👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Розглянемо Ваші запитання по черзі:
Формування справ
Звернемося до п. 6 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). За його нормами накази з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються у різні справи.
Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання.
Реєстрація документів.
Окремо реєструють (п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5):
- розпорядчі документи з основних питань діяльності;
- розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
- розпорядчі документи з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання).
Якщо заводите окремий журнал для наказів про преміювання, визначте для таких наказів окремий індекс. Нагадуємо, що згідно з п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юрособі. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. Приміром: № 01/к-тр/премія.
Таким чином, накази щодо преміювання можна групувати в окрему справу та реєструвати окремо. А отже, і про відповідальність не йтиметься.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Інструкція з діловодства в електронній формі
Наказ про затвердження реєстраційних індексів наказів з кадрових питань
Статті та консультації на тему:
Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти
Види та класифікація наказів підприємства
Реєстрація та індексація наказів: як правильно формувати індекс документів
