Приймаємо на роботу керівника філії: особливості оформлення

1. Що таке філія та якими документами регламентується її діяльність
2. Яке найменування посади слід обрати для керівника філії
3. Штатний розпис: куди слід включати посаду керівника філії
4. Чи потрібно вносити інформацію про керівника філії в ЄДР
5. Які документи потрібно оформити у разі прийняття на роботу керівника філії
6. Чи можливо укласти трудовий контракт з керівником філії
7. Чи потрібно узгоджувати призначення на посаду з власниками підприємства
8. Чи потрібно повідомляти податковий орган про прийняття керівника філії
9. Висновки

Що таке філія та якими документами регламентується її діяльність

Відповідно до ст. 95 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. Філії не є юрособами. Вони наділяються майном юрособи, що їх утворила, і діють на підставі затвердженого нею положення або на іншій підставі, передбаченій законодавством іноземної держави, відповідно до якого утворено юридичну особу, відокремленими підрозділами якої є такі філії та представництва.

Керівників філій призначає юрособа і діють вони на підставі виданої нею довіреності (ч. 4 ст. 95 ЦКУ).

З цих норм ЦКУ робимо наступні висновки:

1. призначає на посаду керівника філії саме юрособа;
2. повноваження керівника філії слід прописати у положенні про філію;
3. для підтвердження повноважень керівника філії юрособа видає йому довіреність.

Далі розглянемо питання, які найчастіше виникають у роботодавця при відкритті філії та призначенні на посаду її керівника.

Яке найменування посади слід обрати для керівника філії

Найменування посади керівника філії повинно відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010, який затверджено наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327 (далі – Класифікатор професій).

У Класифікаторі професій передбачена наступна професійна назва: «Директор (начальник, завідувач, інший керівник) філіалу (філії)» з кодом КП 1210.1.

В такому випадку в дужках зазначені споріднені (однотипні) професійні назви роботи. Роботодавцю слід обрати одну з цих назв, та конкретизувати назву посади, яку він буде використовувати. Крім того, зверніть увагу, що в Класифікаторі професій використовуються два терміни щодо назви відокремленого підрозділу: філіал, та в дужках – філія. В такому випадку це синоніми, а підприємство використовує одну з них, залежно від того, яку назву має його підрозділ згідно з внутрішніми документами – філія, або філіал.

Наприклад, посада керівника може мати наступні назви, за вибором роботодавця (всі із кодом КП 1210.1):

1. директор філіалу;
2. директор філії;
3. начальник філіалу;
4. завідувач філіалу;
5. тощо.

Крім того, залежно від виду діяльності підприємства, можуть використовуватися наступні назви щодо керівника філіалу:

1. завідувач філіалу (філії) готелю (код КП 1225);
2. завідувач філіалу (філії) бібліотеки (код КП 1229.6);
3. завідувач філіалу (філії) музею (код КП 1229.6);
4. завідувач філіалу (філії) лабораторії (код КП 1237.2).

Отже, враховуючи, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 Господарського кодексу України), йому слід самостійно обрати найменування посади для керівника філії з тих, які є в Класифікаторі професій, яке найбільш відповідає сфері діяльності самого підприємства, його філії, та закріпити у своїх внутрішніх документах (штатному розписі, положенні про філію тощо).

Штатний розпис: куди слід включати посаду керівника філії

Філія юрособи може мати окремий штатний розпис, а керівник цієї філії – бути наділений повноваженнями щодо оформлення працівників в цей відокремлений підрозділ. Тож, виникає питання: куди включити посаду керівника філії – в штатний розпис головного підприємства, чи в штатний розпис філії?

Відразу зазначимо, що у роботодавця в цьому питанні також є право вибору на підставі вищезгаданої ст. 64 ГКУ.

Тож, роботодавець самостійно визначає, куди включити посаду керівника філії: до загального штатного розпису головного підприємства, чи до штатного розпису філії. Але, якщо підприємство затверджує окремі штатні розписи для кожної філії, то логічніше включити посаду її керівника саме до штатного розпису цієї філії.

Чи потрібно вносити інформацію про керівника філії в ЄДР

Так, потрібно.

Відомості про відокремлені підрозділи юрособи містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР), що передбачено Законом України від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон № 755).

Ці відомості надалі використовуються для ідентифікації відокремленого підрозділу, у тому числі під час провадження ним госпдіяльності та відкриття рахунків у банках та інших фінансових установах (ч. 4 ст. 10 Закону № 755).

Перелік відомостей, які вносяться в ЄДР щодо відокремленого підрозділу наведено у п. 20 ч. 2 ст. 9 Закону № 755. Зокрема, в цьому переліку зазначені відомості про керівника відокремленого підрозділу, а саме: прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата народження, дата призначення та реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізосіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), інформація для здійснення зв’язку з керівником відокремленого підрозділу (телефон та/або адреса електронної пошти), наявність обмежень щодо представництва від імені юрособи.

Отже, під час відкриття філії, та призначаючи на посаду її керівника, слід внести відповідні відомості до ЄДР.

Для цього держреєстратору подають наступні документи (ч. 18 ст. 17 Закону № 755):

1. заява про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу юридичної особи (форма 5, затверджена наказом Мінюсту від 18.11.2016 № 3268/5);
2. примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про створення відокремленого підрозділу.

Які документи потрібно оформити у разі прийняття на роботу керівника філії

Прийняття на роботу керівника філії здійснюється у звичайному порядку, так само як інших працівників підприємства, зокрема, з наданням майбутнім працівником всіх документів, передбачених законодавством, оформленням заяви та наказу про прийняття на роботу, а також, внесенням запису про прийняття в паперову трудову книжку (за бажанням працівника).

Детальніше про загальний порядок оформлення працівника на роботу можна дізнатися читайте у нашій статті та дивіться у відео.

Але, виданню наказу про прийняття на роботу працівника в нашій ситуації повинно передувати оформлення необхідних документів, а саме:

1. прийняття рішення про створення філії уповноваженим органом юрособи;
2. затвердження положення про філію;
3. затвердження штатного розпису з відповідною посадою для керівника філії (або внесення змін у діючий штатний розпис);
4. внесення відповідних змін в правила внутрішнього трудового розпорядку;
5. розробка та затвердження посадової інструкції для керівника філії.

При виданні наказу про прийняття на роботу, крім інших обов’язкових реквізитів, слід вказати місце роботи керівника філії – оскільки мова йде про відокремлений підрозділ, то, скоріш за все, його місце розташування не буде збігатися з місцем розташування головного підприємства.

Наказ про прийняття на роботу видає головне підприємство, оскільки, як ми зазначили вище, відповідно ч. 4 ст. 95 ЦКУ керівники філій призначаються юрособою.

Чи можливо укласти трудовий контракт з керівником філії

Ні, укладення контракту з таким працівником не передбачено законодавством!

Контракт – це особлива форма трудового договору, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін (ст. 21 КЗпП). Сфера застосування контракту визначається виключно законами України. Отже, контракт може укладатися з працівниками тільки у випадках, прямо передбачених законом.

Для керівника філії такого закону немає, тому, укладення контракту в цій ситуації буде неправомірним.

Чи потрібно узгоджувати призначення на посаду з власниками підприємства

За загальним правилом – ні. Але, все залежить від змісту установчих документів юрособи. У деяких підприємств статути містять положення, які передбачають, що керівники філій призначаються на підставі рішення власників підприємства.

Отже, перед призначенням керівника філії ретельно ознайомтеся зі змістом статуту, якщо ніяких спеціальних вимог щодо призначення керівника філії він не містить, оформлюйте прийняття на роботу у звичайному порядку. Але, якщо відповідні умови є у статуті, слід діяти відповідно цих умов, та за необхідності – винести відповідне рішення власників підприємства.

Чи потрібно повідомляти податковий орган про прийняття керівника філії

Так, потрібно.

Повідомлення органу ДПС про прийняття на роботу працівників здійснюється на підставі ст. 24 КЗпП та Постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» (далі – Постанова № 413).

Роботодавець повинен подавати повідомлення щодо всіх працівників, з якими укладається трудовий договір. Але, в Постанові № 413 є виключення з цього правила. Так, повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації є відомості, отримані органами Державної податкової служби з ЄДР. Тобто, про керівників підприємств та членів виконавчого органу подавати повідомлення в ДПС не потрібно, якщо інформація про них є в ЄДР.

У випадку з керівником філії, інформація про нього також вноситься в ЄДР (див. вище). Але, ми бачимо, що норма Постанови № 413 стосується тільки керівників підприємств, та не поширюється на керівників філій.

Тому, не зважаючи на той факт, що відомості про керівника філії містяться в ЄДР, слід подати в податковий орган повідомлення про прийняття на роботу цього працівника, щоб убезпечити себе від можливих штрафів.

Висновки

1. Перед укладенням трудового договору з керівником філії, підприємству слід оформити ряд організаційних документів, які безпосередньо стосуються такого керівника: прийняти рішення про створення філії, затвердити положення про філію, внести зміни в штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку тощо.
2. Назву посади для керівника філії слід обрати з тих варіантів, які є в Класифікаторі професій, з урахуванням специфіки діяльності підприємства та філії.
3. Трудовий контракт з керівником філії не укладається, відомості про керівника вносяться в ЄДР, про прийняття на роботу подається повідомлення в податковий орган.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Посадова інструкція директора філії

Посадова інструкція керівника філіалу

Посадова інструкція завідувача філіалу готелю

Посадова інструкція завідувача філіалу бібліотеки

Відео на тему:

Прийняття працівника: повідомлення, військовий облік, бронювання, трудова книжка, особова картка № П-2, особова справа

Статті на тему:

Оформлення працівника на роботу: 7 ключових етапів без помилок

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Прийняття на роботу дистанційно: правила та нюанси

Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань