Штатний розпис та структура підприємства з 28.08.2025: (не)обов’язкові, але чи такі вже не потрібні

1. Чим важливий ГКУ для роботодавців?
2. Чи обов’язково мати штатний розпис до та після скасування ГКУ?
3. Чи потрібно мати штатний розпис?
4. Що про наявність штатного розпису кажуть у Мінекономіки та Держпраці
5. Чи обов’язково підприємству мати організаційну структуру?
6. Висновок

Закон України від 09.01.2025 № 4196-IX «Про особливості регулювання підприємницької діяльності окремих видів юридичних осіб та їх об’єднань у перехідний період» (далі – Закон №4196) набуває чинності з 28.08.2025. За його п. 3 ст. 17 Господарський кодекс України (далі – ГКУ) втратить чинність, з дня введення в дію цього Закону.

Увага! ГКУ втрачає чинність з 28 серпня 2025!

Чим важливий ГКУ для роботодавців?

Саме в ньому зазначено про необхідність штатного розпису. Так, ст. 64 ГКУ передбачає: підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Водночас ані в Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП), ані в Законі України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) чи інших законах, згадки про штатний розпис немає. Хоча в численних роз’ясненнях йдеться про наявність цього документу на підприємстві (див. листи Мінсоцполітики від 25.04.2013 №336/13/155-13, від 22.03.2012 № 42/06/186-12, вiд 28.12.2016 №1812/0/101-16/284, від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08).

Чи обов’язково мати штатний розпис до та після скасування ГКУ?

До 28.08.2025 р. Тут безперечно – штатний розпис має бути. Адже ГКУ, яким власне і передбачено наявність штатного розпису ще чинний. Штатні розписи на 2025 рік також затверджені, а отже, продовжують діяти.

Після 28.08.2025 р. Оскільки з цієї дати норми щодо штатного розпису не буде, власне як і самого ГКУ (хоча не виключено що законодавці встигнуть внести відповідну вимогу ще деінде), то підприємства самостійно вирішуватимуть, чи потрібно їм затверджувати організаційну структуру та використовувати такий документ, як штатний розпис у своїй діяльності.

Звісно було б непогано мати офіційні роз’яснення Мінекономіки стосовно подальшої долі таких документів як штатний розпис та організаційна структура. Та поки таких роз’яснень немає, спробуємо розібратися із цим питанням самостійно. Але розглянемо питання щодо штатного розпису в розрізі бюджетних установ та комерційних підприємств.

Хочете бути професіоналом кадрової справи? Саме для вас наш профі-курс «Професія. Кадровик ПРО»

Установи бюджетного сектору. Для установ, організацій бюджетної сфери в питаннях обов’язковості штатного розпису слід керуватись не тільки ГКУ, а й іншими законодавчими та нормативно правовими актами.

Так, відповідно до абз. 2 п. 37 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 № 228 (далі – Порядок № 228), штатний розпис бюджетної установи затверджують одночасно з кошторисом. Тобто, питань стосовно обов’язковості штатного розпису в бюджетних установах не повинно виникати.

Нагадаємо:

1. штатні розписи бюджетні установи затверджують у місячний строк з початку бюджетного періоду (п. 45 Порядку № 228). І навіть незважаючи на те, що штатний розпис затверджується пізніше, він вводиться у дію з 1 січня поточного бюджетного року;
2. для затвердження штатний розпис подають у двох примірниках, один з яких повертають бюджетній установі, а другий залишають в установі, керівник якої затвердив і кошторис, і штатний розпис.

Крім того для бюджетних установ на відміну від підприємств приватного сектору затверджена форма штатного розпису. Типова форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Мінфіну України від 28.01.2002 № 57.

Отже, якщо не буде внесено змін до цих нормативно-правових документів, то і надалі бюджетні установи будуть формувати та затверджувати штатні розписи.

Підприємства приватної форми власності.

Такі підприємства самостійно вирішуватимуть, чи потрібно їм затверджувати організаційну структуру та використовувати штатний розпис у своїй діяльності.

Штрафувати за відсутність штатного розпису не повинні.

Адже наявність цього документу – тільки за бажанням роботодавців і згадки про цей документ в законодавчих актах більше не буде (звісно, якщо не приймуть інший закон або не внесуть зміни до інших).

Чи потрібно мати штатний розпис?

Вважаємо, що і надалі підприємствам варто мати такий документ.

Штатний розпис – документ, який встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Він містить назви посад, чисельність персоналу і оклади за кожною посадою, а також показник місячного фонду оплати праці, який дозволяє планувати витрати підприємства на оплату праці.

Затвердження керівником підприємства штатного розпису здійснюється виданням спеціального локального нормативного акту (наказу), який визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства (лист Мінпраці вiд 27.06.2007 № 162/06/187-07).

Отже, штатний розпис є необхідним документом при роботі із персоналом. Наприклад, на підставі штатного розпису роботодавець приймає рішення про прийняття працівника на вакантну посаду, або про переведення на іншу посаду.

Штатний розпис допомагає приймати управлінські рішення (вивести зайву посаду зі штатного розпису або навпаки – ввести необхідну, збільшити або скоротити кількість штатних одиниць за певними посадами тощо).

Крім того, згадка про штатний розпис є в розділі 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців» Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці України вiд 29.12.2004 № 336. Зокрема, згадується про те що:

1. посадові обов'язки визначаються посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі Довідника роботодавці, ураховуючи конкретні Завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації;
2. посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі;
3. в штатному розписі потрібно використовувати повні назви посад відповідно до ДКХП, включаючи кваліфікаційну категорію.

Тобто штатний розпис відіграє важливу роль при формуванні бази посадових інструкцій.

Бажаєте досконало та автоматизовано формувати штатні розписи? Дивіться наш курс «Штатний розпис в Excel»

Крім того назви посад потрібно формувати з урахуванням Класифікатора професій. І чи не єдиний документ, який буде включати правильні назви посад – це штатний розпис. При чому назви, які будуть зазначені в штатному розписі, потім роботодавець буде використовувати в наказах, в особових картках, зазначати в трудовій книжці працівників, а також відображати в графі 15 Додатку 5 до податкового розрахунку при прийнятті, переведенні, звільненні працівників.

Також в штатному розписі зазначають розміри посадових окладів за посадами. Так, відповідно до ст. 97 КЗпП конкретні розміри тарифних ставок (окладів), відрядних розцінок, посадових окладів працівникам, а також надбавок, доплат, премій і винагород встановлюються роботодавцем. І в цією роллю справляється штатний розпис. Саме зі штатного розпису видно, який розмір посадового окладу буде за конкретною посадою. І як ми вже сказали, саме він допомагає розрахувати та спланувати фонд оплати праці, обчислити суму забезпечення на оплату відпусток тощо.

Коли ще може знадобитись штатний розпис? Та навіть під час звільнення працівників за скороченням. Так, п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП визначено, що трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані за ініціативою власника або уповноваженого ним органу у разі змін в організації виробництва і праці, в т. ч. ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників. А штат працівників, кількість посад, як раз і зазначають в штатному розписі.

Як бачите, штатний розпис вирішує чимало питань.

Та звісно з огляду на скасування з 28.08.2025 ГКУ підприємства можуть розробити і інший документ, який буде вирішувати усі ці питання. Але чи варто город городити. Можна ж просто залишити звичний штатний розпис.

Що про наявність штатного розпису кажуть у Мінекономіки та Держпраці

Буквально вчора з'явилося два нових роз'яснення Мінекономіки та Держпраці стосовно необхідності штатного розпису на підприємстві:

1. лист Мінекономіки від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09;
2. лист Держпраці від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а.

Ці відомства фактично згодні в тому, що штатні розписи потрібні роботодавцям. Пропонуємо ознайомитися із цими листами нижче.

Чи обов’язково підприємству мати організаційну структуру?

Ми вже згадали, що у ст. 64 ГКУ йдеться не тільки штатний розпис, а й про організаційну структуру. Що це за документ? Чи є він обов’язковим до та після 28 серпня 2025 року? Розбираємося далі.

Як зазначає Мінсоцполітики у листі від 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284, розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура і чисельність, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327.

Структура і штатна чисельність – це організаційний документ, де наведено:

1. перелік назв і кодів структурних підрозділів підприємства;
2. перелік посад у кожному з підрозділів;
3. кількість штатних одиниць для кожної посади.

Тобто «Структура та штатна чисельність» є внутрішнім документом, на підставі якого підприємством розробляється штатний розпис.

Проте законодавством не передбачено обов’язковість такого документу, не визначено вимог щодо його складання та затвердження. Тому підприємство самостійно вирішує, чи мати такий документ як «Структура і штатна чисельність» чи ні. Якщо такий документ потрібен, то варто про нього згадати в установчих документах підприємства.

Докладно про цей документ читайте у статті «Структура і штатна чисельність підприємства».

Якщо на підприємстві структура підприємства не складна, то такий документ можна й не формувати. Якщо структура розгалужена, то варто і надалі використовувати цей документ.

Висновок

Після 28 серпня 2025 підприємство самостійно вирішуватиме питання наявності таких документів як «Структура та штатна чисельність» та «Штатний розпис». Звісно не виключено що законодавці в подальшому унормують це питання.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Структура і штатна чисельність

Штатний розпис на 2024 рік

Штатний розпис (у ФОП)

Статті на тему:

Штатний розпис: правила розробки та складання

Штатний розпис 2025: настанови для бюджетних установ

Структура і штатна чисельність підприємства

Зміна структури та штатного розпису підприємства: до яких документів працівника вносити записи

Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення