Як правильно ознайомлювати працівників із кадровими документами під підпис

1. Із якими документами роботодавець має ознайомлювати працівників
2. Оформлення відмітки про ознайомлення з наказами (розпорядженнями) з кадрових питань
3. Оформлення відмітки про ознайомлення з посадовими та робочими інструкціями
4. Висновки

Із якими документами роботодавець має ознайомлювати працівників

До таких видів документів відносять:

1. накази з кадрових питань;
2. інші види документів, які мають безпосереднє відношення до управління персоналом: посадові й робочі інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір тощо.

В одних випадках законодавчий чи нормативно-правовий акт містить обов’язкову норму про ознайомлення працівника про зміст документа під підпис. Інколи без цього органи Держпраці за результатами перевірки можуть накласти штрафні санкції до підприємства, а працівник, який не виконуватиме в повному обсязі свої обов’язки, або порушуватиме встановлені на підприємстві вимоги і правила, матиме підставу стверджувати, що він про них не знав.

В інших випадках підпис про ознайомлення є необов’язковим, але в той же час доцільним.

Обов’язок роботодавця ознайомлювати працівника з кадровими документами визначають, зокрема, такі законодавчі та нормативно-правові акти:

1. Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП);
2. Закон України «Про охорону праці» від 14.10.1992 № 2694-XII (далі – Закон про охорону праці);
3. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5);
4. Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі – ДКХПП).

Розглянемо порядок ознайомлення з основними кадровими документами.

Ознайомлення працівника з кадровими документами оформлюють за допомогою відмітки про ознайомлення безпосередньо на самому документі або на спеціальному аркуші.

Питання цього проставлення унормовано Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020).

Зазначений реквізит складається з таких елементів:

1. слів «З документом ознайомлений (ознайомлені)», після яких ставлять двокрапку (в документі ці слова зазначають без лапок);
2. особистого підпису (підписів);
3. власного імені (імен), прізвища (прізвищ);
4. дати.

Ці дані кожен працівник проставляє особисто під час ознайомлення.

Відмітку про ознайомлення розміщують нижче реквізиту «Підпис» або «Візи» (за їх наявності на лицьовому боці документа), без відступу від лівого поля документа, відокремивши її двома-трьома міжрядковими інтервали від реквізитів «Підпис» або «Візи». Кількість інтервалів залежить від наявності вільного місця на документі.

На конкретному документі зазначають назву документа, з яким ознайомлюють працівника (працівників): наказ, посадова інструкція тощо.

Оформлення відмітки про ознайомлення з наказами (розпорядженнями) з кадрових питань

Пункт 11 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5 встановлює вимогу щодо обов’язкового ознайомлення з розпорядчими документами з кадрових питань (наказами, розпорядженнями) згаданих у ньому працівників.

Відмітку про ознайомлення з наказом (розпорядженням) працівники проставляють на його оригіналі.

Приклад 1

З наказом ознайомлена:

Діброва Ярослава ДІБРОВА

26.06.2025

Не витрачайте час на сумнівні приклади з інтернету. Окі-Докі – це надійне джерело актуальних кадрових документів, створених за нормами законодавства.

Якщо з одним наказом ознайомлюють кількох працівників, то їхні прізвища розміщують одне під іншим (зазвичай за алфавітом). Дати ознайомлення можуть відрізнятися залежно від дати фактичного ознайомлення того чи іншого працівника. Це не може бути помилкою.

Приклад 2

З наказом ознайомлені:

Вересневий Богдан ВЕРСНЕВИЙ

26.06.2025

Турботлива Валентина ТУРБОТЛИВА

25.06.2025

Якщо місця для розміщення відмітки про ознайомлення на лицьовому боці останнього аркуша наказу недостатньо, її оформлюють на звороті цього аркуша. При цьому необхідно дотримуючись вимоги щодо наявності відступу від лівого краю аркуша не менше як 30 мм, щоби під час оправлення справи в обкладинку для подальшого архівного зберігання зазначену відмітку можна було прочитати.

Стаття 5 Закону про охорону праці та пункт 4 статті 29 КЗпП зобов’язують роботодавця перед укладанням трудового договору з працівником інформувати його під підпис про умови праці, а також про наявність на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, можливі наслідки їх впливу на здоров'я та про права працівника на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору.

Типова форма наказу про прийняття на роботу № П-1, містить спеціальну графу «Умови праці (згідно з атестацією робочого місця»). Проставляючи відмітку про ознайомлення з наказом, працівник водночас підтверджує своє ознайомлення також і з умовами праці та наявністю на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів.

Якщо наказ складають за довільною формою, то зазначену в законодавстві інформацію слід викласти або в тексті наказу окремим пунктом, або оформити як додаток до наказу, на якому передбачити відмітку про ознайомлення (аналогічну до тієї, яку проставляємо на наказі – див. приклад 1).

Оформлення відмітки про ознайомлення з посадовими та робочими інструкціями

Пункт 6 Загальних положень до розділу 1 Випуску 1 ДКХПП визначає, що посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства або за дорученням його заступниками, доводять до працівників під розписку, тобто під підпис. Аналогічну вимогу містить пункт 6 Загальних положень до розділу 2 цього ж випуску ДКХПП щодо робочих інструкцій. Відмітку про ознайомлення працівника з посадовою чи робочою інструкцією розміщують на останньому її аркуші під підписом керівника структурного підрозділу (див. приклад 3).

