Звільнення працівників: ТОП-5 (не)стандартних ситуацій

Ситуація 1. В день звільнення працівник не з’явився на роботу за документами

Працівник написав заяву про звільнення за власним бажанням за 2 тижні до дати звільнення. Пройшло 2 тижні, підприємство підготувало всі необхідні документи, але у день звільнення працівник не прийшов на роботу, а тому не ознайомився з наказом про звільнення, та не отримав трудову книжку, копію наказу про звільнення, та з ним не здійснено повний розрахунок, як це передбачено трудовим законодавством

У день звільнення роботодавець зобов’язаний здійснити з працівником повний розрахунок, а також видати йому (ст. 47, 116 КЗпП):

1. копію наказу (розпорядження) про звільнення;
2. письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні;
3. трудову книжку (якщо вона зберігалась у роботодавця). 

Невиконання цих вимог може стати підставою для подання працівником судового позову до роботодавця на підставі ст. 235 КЗпП про стягнення середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу. Щоб цього не сталося, роботодавцю слід діяти відповідно до наступних рекомендацій.

Наші рекомендації:

Якщо в день звільнення працівник не з’явився на роботі та не отримав необхідні документи, радимо діяти наступним чином: надіслати на поштову адресу працівника рекомендований лист з описом вкладення та повідомленням про вручення, складений у довільній формі, у якому вказати на необхідність отримання трудової книжки, повного розрахунку (якщо належні суми не було перераховано на банківську картку працівника), а також ознайомлення з наказом про звільнення.

Такий алгоритм дій відносно трудових книжок передбачений п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту 29.07.1993 №58 (далі - Інструкція № 58). Додайте до цього листа копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані при звільненні суми.

Чи можна відправити трудову книжку працівника поштою?

Ні, без згоди працівника цього робити не можна

Відповідно до п. 4.2 Інструкції № 58 пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Якщо ж працівник не написав письмової заяви про направлення трудової книжки поштою, та не з’явився для її отримання, то відповідно до п. 6.2 Інструкції № 58 трудову книжку слід зберігати протягом 2 років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок.

Після цього строку незатребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Ситуація 2. У працівника, що звільняється, є борг перед роботодавцем

Працівник вирішив звільнитися за власним бажанням, але у нього є непогашений борг перед підприємством у зв’язку з заподіянням підприємству матеріальної шкоди. Факт заподіяння шкоди задокументовано відповідно до вимог трудового законодавства, працівник не заперечує щодо наявності боргу. Директор не хоче звільняти працівника, поки той повністю не розрахується з підприємством. Як діяти у такій ситуації, чи можна відмовити працівнику у звільненні на підставі наявності боргу, або стягнути весь борг з сум, що належать працівнику при звільненні?

У цій ситуації роботодавець не має право затримувати працівника на роботі більш ніж 2 тижні, незважаючи на наявність боргу

Наявність боргу працівника ніяк не впливає на його право звільнитися за власним бажанням на підставі ст. 38 КЗпП. Якщо працівник попередив роботодавця за 2 тижні до дати звільнення, після спливу цього строку він має право не виходити на роботу. 

Затримка звільнення з боку роботодавця може стати підставою для стягнення з нього середнього заробітку за весь час затримки видачі трудової книжки, копії наказу про звільнення, та виплати суми, що належить до виплати при звільненні на підставі ст. 235 КЗпП. Отже, затримувати звільнення працівника не варто.

Що стосується стягнення суми боргу з належних працівнику сум при звільненні, слід дотримуватись правил, встановлених ст. 128 КЗпП: при кожній виплаті зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством – 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.

Тому, якщо суми, що належить до виплати працівникові, недостатньо, з урахуванням встановленого обмеження відрахувань, то роботодавцю доведеться, або домовлятися з працівником про строки погашення боргу після звільнення, або звертатися до суду за стягненням боргу.

Наші рекомендації:

Якщо працівник згоден у добровільному порядку погасити суму боргу, домовтеся про строки такого погашення, затвердіть графік, та закріпіть цю домовленість письмовим документом (наприклад, заявою працівника та наказом).

Якщо працівник відмовляється від погашення боргу, звертайтесь з позовом про його стягнення до суду. Нагадаємо, що строк для звернення роботодавця до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству – один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП).

Ситуація 3. Працівник не виходить на роботу та з ним немає зв’язку

Працівник не з’явився на роботі з нез’ясованих причин, та відсутній вже досить тривалий час, на дзвінки не відповідає. Чи можна такого працівника звільнити за прогул і якщо так, як це правильно оформити?

Для того, щоб звільнити працівника за прогул, роботодавець повинен переконатися, що у працівника немає поважних причин для відсутності на роботі

Підстава для звільнення працівника за прогул передбачена п. 4 ст. 40 КЗпП. Відповідно до цієї норми прогулом вважається відсутність працівника на роботі без поважних причин (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня).

Отже, роботодавцю необхідно перевірити, чи є (або ні) поважні причини у працівника на відсутність. Тому, сам по собі факт відсутності працівника не дає права на звільнення за прогул.

Як пояснює Держпраці, звільнення за прогул є одним із видів дисциплінарного стягнення, а отже, перед тим як накладати таке стягнення, роботодавець повинен отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП).

