Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів

Реквізит «Реєстраційний індекс» встановлено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Зокрема у п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 зазначається, що реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юрособі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Проте в цьому пункті наводяться приклади оформлення винятково цифрових реєстраційних індексів. Такий спосіб індексації притаманний здебільшого службовій кореспонденції, а саме: вхідним та вихідним документам.

На жаль, у ДСТУ 4163:2020 окремо не обумовлено вимоги до реєстрації розпорядчих документів, зокрема наказів, які видаються на підприємствах з різних питань управлінської діяльності, і не наведено прикладів оформлення літерно-цифрових індексів.

Трохи більше інформації щодо реєстрації та індексації наказів містять Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Зокрема згідно з абз. 7, 9 – 11 п. 2 гл. 3 р. ІІІ Правил № 1000/5, окремо реєструють накази:

1. з основних питань діяльності підприємства;
2. з адміністративно-господарських питань;
3. з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їхніх видів та строків зберігання).

Крім того, з метою розрізнення наказів з кадрових питань (особового складу) кожного виду Правилами № 1000/5 дозволяється до порядкового номера у реєстраційному індексі додавати літерні позначення. Але прикладів оформлення індексів у наказах цей нормативно-правовий акт, як і стандарт, не містить. Правила № 1000/5 лише рекомендують підприємствам самостійно розробляти систему таких індексів.

Саме тому цифрова та літерна складові частини реєстраційного індексу можуть відокремлюватися одна від одної правобічною похилою рискою або дефісом. Також між ними може стояти пробіл без жодного розділового знаку. Кожен із запропонованих варіантів є допустимим

Як свідчить практика, система індексації розробляється з урахуванням специфіки складання та реєстрації наказів і формування їх у справи, прийнятої керівництвом і визначеної в інструкції з діловодства на конкретному підприємстві. Тільки тоді ця система набуде локальний нормативний характер.

Далі надаємо декілька корисних порад щодо визначення та застосування цифрових і літерно-цифрових індексів.

Для групи кадрових наказів тривалого строку зберігання (75 років), при реєстрації до порядкового номера можуть додаватися літери «К» (кадри) або «П» (персонал), або «ОС» (особовий склад). До таких кадрових наказів належать:

1. прийняття на роботу (призначення на посаду);
2. переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
3. звільнення (припинення трудового договору, контракту);
4. сумісництво, суміщення посад;
5. надання соціальних відпусток (зокрема у зв’язку з вагітністю та пологами, у зв’язку з усиновленням дитини, для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років), відпустки без збереження заробітної плати, матеріальної допомоги, заохочення (нагородження, преміювання);
6. нарахування різних доплат і надбавок тощо

Наприклад: № 18-К, № 96-П, № 154-ОС, № 18/К, № 96/П, № 154/ОС тощо

Під час реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років) також можуть надаватися спеціальні літерні індекси:

1. про щорічну основну і додаткову відпустку – «В»;
2. про відпустку у зв’язку з навчанням – «НВ»;
3. про творчу відпустку для завершення написання дисертації, монографії, підручника тощо – «ТВ»;
4. про відрядження – «Від»;
5. про стягнення – «С»;
6. про заохочення – «З».

Наприклад: № 24-В, № 67-Від, № 112-З, № 24/В, № 67/Від, № 112/З тощо

На малому підприємстві з невеликим обсягом кадрової документації усі кадрові накази дозволяється поділити на дві групи залежно від строку їхнього зберігання, встановленого п. «б» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, і під час реєстрації надавати їм відповідні літерні позначення:

1. «К/Тр» або «к-тр» – для усіх кадрових наказів тривалого строку зберігання;
2. «К/Тм» або «к-тм» – для усіх кадрових наказів тимчасового строку зберігання.

Наприклад: № 328-К/Тр, № 543-К/Тм, № 328/к-тр, № 543/к-тм тощо

Крім того, літерно-цифровий індекс мають і накази з адміністративно-господарських питань. До їхнього порядкового номера додають літери «АГ», «АГП» або «а/г».

Наприклад: № 10-АГП, № 10/АГП, № 89-а/г тощо

Але наказам з основних питань діяльності підприємства під час реєстрації надається лише цифровий порядковий номер згідно з нумерацією у відповідній реєстраційній формі (журналі або реєстраційно-моніторинговій картці). Ця особливість дає змогу відрізняти їх від наказів з адміністративно-господарських питань. Втім, якщо зміст наказу містить службову інформацію, до реєстраційного індексу цього документа додається відмітка «ДСК» згідно з п. 27 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою КМУ від 19.10.2016 № 736.

Наприклад, 123 ДСК.

Якого розміру має(-ють) бути літера(-и) у реєстраційному індексі кадрового наказу?

Розмір літер у позначенні, що додається до реєстраційного індексу наказу, не має значення.

Як вже зазначалося вище, ані у Правилах № 1000/5, ані у ДСТУ 4163:2020 не наведено прикладів оформлення літерно-цифрових індексів у наказах з кадрових та адміністративно-господарських питань. Тому рішення щодо застосування великих або прописних літер у реєстраційному індексі підприємство приймає винятково на власний розсуд!

Висновки

1. Індексація наказів полягає у присвоєнні їм умовних цифрових або літерно-цифрових позначень – індексів, які надаються наказам під час їх реєстрації.
2. Для реєстрації наказів на підприємстві має бути заведено як мінімум чотири окремі реєстраційні форми.
3. Система індексації кадрових наказів не встановлена жодним нормативно-правовим актом чи нормативним документом. Відповідно до законодавства підприємство має право самостійно розробити систему індексації наказів і прописати її в інструкції з діловодства на підприємстві.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження реєстраційних індексів наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Наказ про затвердження реєстраційних індексів наказів з кадрових питань

Статті на тему:

Види та класифікація наказів підприємства

Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Три способи реєстрації наказів

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань: спільні риси та відмінності

Спільний наказ двох підприємств одного рівня: як оформити належним чином