Приклад 3

З посадовою інструкцією ознайомлена:

Уважна Анастасія УВАЖНА

03.06.2025

Коли місця на останньому аркуші посадової інструкції недостатньо для розміщення відмітки про ознайомлення, її розміщують на звороті цього аркуша.

Як відомо, посадова інструкція розроблюють не для конкретного працівника, а на посаду. І якщо таку посаду на момент затвердження інструкції займають два чи більше працівників, одна посадова інструкція може містити і кілька підписів одночасно.

Якщо на посаду, для якої розроблено посадову інструкцію, приймають нового працівника, відмітку про ознайомлення з посадовою інструкцією новий працівник оформлює під останнім підписом попередніх працівників. За відсутності місця для оформлення відмітки про ознайомлення нового працівника на лицьовому боці останнього аркуша посадової інструкції цю відмітку оформлюють на звороті цього аркуша.

Оформлення відміток про ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, іншими документами

Окремі нормативні акти вимагають від роботодавця лише повідомити працівника про певні обставини чи події. Особистий підпис працівника тут начебто і не потрібен, але без нього роботодавцю у необхідних випадках буде складно підтвердити, що інформація доведена до працівника. А тому доцільно, на наш погляд, отримати підпис працівника.

Положення щодо прав на пільги і компенсації за роботу в небезпечних і шкідливих умовах, зазвичай, викладають у колдоговорі (за його наявності) або в окремих наказах з цих питань. З такими документами обов’язково ознайомлюють тих працівників підприємства, робота яких пов’язана з небезпечними та шкідливими умовами праці. Це роблять під час укладання з працівником трудового договору чи прийнятті на роботу. Зауважимо, що ознайомлення з таким документом провадиться не лише на момент прийняття (видання) документа, а й пізніше – під час прийняття на роботу нових таких працівників.

У даному випадку ознайомлення з оригіналом документа недоцільне, а часто й неможливе через те, що такі документи є або постійного зберігання, або зберігаються до ліквідації підприємства. За архівними правилами ці документи через два роки повинні уже бути підготовлені до архівного зберігання, тобто описані (включені до опису справ постійного або тривалого строків зберігання), пронумеровані і прошиті.

Тому для ознайомлення працівників використовуйте копію відповідного документа.

Для ознайомлення з такими документами застосуйте один із таких способів:

1. аркуш ознайомлення;
2. журнал для ознайомлення.

Аркуш ознайомлення оформіть на окремому аркуші формату А4.

У верхній частині аркуша зазначте дані про документ, з яким ознайомлюватимете працівників:

1. назву виду документа;
2. заголовок;
3. дату;
4. реєстраційний індекс.

Далі оформіть таблицю, стовпці якої будуть складовими відмітки про ознайомлення.

Приклад 4

АРКУШ ОЗНАЙОМЛЕННЯ

з Колективним договором між адміністрацією та трудовим колективом

Публічного акціонерного товариства «Веселка» на 2025-2029 роки

схвалений загальними зборами трудового колективу ПАТ «Веселка»

(протокол від 01.04.2025 № 2)

Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5600+ шаблонів, які завжди під рукою!

Систематизуйте прізвища працівників в аркуші ознайомлення. Систематизація залежить від організаційної структури підприємства, кількості працівників. Тобто систематизацію прізвищ працівників можна проводити за алфавітом або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Аркуші ознайомлення з тим чи іншим документом можуть бути оформлені на кожний структурний підрозділ. У такому випадку оформлення відміток про ознайомлення нових працівників з документом буде простішим: прізвища нових працівників вносять по мірі укладення з ним трудового договору (прийняття на роботу).

Аркуш ознайомлення зберігайте разом з копією документа, з яким ознайомлюють працівників. З метою уникнення конфліктних ситуацій та непорозумінь (з яким же документом ознайомили працівника) на кожній новій сторінці цього аркуша ознайомлення доцільно повторювати назву документа, з яким ознайомлюють працівників, наприклад:

1. «Продовження аркуша ознайомлення з Колективним договором…».

Для ознайомлення також можна використовувати журнал (книгу). В одному журналі може бути кілька розділів, наприклад:

1. «Ознайомлення з колективним договором»;
2. «Ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку».

До цього журналу можуть бути внесені й відмітки про ознайомлення з іншими документами, які мають тривалу дію і з якими необхідно ознайомлювати працівників.

Назви граф оформлюють аналогічно графам аркуша ознайомлення.

За потреби аркуші ознайомлення та журнали можуть бути доповнені іншими графами. Наприклад, графами «Дата прийняття на роботу», «Примітки».

Висновки

1. Ознайомлення з наказами з кадрових питань, незалежно від їх змісту та управлінського рішення, є обов’язковим.
2. Відмітку про ознайомлення з документом оформлюють відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020.
3. Ознайомлення з документами, положення яких стосуються усіх чи більшості працівників підприємства, здійснюють на окремо оформлених аркушах ознайомлення чи в спеціально передбачених для цього журналах.

Олександр ДЕНИСЕНКО, експерт з питань архівної справи та діловодства, член Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України

Шаблони та зразки документів:

Журнал ознайомлення працівників з колективним договором

Аркуш ознайомлення

Аркуш ознайомлення з колективним договором

Статті на тему:

Як оформлювати додатки до наказів: практичні поради