Одразу після появи працівника на роботі, роботодавець має запропонувати працівникові надати письмові пояснення щодо відсутності на робочому місці. У разі відмови працівника від надання письмових пояснень щодо причин прогулу, необхідно скласти відповідний акт.

Крім того, в іншому роз’ясненні Держпраці відмічено: якщо працівник залишив робоче місце і не виконує свої трудові обов’язки у зв’язку із воєнними діями, то такий факт не може розглядатися як прогул без поважної причини.

Ситуація ускладнюється, якщо з працівником, який не виходить на роботу, немає зв’язку. Але вихід з цієї ситуації є. Якщо працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль, та від нього немає інформації про причини такої відсутності протягом цього періоду, роботодавець має право звільнити працівника на підставі п. 8³ ст. 36 КЗпП. 

Наші рекомендації:

Перед тим, як звільняти працівника за прогул, переконайтеся, що в нього не було поважних причин для відсутності: отримайте від працівника письмові пояснення.

Якщо зв’язку з працівником немає, та з дати зникнення пройшло понад 4 місяці, ви маєте право звільнити такого працівника не підставі п. 8³ ст. 36 КЗпП. Але факт відсутності зв’язку з працівником слід належним чином задокументувати.

Ситуація 4. Звільняється працівник, який використав щорічну відпустку наперед

Працівник взяв щорічну відпустку наперед – до закінчення робочого року, за який було надано відпустку. Відразу після відпустки працівник вирішив звільнитися за власним бажанням. Чи має право роботодавець утримати із зарплати працівника суму за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року?

Так, роботодавець має право на таке утримання, але не у всіх випадках 

Правила та обмеження утримання відпусткових за невідпрацьований час встановлені ст. 22 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі - Закон про відпустки).

У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Але, таке відрахування не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з:

1. призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;
2. переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
3. відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;
4. змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
5. виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
6. нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
7. поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
8. направленням на навчання;
9. виходом на пенсію;
10. смертю працівника.

У нашому випадку працівник звільняється за власним бажанням, тому обмеження на утримання отриманих наперед відпускних немає (за умови, що таке звільнення не пов’язано з виходом на пенсію).

Наші рекомендації:

Перед тим, як утримувати суму за дні відпустки, що були надані працівнику в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, переконайтеся, що підстава для звільнення не впливає на право здійснити це утримання відповідно до ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки. 

Ситуація 5. За якою підставою звільнити директора?

Власники ТОВ вирішили звільнити директора, винесли відповідне рішення на загальних зборах та зафіксували його у протоколі. Відповідно до якої статті КЗпП слід оформлювати звільнення у цій ситуації, та які нюанси звільнення керівника підприємства слід урахувати?

Директор ТОВ такий же працівник (хоча й з особливим статусом), як і інші працівники підприємства. Тому, звільняти його потрібно відповідно до вимог КЗпП

Тобто, в рішенні учасників ТОВ повинна бути вказана конкретна підстава для звільнення, передбачена КЗпП. Отже, якщо така підстава в протоколі загальних зборів ТОВ не зазначена, то слід уточнити рішення (провести нові збори, та зазначити підставу у протоколі).

Які ж підстави можна застосувати у цьому випадку? Якщо нема конкретних обставин для звільнення директора, наприклад, власне бажання (ст. 38 КЗпП), або угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП), то власники ТОВ мають право звільнити директора на підставі п. 5 ст. 41 КЗпП – припинення повноважень посадових осіб.

Директор ТОВ є посадовою особою, крім того, з точки зору Закону України від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» (далі - Закон № 2275) він є його виконавчим органом (ст. 39 Закону № 2275). Право на призначення та звільнення директора належить до компетенції загальних зборів учасників ТОВ (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону № 2275). 

Але, виносячи рішення про звільнення директора, учасники ТОВ повинні пам’ятати, що повноваження одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу можуть бути припинені лише шляхом обрання нового одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу або тимчасових виконувачів їхніх обов’язків.

Тобто, звільняючи директора, загальні збори ТОВ також повинні винести рішення про призначення нового директора (або особи, яка буде тимчасово виконувати ці обов’язки). 

Наші рекомендації:

При винесенні рішення власниками підприємства про звільнення директора, слід визначити підставу для звільнення, передбачену трудовим законодавством. 

Звільняючи директора, слід пам’ятати про необхідність:

1. внесення змін в Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань відносно керівника підприємства відповідно до Закону України від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань»;
2. оформлення електронного підпису на нового директора (або особу, яка буде тимчасово виконувати його обов’язки). 

Висновки

1. При оформленні звільнення працівників, слід детально аналізувати кожну конкретну ситуацію: які є ризики та переваги для звільнення за тією, чи іншою підставою.
2. У разі відсутності працівника можуть розглядатися такі підстави для звільнення, як прогул або відсутність працівника та інформації про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль. 
3. При звільненні допустимо утримати із працівника відпускні за наперед надані дні щорічної відпустки, але є й винятки, які зафіксовані у ст. 22 Закону про відпустки.
4. При звільненні з працівником проводиться остаточний розрахунок, видається копія наказу про звільнення, повідомлення про нараховані та виплачені суми, а також трудова книжка із записом про звільнення (якщо паперова трудова книжка ще зберігається на підприємстві). 

Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland