Скорочення персоналу на підприємстві: як правильно оформити звільнення

1. Скорочення чисельності та штату: у чому різниця
2. Порядок скорочення чисельності працівників або штату працівників
3. Висновки

Скорочення чисельності та штату: у чому різниця

Скорочення чисельності або штату працівників – одна з підстав для розірвання трудового договору, що передбачена п. 1 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

Розірвання трудового договору за зазначеною підставою відбувається в разі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, а також з інших причин, які супроводжуються змінами у складі працівників за посадами, спеціальністю, кваліфікацією, професією. Сама по собі реорганізація або зміна роботодавця не припиняє трудових договорів. Звільнення у зв’язку з такими змінами допускається лише за фактичного скорочення чисельності або штату працівників (ч. 4 ст. 36 КЗпП).

Як зазначено в листі Мінпраці від 07.04.2011 № 114/06/187-11, скорочення чисельності та скорочення штату – це два різні поняття. Чисельність працівників – це списковий склад працівників, і скорочення чисельності передбачає зменшення їх кількості.

Штат працівників – це сукупність посад, встановлених у штатному розписі підприємства. Отже, скорочення штату означає зміну штатного розпису шляхом ліквідації певних посад або зменшення кількості штатних одиниць для певних посад.

Порядок скорочення чисельності працівників або штату працівників

Процес звільнення в цих випадках складається з декількох послідовних кроків.

Нумо розглянемо кожен з них детальніше.

Крок 1. Прийняти рішення щодо проведення скорочення персоналу на підприємстві

Зазвичай таке рішення оформлюється наказом про зміни в організації виробництва і праці, в якому вказується про скорочення чисельності та штату працівників.

Рішення приймає директор. Якщо рішення приймають власники підприємства та оформляють його відповідним документом (наприклад, протоколом загальних зборів засновників), вже потім директор видає наказ.

В наказі слід зазначити причини, обґрунтування, чому відбувається скорочення персоналу. Причиною може бути реорганізація, ліквідація, зміна або оптимізація організаційної структури, зміна штатної чисельності працівників тощо.

Крок 2. Повідомити профспілку (за її наявності на підприємстві)

Якщо на підприємстві діє первинна профспілкова організація, роботодавець повинен не пізніше ніж за три місяці до запланованих звільнень надати їй інформацію про причини, кількість і категорії працівників, яких планують звільнити, та строки звільнення. Також необхідно провести консультації щодо запобігання звільненням, зменшення їх кількості або пом’якшення наслідків. Цей обов’язок діє і під час воєнного стану (ч. 3 ст. 22 Закону України від 15.09.1999 № 1045-XIV «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності»)

Зверніть увагу, що під час дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП (розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця за попередньою згодою профспілки) не застосовуються, крім випадків звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів. Цей нюанс передбачено ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Інформування профспілки та консультації з нею потрібно відрізняти від отримання попередньої згоди на звільнення конкретного працівника. Передбачений ч. 2 ст. 5 Закону № 2136 виняток стосується застосування процедури за ст. 43 КЗпП, а не скасування обов’язку інформувати профспілку.

Важливо! У разі, якщо скорочення є масовим у розумінні ст. 48 Закону України від 05.07.2012 № 5067-VI «Про зайнятість населення» (далі – Закон про зайнятість), роботодавець зобов’язаний подати до центру зайнятості Інформацію про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці за формою № 4-ПН, затвердженою наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.03.2021 № 563 (далі – Форма № 4-ПН)

При масовому вивільненні у зв’язку зі скороченням чисельності або штату інформацію за формою №4-ПН подають не пізніше ніж за два місяці до вивільнення (п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону про зайнятість). Критерії масового вивільнення визначено ст. 48 Закону про зайнятість.

Докладніше про критерії масовості, строки та заповнення звітності читайте в матеріалі «Масове вивільнення працівників: коли подавати та як заповнювати форму 4-ПН у 2026 році».

Крок 3. Визначити працівників, яких можна звільнити за скороченням

Не пізніше ніж за два місяці до майбутнього звільнення треба видати наказ про скорочення персоналу і попередити працівників (ст. 49² КЗпП).

При підготовці наказу про скорочення персоналу слід визначити категорії працівників, які мають переважне право залишитися на роботі. Згідно зі ст. 42 КЗпП, таке право надається працівникам, які мають вищу кваліфікацію і продуктивність праці. Спочатку порівнюють кваліфікацію та продуктивність праці працівників. Соціальні та інші переваги, перелічені в ч. 2 ст. 42 КЗпП, застосовують за рівних умов продуктивності праці й кваліфікації. Результати порівняння доцільно зафіксувати документально. Як враховувати тривалість роботи на підприємстві, пояснюємо в матеріалі «Скорочення працівників: чи впливає стаж роботи на переважне право залишитися».

