Штатний розпис 2025: настанови для бюджетних установ

Чи обов’язково бюджетній установі затверджувати штатний розпис?

Відповідно до абз. 2 п. 37 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 № 228 (далі – Порядок № 228), штатний розпис бюджетної установи затверджують одночасно з кошторисом. Тобто, питань стосовно обов’язковості штатного розпису в бюджетних установах не повинно виникати. При цьому для затвердження штатний розпис подають у двох примірниках, один з яких повертають установі, а другий залишають в установі, керівник якої затвердив кошторис (і штатний розпис разом з ним).

Коли формується штатний розпис бюджетної установи?

Відповідно до абз. 1 п. 45 Порядку № 228 штатні розписи бюджетні установи затверджують у місячний строк з початку бюджетного періоду. Незважаючи на те, що штатний розпис затверджується пізніше, він вводиться у дію з 1 січня поточного бюджетного року.

Особа, відповідальна за формування штатного розпису, законодавством не визначена. Звісно, в даному випадку повинна відбуватися комунікація кадрового та бухгалтерського відділу установи. У посадових інструкціях працівника(ів) потрібно передбачити обов’язок формування штатного розпису.

Коли та яким чином вносять зміни до штатного розпису?

Внесення змін до штатного розпису відбувається на підставі наказу довільної форми. Залежно від кількості таких змін можна:

1. внести зміни до уже затвердженого штатного розпису (якщо потрібно змінити інформацію стосовно декількох посад або ввести чи вивести посаду);
2. затвердити новий штатний розпис (якщо, зокрема, відбулося підвищення окладів ).

До речі, в нормативних документах немає вказівок стосовно термінів для внесення змін до штатного розпису чи затвердження нового штатного розпису. Тож тут дієте відповідно до вказівок розпорядника вищого рівня.

За якою формою складати штатний розпис та як заповнювати?

Форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Мінфіну України від 28.01.2002 № 57. Однак це типова форма. Тобто, за потреби можна додавати графи з необхідною інформацією. Звісно, зручніше максимально розписати всі компоненти фонду заробітної плати (доплати, надбавки, індексацію тощо). Однак, якщо штатний розпис погоджує розпорядник вищого рівня, то краще з ним узгодити остаточну форму вашого штатного розпису.

Розглянемо нюанси заповнення штатного розпису.

1. У штатному розписі не зазначається ПІБ працівників, які обіймають ту чи іншу посаду – потрібно вказувати тільки назву посади та кваліфікаційні категорії, якщо вони передбачені для посади. При цьому назва посади зазначається відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010. Якщо для посади передбачено кваліфікаційні категорії, то назву посади у штатному розписі потрібно писати із зазначенням категорії. Наприклад, якщо до штатного розпису вносимо посаду бухгалтера, то Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженим наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336, для посади «бухгалтер» передбачено кваліфікаційні категорії (І; ІІ). Отже, у штатному розписі посада зазначається разом із категорією, наприклад, «бухгалтер І категорії». Якщо потрібно ввести до штатного розпису посаду бухгалтера з іншою категорією, то формується окремий рядок.

2. У графі «Кількість штатних посад» зазначають кількість штатних одиниць за даною посадою. При цьому вакантні посади окремо не виділяють, бо вони належать до загальної кількості.

Важливо: не буває позаштатних посад. По-перше, всі посади, які є в бюджетній установі, повинні передбачатися штатним розписом. По-друге, штатні посади фінансуються з фонду оплати праці, який має визначатися в штатному розписі. Тобто, коштів на фінансування позаштатних посад просто немає.

Розраховувати потрібну установі кількість посад важливо з огляду на її основні виробничі показники та контингенти, які встановлюються для установ (кількість класів, учнів у школах, дітей у закладах дошкільної освіти тощо), а також обсяг виконуваної роботи.

Працевлаштовувати працівника потрібно на посаду, яка передбачена в штатному розписі. Якщо, наприклад, у штатному розписі наявна вакантна посада викладача І категорії, але фактично на роботу ви приймаєте викладача ІІ категорії, то це є підставою для внесення змін до штатного розпису. Хоча, звісно, мало хто так вчиняє. Здебільшого ніяких змін не вносять. У зв’язку з цим утворюється економія фонду оплати праці. Контролери переважно не звертатимуть уваги на такий момент. Однак зловживати цим не радимо: краще своєчасно внести зміни до штатного розпису.

3. У графі «Посадовий оклад» зазначайте актуальний на дату введення в дію штатного розпису посадовий оклад за конкретною посадою. Незважаючи на те, що за конкретною посадою може передбачатися декілька штатних одиниць, у графі «Посадовий оклад» зазначають оклад для однієї повної ставки.

Увага! Якщо протягом бюджетного року передбачене підвищення посадових окладів, то в поточному штатному розписі ви не можете це запланувати. Адже вищезазначений документ формується станом на початок нового бюджетного року (1 січня). Тобто, зазначаєте посадові оклади, актуальні на момент складання штатного розпису, і розраховуєте фонд оплати праці на місяць (рік). У разі підвищення окладів затвердіть новий штатний розпис, що буде введено в дію з дати їх підвищення.

4. Якщо для однакових посад передбачені різні розміри надбавок та доплат, то в штатному розписі потрібно сформувати окремі рядки для таких посад. При цьому доплати та надбавки зазначають у разі, якщо вони є постійними та передбачені колдоговором. Це саме стосується виробничих премій: вони також повинні передбачатися в штатному розписі. До речі, в штатному розписі потрібно запланувати щомісячну надбавку для педагогічних працівників закладів загальної середньої освіти, яка передбачена постановою КМУ від 08.11.2024 № 1286.

5. На початок нового бюджетного року уже відомий обсяг бюджетних асигнувань в поточному році. Тож фонд оплати праці на поточний рік повинен відповідати бюджетним асигнуванням.

Як формувати штатний розпис для працівників за ЄТС?

Бюджетні установи, які нараховують працівникам оплату праці за єдиною тарифною сіткою (ЄТС), користуються Типовим штатним розписом, затвердженим наказом Мінфіну України від 28.01.2002 № 57. Він типовий, тож його можна видозмінювати відповідно до потреб бюджетної установи. Посади, які повинні бути в бюджетній установі, обираються з Типових штатних нормативів, затверджених для відповідної установи. Наприклад для:

1. закладів загальної середньої освіти потрібно користуватися Типовими штатними нормативами закладів загальної середньої освіти, затвердженими наказом МОН від 06.12.2010 № 1205;
2. закладів дошкільної освіти – Типовими штатними нормативами дошкільних навчальних закладів, затвердженими наказом МОН від 04.11.2010 № 1055 тощо.

Правила заповнення загальних граф штатного розпису зазначені в попередньому розділі. На малюнку знайдете підказки щодо проведення розрахунків у штатному розписі.

Які особливості складання штатного розпису ОМС?

Органи місцевого самоврядування (ОМС) користуються Штатним розписом, затвердженим наказом Мінфіну України від 28.01.2002 № 57. У примітці до Штатного розпису зазначено, що ним користуються, зокрема, ОМС. Хоча не вказано, що даний штатний розпис є типовим, проте його потрібно видозмінювати відповідно до потреб ОМС. Зокрема, додати інформацію про надбавку за стаж служби в ОМС, надбавку за ранг тощо. Своєю чергою, графа «Класифікаційний код посади» не стосується ОМС, тож її можна взагалі видалити зі штатного розпису.

Відповідно до п. 5 ч. 1 ст. 26 Закону України від 21.05.1997 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні» затвердження структури виконавчих органів ради, загальної чисельності апарату ради та її виконавчих органів, витрат на їх утримання є лише компетенцією сільської, селищної, міської ради. Пропозиції щодо зазначених питань вносить голова відповідної ради, а затверджують їх на пленарних засіданнях. На основі затвердженої рішенням відповідної місцевої ради структури виконавчих органів ради, загальної чисельності працівників апарату ради та її виконавчих органів формується відповідний штатний розпис.

Увага! Хоча типових штатних нормативів для ОМС немає, але при формуванні штатного розпису потрібно передбачати посади, посадові оклади для яких містяться в додатках 48–55 постанови КМУ «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 № 268

Які особливості складання штатного розпису держорганів?

Державні органи користуються Штатним розписом, затвердженим наказом Мінфіну України від 28.01.2002 № 57. У примітці до нього зазначено, що ним користуються, зокрема, органи державного управління. І хоча не вказано, що даний штатний розпис є типовим, його знову ж таки потрібно видозмінювати відповідно до потреб держоргану. Зокрема, необхідно додати інформацію про надбавку за стаж державної служби тощо.

Увага! Графа «Класифікаційний код посади» заповнюється держорганами, які провели класифікацію посад державної служби відповідно до Методики проведення класифікації посад державної служби, затвердженої наказом НАДС від 30.09.2020 № 187-20

Висновки

1. Штатний розпис є обов’язковим документом бюджетної установи.
2. Штатний розпис вводять в дію 1 січня нового бюджетного року, але за потреби протягом року до нього можна внести зміни або затвердити в новій формі.
3. Форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Мінфіну України від 28.01.2002 № 57. Вона є типовою, і за потреби можна додавати графи з необхідною інформацією.
4. Фонд оплати праці, передбачений штатним розписом, повинен відповідати бюджетним асигнуванням, які заплановані для бюджетної установи в поточному році.

Людмила БАЛЛА, PhD in Economics

Шаблони та зразки документів:

Типовий штатний розпис

Статті на тему:

Штатний розпис: правила розробки та складання

Структура і штатна чисельність підприємства

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «ТОП 10 документів про відпустки та штатний розпис»