Інструкція з діловодства в електронній формі

_________________________________________________________

^{(повне найменування підприємства із зазначенням підпорядкованості)}

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ____________________

^{(посада керівника підприємства)}

_____________ № __________

^{(число, місяць, рік)}

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в електронній формі

 

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в електронній формі на підприємстві __________________(далі – Інструкція) визначає:

- вимоги до документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами на підприємстві;

- порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання і до моменту відправлення або передавання до архіву;

- загальні засади функціонування та використання системи електронного документообігу (далі – система електронного документообігу);

- оперативний інформаційний обмін з використанням електронної пошти.

Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання рішень.

Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або отримуються підприємством.

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом не можуть регулюватися цією Інструкцією.

Вимоги цієї Інструкції  до роботи з первинно-обліковою, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

1.2. Основна форма провадження діловодства на підприємстві є електронна.

Документування управлінської інформації на підприємстві здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису,  крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

- документи, що містять інформацію з обмеженим доступом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

- документи,  вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

1.3. Загальні засади документування управлінської інформації в установі, особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Інструкцією з діловодства на підприємстві.

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 Інструкції.

1.4. До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, вимагати відтворення візуального підпису незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

1.5. Проходження в діловодстві підприємства одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.

1.6. В Інструкції  терміни вживаються у такому значенні:

1) електронний аудіовізуальний документ – електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено кваліфікований електронний підпис;

2) бланк електронного документа (бланк) – уніфікована форма електронного документа підприємства з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) візуалізація – процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною людиною;

4) витяг – засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

5) візування проєкту електронного документа (візування) – накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа;

6) електронний документообіг підприємства  – обіг (проходження) службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архіву підприємства;

7) електронна копія електронного документа – візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

8) електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) – візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою підприємства ;

9) електронний внутрішній опис документів справи – окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх реєстраційних індексів, дат, кількості сторінок та найменування файлів відповідних електронних документів;

10) електронний журнал – окремий реєстр системи електронного документообігу підприємства , що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак;

11) електронна резолюція – реквізит, який створений у системі електронного документообігу підприємства  та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається Інструкцією з діловодства підприємства;

12) електронна справа – сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи;

13) електронний довідник – електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;

14) електронне повідомлення – автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/ отримання/ відмову в реєстрації/ реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

15) індикатори стану виконання документів – визначені критерії етапів проходження документів на підприємстві з метою їх моніторингу;

16) контроль – комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

17) система моніторингу – комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) на підприємстві;

18) опис справ в електронній формі – довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

19) паперова копія оригіналу електронного документа – візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Інструкцією;

20) підписання проєкту електронного документа (підписання) – накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, кваліфікованого електронного підпису (підписів) на проєкт електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

21) узгоджуючий – посадова особа, що здійснює візування (погодження) проєкту документа;

22) правовий статус – набрання електронними даними юридичної сили;

23) примірник електронного документа – файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

24) проєкт електронного документа – документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

25) редакційна правка – будь-яке редагування проєкту електронного документа, виконуване виконавцем, погоджувачем або підписувачем;

26) реєстратор – працівник служби діловодства підприємства або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі;

27) реєстраційно-моніторингова картка – картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення документа незалежно від форми його створення;

28) реквізит електронного документа – інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

29) система електронного документообігу – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві підприємства ;

30) служба діловодства – структурний підрозділ або відповідальна особа підприємства , що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного підрозділу підприємства , або відповідальна особа підприємства , на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;

31) служба контролю – підрозділ або посадова особа, відповідальні за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

32) уповноважена особа – особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

33) формування електронних справ – групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ підприємства .

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”, “Про Національний архівний фонд та архівні підприємства ”.

1.7. Організація електронного документообігу на підприємстві покладається на її службу діловодства, яка забезпечує:

- розроблення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;

- розроблення номенклатури справ підприємства ;

- реєстрацію та облік документів;

- надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в структурних підрозділах підприємства;

- організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архівного підрозділу підприємства;

- впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами підприємства вимог інструкцій з діловодства та національних стандартів;

- проведення регулярних перевірок стану діловодства на підприємстві, а також в установах, що належать до сфери її управління;

-використання системи електронного документообігу;

- дотримання вимог до підготовки електронних та паперових документів та організації роботи з ними;

- організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду підприємства  в електронній формі та користування ним;

- інформаційну взаємодію з підприємствами через систему електронного документообігу (далі – СЕДО);

- перевірку правильності відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ підприємства , та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;

- ініціювання та проведення в установі підвищення кваліфікації працівників підприємства  з питань діловодства.

1.8. Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства підприємства, якою  регламентується питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.

1.9. Діловодство підприємства , організація обміну електронними документами з іншими підприємствами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу підприємства , інтегрованої до системи взаємодії.

1.10. Система електронного документообігу підприємства  повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам  нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

1.11. Технічне супроводження системи електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів, а також формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на відділ інформаційно - програмного забезпечення (далі – відділ ІПЗ).

 

2. Організація електронного документообіг

Організація документообігу підприємства  здійснюється за допомогою системи електронного документообігу «______________».

Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій документів та взаємозв’язок із системами електронного документообігу інших підприємств.

2.1. Облік обсягу електронного документообігу.

2.1.1. Облік обсягу електронного документообігу здійснюється в автоматизованому режимі системою електронного документообігу підприємства.

2.1.2. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній формі (додаток 1). 

2.2 Реєстрація документів.

2.2.1. Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені на підприємстві, реєструються в системі електронного документообігу.

2.2.2. Для забезпечення реєстрації документів в електронній та паперовій формах (далі – документи) в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

2.2.3. Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється системою електронного документообігу в електронній формі.

2.2.4. До обов’язкових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, належать: вид документа, індекс та заголовок електронної справи, кореспондент (підприємство-відправник), підписувач документа та кваліфікований електронний підпис підписувача або кваліфікована електронна печатка підприємства-відправника, адресат (перелік підприємств, яким адресовано документ), вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути підприємства), короткий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа на підприємстві із зазначенням його індексу, прізвища, імені, по батькові, номера телефону та електронної пошти його керівника, електронні резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його прізвища, імені, по батькові, номера телефону та електронної пошти, строк та позначка про виконання електронного документа, кількість сторінок супровідного листа та кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.

2.2.5. До додаткових реквізитів, що вносяться до реєстраційно-моніторингової картки, належать: внутрішнє переадресування електронного документа між структурними підрозділами підприємства, наявність і перелік додатків, проміжні строки виконання, інформація про зміну та перенесення строків виконання, припинення моніторингу електронного документа, електронні повідомлення системи електронного документообігу, код документа згідно з тематичним класифікатором підприємства , строк передавання до архівного підрозділу підприємства , позначка про належність документа до документів термінового розгляду, строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ).

2.2.6. Допускається введення підприємством інших реквізитів електронного документа, які не звужують та не змінюють застосування обов’язкових та додаткових його реквізитів.

2.2.7. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції підприємства здійснюється службою діловодства підприємства  централізовано в єдиній системі.

Порядок реєстрації окремих видів документів визначається Інструкцією з діловодства підприємства .

2.2.8. У системі електронного документообігу формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи підприємства і їх місцезнаходження.

2.2.9. Порядок внесення реквізитів до реєстраційно-моніторингової картки та їх розміщення визначається Інструкцією.

2.3. Реєстрація вхідних документів.

2.3.1. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється реєстратором лише після проведення попереднього розгляду документа.

2.3.2. Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа у системі електронного документообігу.

2.3.3. На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом проставляння на ньому штампу з реєстраційним індексом або шляхом друку наноситься його штрих-код або QR-код, присвоєний системою електронного документообігу, та створюється фотокопія, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки.

2.3.4. Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії реєстратором передається безпосередньо в структурний підрозділ підприємства, визначений в установленому порядку відповідальним за виконання цього документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

2.4. Перевірка кваліфікованого електронного підпису.

2.4.1. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749.

2.4.2. На підприємстві організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів або застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

2.4.3. Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

2.5. Реєстрація вихідних документів.

2.5.1. Реєстрація вихідних електронних документів здійснюється службою діловодства згідно Інструкції.

2.5.2. Надсилання документів, незалежно від форми їх створення, здійснюється через систему електронного документообігу.

У разі створення документа у паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему електронного документообігу, крім випадку надсилання документів установі чи особі.

2.5.3. Якщо адресат не є користувачем системи електронного документообігу, реєстратор підприємства створює паперову копію електронного документа та надсилає за належністю згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

2.5.4. У разі надсилання фотокопії документа через систему електронного документообігу оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання) залишається у службі діловодства для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.

