відстрочку не дадуть: важливий нюанс для військовозобов’язаних
Військово-лікарська комісія може визнати людину не лише придатною або непридатною до військової служби. Окремим висновком є «тимчасово непридатний до військової служби». При цьому наслідки такого рішення відрізняються для військовозобов’язаних і військовослужбовців

Впровадження нової системи оплати праці на підприємстві
Інколи роботодавець хоче змінити діючу форму або систему оплати праці. Наприклад, замінити погодинну оплату на відрядну, або додати ще одну форму оплати праці. Як правильно це впровадити? Які накази слід видати? З ким погоджувати та як повідомити працівникам? В цій статті підкажемо роботодавцю алгоритм дій

Нова банкнота 2000 гривень уже в обігу: сьогодні українці отримають гроші з портретом Василя Стуса
Відсьогодні, 4 вересня 2026 року, українці можуть зустріти в готівковому обігу нову банкноту номіналом 2000 гривень. Вона має синій колір, розмір 75×166 мм, понад 20 елементів захисту та присвячена видатному українському дисиденту Василю Стусу

Трудовий кодекс змінить правила роботи в Україні: 10 нововведень для працівників і роботодавців
Новий Трудовий кодекс має зробити трудові відносини більш договірними та гнучкими, змінити підходи до дистанційної роботи, робочого часу, працевлаштування людей з інвалідністю та поєднання роботи із сімейними обов’язками. Голова профільного комітету Верховної Ради Галина Третьякова розповіла про 10 ключових змін, які нові правила можуть принести українцям

Втрата критичності підприємства: що робити з військовим обліком працівників
Підприємство втратило статус критично важливого, і всі працівники втратили бронювання. Які дії потрібно виконати з військового обліку? Чи потрібно подавати повідомлення про анулювання критичності, чи достатньо змінити статус у додатку 5?

Заброньований працівник не зміг виїхати за кордон через наказ про відпустку: на що звернув увагу суд
Заброньованому працівнику критично важливого підприємства відмовили у виїзді з України, попри чинне бронювання та оформлену відпустку. Суд встановив, що пред’явлена на кордоні копія наказу про відпустку була неналежно засвідчена, тому не підтвердила законну підставу для виїзду. Розбираємо, як має бути оформлена копія такого наказу та чому самого бронювання недостатньо для перетинання кордону під час воєнного стану

В Україні хочуть дозволити офіційно відмовлятися від по батькові: що пропонують змінити в документах
В Україні пропонують дозволити громадянам повністю відмовлятися від по батькові в офіційних документах. Відповідну петицію подали 3 вересня 2026 року: автор просить надати таке право з 16 років, а з 14 – за згодою батьків або піклувальників. Якщо ініціативу підтримають, зміни можуть стосуватися паспортів, водійських посвідчень, карток платника податків та інших документів

Постанова №1078 змінила правила оплати праці: що діє з 1 вересня і що запрацює з 2027 року
Вже з 1 вересня 2026 року посадові оклади педагогічних і науково-педагогічних працівників визначають за новими коефіцієнтами, а з 1 січня 2027 року почнуть діяти нові ставки погодинної оплати навчальних занять. Як зміниться розрахунок зарплати, які виплати отримуватимуть освітяни та що потрібно врахувати роботодавцям – розповідаємо далі

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності (вихід на роботу під час лікарняного)
У разі відмови в оплаті лікарняного роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про причини відмови та порядок оскарження рішення. Таке повідомлення надають не пізніше п’яти днів після прийняття рішення.

Роботодавцям дали строк до 31 жовтня: що потрібно зробити для виплат за «чорнобильські» відпустки у 2027 році
Роботодавці, які у 2027 році планують отримувати фінансування на оплату додаткової відпустки для постраждалих від Чорнобильської катастрофи, повинні до 31 жовтня зареєструватися або поновити дані в органах ПФУ. Розповідаємо, які документи потрібно подати та про які зміни треба повідомити Фонд

Вагітна працівниця та реорганізація закладу: чи можна звільнити за переведенням до іншого роботодавця
За рішенням сесії міської ради ЗДО перебуває у стані реорганізації з подальшим звільненням працівників у зв’язку з переведенням до іншого ЗДО. Працівників попередили за два місяці – з 01.09.2026. Одна працівниця протягом найближчих чотирьох тижнів має піти у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Чи можна через два місяці звільнити її за переведенням під час цієї відпустки, якщо до 01.11.2026 заклад має припинити своє існування? Що робити з цією працівницею?

Щорічна відпустка під час війни: яке правило про 12 місяців більше не застосовується
У мирний час невикористану частину щорічної відпустки мають надати працівнику не пізніше 12 місяців після завершення робочого року. Під час воєнного стану це правило не застосовується – Держпраці пояснила, які особливості діють для щорічних відпусток зараз

Уряд змінив правила роботи під час повітряних тривог: що зміниться для роботодавців та працівників
3 вересня Уряд змінив правила роботи під час повітряних атак: за «жовтого» рівня бізнес зможе продовжувати роботу, але має забезпечити працівникам і відвідувачам доступ до укриттів. «Червоний» рівень означатиме зупинку роботи та обов’язковий перехід людей в укриття. Розбираємо, що це означає для роботодавців і які вимоги їм доведеться виконати