При рівній продуктивності та кваліфікації перевагу надають працівникам таких категорій (ст. 42 КЗпП):

1. сімейним – за наявності двох і більше утриманців;
2. особам, в сім'ї яких немає інших працівників із самостійним заробітком;
3. працівникам з тривалим безперервним стажем роботи на цьому підприємстві, в установі, організації;
4. працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах без відриву від виробництва;
5. учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України, а також особам, реабілітованим відповідно до Закону України від 17.04.1991 № 962-XII «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917–1991 років» (далі – Закон № 962), з-поміж тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
6. авторам винаходів, корисних моделей, промислових зразків і раціоналізаторських пропозицій;
7. працівникам, які дістали на цьому підприємстві, в установі, організації трудове каліцтво або професійне захворювання;
8. особам з-поміж депортованих з України, протягом п'яти років з часу повернення на постійне місце проживання до України;
9. працівникам з-поміж колишніх військовослужбовців строкової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб з-поміж резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу та осіб, які проходили альтернативну (невійськову) службу, – протягом двох років з дня звільнення їх зі служби;
10. працівникам, яким залишилося менше ніж три роки до настання пенсійного віку, при досягненні якого особа має право на отримання пенсійних виплат;
11. працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше ніж рік.

Переважне право залишитися на роботі може бути надане й іншим категоріям працівників, якщо це передбачено законодавством України (ч. 3 ст. 42 КЗпП).

Які категорії працівників недопустимо звільняти при скороченні персоналу?

У КЗпП визначено категорії та статуси працівників, яких заборонено звільняти у разі скорочення штату або чисельності.

Серед них, зокрема:

1. вагітні жінки (ст. 184 КЗпП);
2. жінки, які мають дітей віком до 3 років (до 6 років – у разі, якщо дитина потребує домашнього догляду, визначеного в медичному висновку, але не більше як до досягнення дитиною 6-річного віку) (ст. 184 КЗпП);
3. одинокі матері за наявності дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю (ст. 184 КЗпП);
4. батьки, які виховують дітей без матері (зокрема й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікуни й піклувальники (ст. 184, 186¹ КЗпП);
5. один із прийомних батьків, один із батьків-вихователів – за відповідних умов, установлених ст. 184 та ст. 186¹ КЗпП;
6. працівники молодше 18 років – їх звільнення з ініціативи роботодавця потребує згоди районної (міської) служби у справах дітей. Звільнення у зв’язку зі скороченням допускається лише у виняткових випадках і за умови працевлаштування (ст. 198 КЗпП).

Заборона звільнення осіб, на яких поширюються гарантії ст. 184 КЗпП, має виняток: повна ліквідація підприємства, установи чи організації. У такому разі звільнення допускається з обов’язковим працевлаштуванням.

Окремо перевірте наявність працівників, за якими зберігаються місце роботи і посада відповідно до ч. 3 ст. 119 КЗпП, зокрема призваних на військову службу під час мобілізації. Поки діє ця гарантія, звільняти таких працівників через скорочення чисельності або штату не можна. Практичний випадок розглянуто в матеріалі «Чи можна звільнити мобілізованого працівника через скорочення штату».

Крок 4. Попереджаємо працівників про скорочення

Після визначення тих, хто залишається на роботі, а кого треба звільнити, готується письмове попередження про вивільнення працівника через скорочення.

Попередити необхідно особисто кожного працівника про майбутнє звільнення за 2 місяці до дати звільнення. Виключень для воєнного стану щодо самого повідомлення або строку його надання працівникам немає!

За загальним правилом працівника персонально попереджають про наступне вивільнення не пізніше ніж за два місяці. Саме запровадження воєнного стану не скорочує цього строку (ч. 1 ст. 49² КЗпП).

Водночас закон передбачає спеціальні винятки. Зокрема, вимоги частин 1 – 3 цієї статті не застосовують до вивільнення у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, пов’язаними з виконанням заходів під час мобілізації, на особливий період. Цю спеціальну підставу не можна ототожнювати зі звичайним скороченням через погіршення економічного стану підприємства під час війни (ч. 4 ст. 49² КЗпП).

Радимо процедуру попередження зробити наступним чином:

1. надішліть працівникам письмові повідомлення (можна зробити в довільній формі);
2. ознайомте кожного співробітника з наказом про скорочення персоналу під підпис.

Зверніть увагу, що з моменту повідомлення працівника про звільнення до фактичного звільнення (не менше ніж 2 місяці) працівник продовжує працювати на підприємстві, як і решта співробітників.

Порада. Зафіксуйте дату фактичного персонального попередження працівника. Саме від неї відраховують двомісячний строк, а не від дати видання наказу чи відправлення повідомлення (ч. 1 ст. 49² КЗпП).

Чи можливе звільнення працівника до закінчення 2-місячного строку попередження?

Звільнення до закінчення 2-місячного строку попередження можливе. Роботодавець звільнення через скорочення до спливу 2 місяці ініціювати не може, а працівник може.

На такому наголошує Держпраці у Вінницькій області. Для цього працівник має написати відповідну заяву про скорочення строку попередження про звільнення і зазначити в заяві бажану для звільнення дату. Якщо роботодавець згоден, то відбувається звільнення за скороченням за п. 1 ст. 40 КЗпП до закінчення 2 місяців із виплатою вихідної допомоги у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

Водночас, як наголошує Держпраці, скорочення терміну попередження є правом, а не обов’язком роботодавця. Якщо роботодавець з виробничих причин не має можливості визначити іншу дату звільнення працівника, він має право відмовити працівнику у проханні звільнити його за п. 1 ст. 40 КЗпП до спливу двох місяців.