2.5.5. Перевірку внесених у реєстраційно-моніторингову картку обов’язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі. 

2.6. Кваліфікована електронна печатка.

2.6.1. Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою, визначається Інструкцією з діловодства на підставі актів законодавства.

2.6.2. Наказом (розпорядженням) керівника підприємства визначаються порядок використання кваліфікованої електронної печатки та уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування.

Кількість кваліфікованих електронних печаток, що використовуються підприємством, не обмежується.

Підприємствам надається право засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.

2.7. Організація передавання документів та визначення їх виконавців.

2.7.1. Зареєстрований документ за фактом внесення реєстратором в реєстраційно-моніторингову картку відповідального за розгляд документа: директора (далі – керівник підприємства ), секретаря ради (далі – секретар ради), заступників (далі – заступники керівника підприємства ), який розглядає документ в установі першим (далі – первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через систему електронного документообігу.

Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам (секретарю, заступникам керівника підприємства або керівникам структурних підрозділів), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.

2.8. Електронна резолюція.

2.8.1. Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, в якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа на підприємстві, та у разі необхідності співвиконавців і строк його виконання.

В електронній резолюції обов’язково зазначаються всі виконавчі органи міської ради, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проєкту відповіді.

2.8.2. Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, електронний цифровий підпис посадової особи.

В електронній резолюції до електронного документа, що не має строку виконання, зазначення строку виконання не вимагається.

Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами за необхідності.

Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) електронні резолюції не допускаються.

2.8.3. Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов’язані із нею.

2.8.4. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).

2.8.5. Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через систему електронного документообігу на підставі накладених на них електронних резолюцій.

Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів підприємства або структурних підрозділів , надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

2.8.6. Керівники структурних підрозділів підприємства опрацьовують електронні документи, отримані внаслідок їх передавання через систему електронного документообігу за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.

У разі необхідності керівник структурного підрозділу підприємства має право делегувати своєму заступнику розгляд частини електронних документів, які надходять на опрацювання на підприємство  або структурного підрозділу.

2.8.7. Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

2.8.8. Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

2.8.9. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проєкту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести в реєстраційно-моніторингову картку інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його «до справи».

Якщо електронний документ розіслано працівникам підприємства  для ознайомлення через систему електронного документообігу підприємства , працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис – підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. У такому випадку в системі електронного документообігу підприємства  автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб підприємства , яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: прізвище та власне ім’я, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (кваліфікована електронна позначка часу).

 

3. Документування управлінської інформації в електронній формі

3.1.Загальні вимоги до створення документів.

 

Бланки документів

3.1.1. Організаційно-розпорядчі документи підприємства  оформлюються на бланках, що застосовуються в електронній формі згідно з вимогами цієї Інструкції та затверджені Інструкцією з діловодства.

3.1.2. Для підготовки документів в електронній формі в системі електронного документообігу підприємства  використовуються види бланків документів, у тому числі спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами.

3.1.3. Документ друкується разом із бланком без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

3.1.4. Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.

 

Дата підписання, засвідчення та реєстрації

3.1.5. Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом.

3.1.6. Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою.

3.1.7. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу підприємства у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.

3.1.8. Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).

 

Оформлення додатків

3.1.9. На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 1 розділу Гриф затвердження документа. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається» або «(додається)».

3.1.10. На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

 

Додаток 5 до Правил розміщення реклами

 

Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

 

Додаток до наказу від 20 квітня 2023 року № 295

 

 

Реєстраційний індекс документів

3.1.11. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.

3.1.12. Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається згідно з формою  бланка.

3.1.13. Під час візуалізації документа система електронного документообігу підприємства відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих-коду або QR-коду (для державної реєстрації актів лише QR-код), який обов’язково містить:

- дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;

- реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з кваліфікованої електронної позначки часу (лише для QR-коду);

- дані про погодження (лише для актів).

3.1.14. Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів – лише QR-код.

 

Гриф затвердження документа

3.1.15. У разі коли електронний документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його затвердження і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ керівника від 15 квітня 2023 року № 49/25

 

Якщо документ затверджується конкретною особою, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ дата

 

Гриф затвердження візуалізується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

 

Дані про виконання документів

3.1.16. Відмітка про закінчення виконання документа вноситься до реєстраційно-моніторингової картки та містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова “До справи”, номер справи, а також короткі відомості про його виконання.

Особливості оформлення деяких видів документів

3.1.17. Протоколи складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства.

3.1.18.  Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою підприємства.

3.1.19. Для реєстрації відряджень ведеться окремий електронний журнал, під час внесення запису про відрядження до якого система електронного документообігу підприємства  здійснює автоматичне делегування повноважень в системі від однієї посадової особи до іншої на час такого відрядження.

 

Підготовка проєктів електронних документів

3.1.20. За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

3.1.21. Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

- проєкт електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу підприємства ;

- у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються - до проєкту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені у систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);

- внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

- внесення до реєстраційно-моніторингової картки в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

зазначення обов’язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на  інформацію, остаточне виконання);

- формулювання проєкту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців;

- формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.

3.1.22. Ім’я файла вихідного проєкту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:

 

Лист ... Службова записка ... Наказ про … Зміни до наказу від … №

 

Візування та погодження проєктів електронних документів

3.1.23. Погодження проєкту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, згідно з Інструкцією з діловодства, що забезпечується системою електронного документообігу підприємства на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

3.1.24. Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.

3.1.25. Погодження та підписання проєкту електронного документа здійснюється у такому порядку:

- проєкт електронного документа спочатку візується його автором, керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та/або керівником підпорядкованого структурного підрозділу, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці;

- проєкт електронного документа візується секретарем ради, заступником керівника підприємства, керуючим справами, який координує роботу підприємства, відповідального за підготовку проєкту електронного документа

- проєкт електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно-моніторинговій картці, при цьому візування проєкту електронного документа не затверджує зазначений документ;

- проєкт підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.

3.1.24. Не погоджений у відповідному порядку проєкт електронного документа не передається на підписання (затвердження).

3.1.25. Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через систему електронного документообігу підприємства проєкту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.

3.1.26. Свою позицію щодо опрацьованого проєкту електронного документа уповноважена особа заінтересованого структурного підрозділу доводить до відома відповідального структурного підрозділу через систему електронного документообігу підприємства. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проєкту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

У разі внесення редакційних правок до проєкту електронного документа система електронного документообігу підприємства :

- зберігає поточну версію проєкту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами (що підтверджуються) в архіві версій проєкту електронного документа;

- створює нову версію проєкту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів), яка стає поточною версією проєкту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Усі версії проєкту зберігаються в архіві версій в реєстраційно-моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки, блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.

3.1.27. Погодження проєкту електронного документа (за виключенням наказів керівника підприємства ) здійснюється в такому порядку:

- проєкт електронного документа візується його автором, після чого система електронного документообігу підприємсва автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівнику структурного підрозділу та/або керівнику підпорядкованого структурного підрозділу, секретарю, заступнику директора підприємства зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці;

- погоджувач, зазначений у реєстраційно-моніторинговій картці, протягом визначеного автором документа строку, залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проєктом електронного документа та у разі наявності зауважень вносить їх до проєкту електронного документа;

Погоджувач є відповідальним за відповідне погодження.

3.1.28. У разі погодження проєкту електронного документа уповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці, візує проєкт електронного документа.

3.1.29. Після візування всіма зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці погоджувачами система електронного документообігу підприємства автоматично надсилає проєкт електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.

Юридична експертиза

3.1.30. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням системи електронного документообігу підприємтсва.

3.1.31. За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби готує висновок в електронній формі.

3.1.32. Висновок вноситься до системи електронного документообігу підприємства як внутрішній документ, логічно пов’язаний із проєктом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.

3.1.33. У разі відсутності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби візує проєкт електронного документа в системі електронного документообігу підприємства.

 

Підписання проєктів електронних документів

3.1.34. Посадові особи є підписувачами проєктів електронних документів в межах своїх повноважень.

3.1.35. Підписувачем проєктів електронних документів є директор підприємства або особа, що виконує його обов’язки.

Підписувачем проєктів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу підприємства згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов’язки.

3.1.36. Не допускається підписання на підприємстві проєктів електронних документів, оминаючи підприємство, до сфери управління якої вона належать.

3.1.37. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища, наприклад:

 

Директор

Власне    ім’я     ПРІЗВИЩЕ

 

3.1.38.  Проєкти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проєкту електронного документа відповідальні кілька осіб – двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб – підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Директор	Власне ім’я    ПРІЗВИЩЕ
Головний бухгалтер	Власне ім’я    ПРІЗВИЩЕ

 або

Голова комісії	Власне ім’я    ПРІЗВИЩЕ
Секретар комісії	Власне ім’я    ПРІЗВИЩЕ

 

3.1.39. У разі підписання проєкту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні. 

3.1.40. У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проєкті електронного документа, автором проєкту створюється новий примірник проєкту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, що виконує її обов’язки.

 

4. Систематизація та зберігання документів у діловодстві 

 

4.1 Складення номенклатури справ.

4.1.1. Номенклатура справ призначена для встановлення на підприємстві єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується на підприємстві, зокрема справи постійних та тимчасово діючих комісій.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проєкту документа автором згідно із затвердженим Мін’юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності підприємства із зазначенням строків зберігання документів.

4.1.2. На підприємстві складаються та ведуться номенклатури справ підприємства (їх структурних підрозділів за наявності) і зведена номенклатура справ підприємства.

Виконавчі органи міської ради зі статусом юридичної особи складають власні номенклатури справ.

4.1.3. Номенклатура справ підприємства створюється в електронній формі  посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, не пізніше ______________ поточного року та погоджується із службою діловодства підприємства. Візуалізація номенклатури справ підприємства здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією з діловодства.

4.1.4. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним підрозділом підприємства.

4.1.5. Зведена номенклатура справ підприємства формується системою електронного документообігу підприємства в автоматизованому режимі  на основі номенклатур справ підприємства в електронній формі.

4.1.6. На підставі зведеної номенклатури справ підприємства в електронній формі система електронного документообігу підприємства автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства.

4.1.7. Зведена номенклатура справ зберігається та використовується системою електронного документообігу підприємства для автоматизації процесів формування документів у справи на підприємстві.

4.1.8. Зведена номенклатура справ підприємства наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

4.1.9. В системі електронного документообігу підприємства номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці.

4.1.10. Наприкінці року до номенклатури справ підприємства та зведеної номенклатури справ підприємства складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з Інструкцією з діловодства.

4.2. Формування електронних справ.

4.2.1. Групування виконаних документів в електронні справи здійснюється централізовано в системі електронного документообігу підприємства відповідно до номенклатури справ.

4.2.2. Формування електронних справ здійснюється у системі електронного документообігу підприємства в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.

4.2.3. Електронні документи, що віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них в системі електронного документообігу підприємства.

4.2.4. Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:

- групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, крім перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

- документ-відповідь групується за ініціативним (вхідним) документом;

включати в електронні справи лише оригінали електронних документів чи їх примірники або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів;

- обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

- обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється паперова копія цього вхідного документа, яка зберігається у структурному підрозділі та формується у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ.

4.2.5. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ на підприємстві та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівним підрозділом підприємства.

4.3 Зберігання електронних документів в установі.

4.3.1. На підприємстві здійснюється централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігаються в місцях їх створення.

4.3.2. Документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються в системі електронного документообігу підприємства, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

4.3.3. За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, що зберігаються в системі електронного документообігу підприємства, відповідає підрозділ підприємства, на який покладено обов’язки щодо технічного супроводження системи електронного документообігу підприємства.

4.3.4. Працівники підприємства мають доступ до електронних справ через систему електронного документообігу підприємства за дозволом керівника служби діловодства.

4.3.5. Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим підприємства здійснюється з дозволу керівника підприємства або особи, що виконує його обов’язки, шляхом створення примірників або копій цих документів (електронних справ).

 

5. Порядок підготовки електронних справ до передавання для архівного зберігання 

 

5.1. Експертиза цінності документів.

5.1.1. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що і документів у паперовій формі.

5.1.2. Експертиза цінності документів проводиться в електронній формі, крім документів, визначених абзацами другим – четвертим пункту 2 цієї Інструкції.

5.1.3. Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу підприємства, блокування права інших працівників підприємства на редагування реєстраційно-моніторингової картки документів, які передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів і електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

5.1.4. За результатами експертизи цінності електронних документів на підприємстві та її структруних підрозділах, відповідальною за діловодство, до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються: описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та у разі прийняття відповідного рішення керівником підприємства в електронній формах.

Описи електронних справ підприємства і пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються укладачем опису, керівником служби діловодства підприємства та підписуються директором підприємства.

5.1.5. На підставі електронних описів електронних справ підприємства та пропозицій до акта про вилучення для знищення документів архівним підрозділом підприємства  в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу підприємства документів виконавчих органів міської ради складаються електронні описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) строків зберігання  та акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

5.1.6. На підставі складених в електронній формі описів справ та акта про вилучення для знищення документів підприємства  система електронного документообігу підприємства автоматично здійснює їх візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка у разі необхідності може бути роздрукована.

Процедура знищення електронних документів здійснюється лише у разі прийняття керівником підприємства відповідного рішення та визначається Інструкцією з діловодства підприємства .

Акт про вилучення для знищення документів підприємства , що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.

Номер та дата акта про вилучення для знищення документів підприємства  присвоюються системою електронного документообігу підприємства  після його затвердження в електронній формі.

5.1.7. У разі коли для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, відповідальною особою виготовляється паперова копія такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що підписувала даний електронний документ, яка засвідчується печаткою підприємства .

5.1.8. Методична допомога у складенні описів електронних справ надається архівним підрозділом підприємства.

5.2. Оформлення електронних справ.

5.2.1. За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з Інструкцією з діловодства підприємства .

Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання створюють відповідальні працівники підприємства (структурного підрозділу), які формували відповідні електронні справи. У разі реорганізації чи ліквідації підприємства (структурного підрозділу) зазначені примірники створюють відповідальні особи їх правонаступників.

У разі ліквідації підприємства (структурного підрозділу) без визначення правонаступника експертиза цінності та створення зазначених примірників здійснюється у процесі ліквідації виконавчого органу міської ради (структурного підрозділу) під час підготовки справ підрозділу для передавання до архівного підрозділу підприємства . У такому випадку документи тимчасового зберігання знищуються достроково, одразу після експертизи цінності.

5.2.2. Підготовка до передавання в архівний підрозділ підприємства  паперових примірників електронних справ виконавчими органами міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

5.2.3. Для підготовки електронної справи для передавання до архівного підрозділу підприємства  в автоматизованому режимі оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:

- найменування підприємства (структурного підрозділу);

- індекс електронної справи;

- номер тому електронної справи;

- заголовок електронної справи (тому, частини);

- кількість електронних документів;

- період формування справи;

- строк зберігання справи;

- електронний опис документів справи (внутрішній);

- відмітку про приймання-передавання електронної справи до архіву підприємства .

5.2.4. Створення обкладинки справи завершується візуванням діловодом виконавчого органу міської ради та підписанням керівником архівного підрозділу підприємства .

5.2.5. Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначається Інструкцією з діловодства з урахуванням архівних правил.

5.3. Передавання електронних справ до архівного підрозділу підприємства.

5.3.1. Передавання електронних справ до архівного підрозділу підприємства  полягає у наданні доступу працівникам архівного підрозділу підприємства  та обмеження доступу (лише правом перегляду) до електронних справ іншим працівникам підприємства .

5.3.2. Передавання електронних справ до архівного підрозділу підприємства  здійснюється за графіком, погодженим з керівниками підрозділів і затвердженим керуючим справами, але не раніше двох років з дати завершення електронних справ в діловодстві.

Надання доступу працівникам архівного підрозділу підприємства  здійснюється згідно із зазначеним графіком в автоматизованому режимі службою інформаційних технологій.

5.3.3. Електронні справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються до архівного підрозділу підприємства  за електронними описами в електронній формі.

5.3.4. Під час приймання електронних справ архівним підрозділом підприємства  проводиться перевірка електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, кваліфікованих електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка здійснюється в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи. Після внесення працівником архівного підрозділу підприємства  до реєстраційно-моніторингової картки електронної справи відмітки про прийняття електронної справи до архівного підрозділу підприємства  системою електронного документообігу підприємства  автоматично обмежується іншим працівникам підприємства  право доступу до цих електронних справ.

Якщо під час приймання-передавання електронних справ архівний підрозділ підприємства  виявив недоліки, працівник структурного підрозділу повинен вжити заходів для усунення таких недоліків

 

 

Назва посади особи,

 

Візи, відмітки про ознайомлення з інструкцією на аркуші ознайомлення

 

 

 

Додаток 1 до Інструкції

 

ПІДСУМКОВІ ДАНІ

обліку обсягу документообігу

за період з __.__.____ р. по __.__.____ р.

 

Документи	Кількість документів
	усього	з них
		в електронній формі		у паперовій формі
				документів	сторінок
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Усього
Керівник служби діловодства			Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата генерації: __.__.____ р.