Отже, якщо роботодавець відмовляє у звільненні за скороченням до спливу двох місяців, працівник може надати заяву про звільнення за власним бажанням або угодою сторін. Зауважимо: при звичайному звільненні за власним бажанням або за угодою сторін вихідна допомога, передбачена саме для скорочення, не виплачується. Водночас потрібно перевірити, чи не встановлено відповідних виплат колективним або трудовим договором. Якщо працівник звільняється через порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного чи трудового договору, застосовуються окремі гарантії щодо вихідної допомоги (ст. 44 КЗпП).

Крок 5. Пропонуємо працівникам вакантні посади

Пропонуємо всі вакантні посади з моменту попередження працівника до моменту звільнення. Роботодавець зобов'язаний запропонувати працівнику, який скорочується, всі наявні вакансії й роботу, яку може виконувати працівник згідно з його кваліфікацією.

Якщо працівник відмовився від запропонованих посад, обов'язково треба зафіксувати відмову працівника

Зазвичай першу пропозицію іншої роботи роблять одночасно з персональним попередженням про звільнення (ч. 3 ст. 49² КЗпП). Надалі слід відстежувати появу вакансій до дня звільнення та документувати їх пропонування працівнику.

Самого посилання на сторінку вакансій підприємства недостатньо для підтвердження виконання цього обов’язку. Докладніше про позицію Верховного Суду з цього питання читайте в матеріалі «Посилання на вакансії на сайті не доказують виконання роботодавцем вимог щодо працевлаштування скороченого працівника».

Крок 6. Видати наказ про звільнення персоналу у зв’язку зі скороченням

За загальним правилом дата звільнення, зазначена в наказі, має припадати на дату не раніше закінчення двомісячного строку персонального попередження. Ця вимога стосується дати припинення трудових відносин, а не обов’язкового очікування двох місяців для видання наказу (ч. 1 ст. 49² КЗпП). Можливість скорочення строку на прохання працівника та за згодою роботодавця розглянуто вище.

Працівників, чиї посади підлягають скороченню, з наказом слід ознайомити під підпис.

Звертаємо увагу: звільнення за п. 1 ст. 40 КЗпП можливе, тільки якщо на підприємстві немає іншої роботи для працівника, чия посада підпала під скорочення, або такий співробітник письмово відмовився від переведення.

Якщо на заплановану дату звільнення працівник перебуває на лікарняному або у відпустці, під час воєнного стану застосовують спеціальне правило: датою звільнення зазначають перший робочий день після закінчення тимчасової непрацездатності або відпустки. Цей механізм не поширюється на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустку для догляду за дитиною до трьох років (ч. 1 ст. 5 Закону № 2136).

Крок 7. Провести остаточний розрахунок із працівником і видати йому паперову трудову книжку (якщо вона зберігалася на підприємстві)

Важливим етапом процесу звільнення є проведення остаточного розрахунку із працівником. Це відбувається у день звільнення. Під час цього розрахунку працівнику мають виплатити всі належні йому кошти. Це включає зарплату, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей, а також вихідну допомогу, яка передбачена ст. 44 КЗпП.

Якщо працівник у день звільнення не працював, належні йому суми виплачують не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок. За наявності спору щодо розміру виплат роботодавець повинен у встановлений строк виплатити суму, яку не оспорює (ст. 116 КЗпП).

Увага! При звільненні через скорочення працівнику виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку

Додатково, в день звільнення, працівнику вручається його паперова трудова книжка із внесеним записом про звільнення через скорочення. Трудова книжка видається працівнику, якщо вона зберігалася на підприємстві.

Якщо трудова книжка зберігається у працівника, то на його вимогу і при пред’явленні паперової трудової книжки роботодавець зобов’язаний внести запис про звільнення.

У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані й виплачені при звільненні суми. У повідомленні окремо зазначають кожний вид виплати (ч. 1 ст. 47, ч. 1 ст. 116 КЗпП).

Висновки

Процес скорочення персоналу на підприємстві охоплює наступні кроки:

1. Видаємо наказ про скорочення чисельності або штату працівників.
2. Визначаємо переважне право працівників на залишення на посаді.
3. Письмово попереджаємо працівників про майбутнє звільнення за загальним правилом, не пізніше ніж за два місяці.
4. Пропонуємо працівнику вакантні посади, які відповідають його кваліфікації, і якщо він відмовився, письмово фіксуємо таку відмову.
5. Звільняємо працівника відповідно до п. 1 ст. 40 КЗпП.
6. Розраховуємося з працівником у день звільнення.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності та штату працівників (у довільній формі)

Наказ про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією

Заява про звільнення у разі скорочення

Наказ про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності та штату працівників (скорочення терміну)

Подання профспілковому комітету про розірвання трудового договору у зв'язку зі скороченням чисельності та штату працівників

Протокол загальних зборів трудового колективу при скороченні працівників

Наказ про попередження про звільнення у зв'язку із скороченням посади