Оформлення працівника на роботу: 7 ключових етапів без помилок

1. Етап 1. Перевірка пакета документів
2. Етап 2. Подача заяви про прийняття на роботу
3. Етап 3. Укладання трудового договору
4. Етап 4. Видання наказу про прийняття на роботу
5. Етап 5. Ознайомлення працівника з наказом
6. Етап 6. Повідомлення податкової служби
7. Етап 7. Внесення запису до трудової книжки (за бажанням працівника)
8. Як SMARTFIN допоможе спростити процес оформлення працівника?
9. Висновки

Щоб уникнути зайвих ризиків і захистити інтереси обох сторін, важливо дотримуватись чіткої процедури оформлення трудових відносин. У попередньому матеріалі ми розглянули, які документи потрібні роботодавцю. Сьогодні зосередимося на 7 ключових етапах прийняття працівника на роботу, типових помилках та рекомендаціях для їх уникнення.

Етап 1. Перевірка пакета документів

При оформленні працівника потрібно перевірити такі документи:

1. паспорт, ID-картку або інший документ, що посвідчує особу.
2. реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).
3. документ про освіту, кваліфікацію або професійну підготовку.
4. трудову книжку (за наявності та за бажанням працівника).
5. медичну довідку (для посад, що потребують обов’язкового медогляду).
6. військово-обліковий документ (для військовозобов’язаних та призовників).

Типові помилки

1. Прийняття копій документів без перевірки оригіналів.
2. Неправильне оформлення документів військовозобов’язаних або призовників.
3. Відсутність актуальних медичних довідок для посад (де це обов’язково).
4. Прийняття документів з недійсним терміном дії.

Як уникнути

1. Перевіряйте оригінали документів, завіряйте копії особисто.
2. Переконайтеся, що всі документи дійсні та відповідають вимогам.
3. Уточнюйте у працівників, чи потрібно вести трудову книжку.

Етап 2. Подача заяви про прийняття на роботу

Щоб розпочати оформлення, працівник має надати письмову заяву на ім’я керівника, у ній зазначається посада, на яку він наймається, дата початку роботи та інші важливі умови.

Типова помилка

Відсутність письмової заяви може призвести до визнання трудових відносин недійсними.

Як уникнути

Зберігайте заяви в особових справах. Це важливий доказ офіційного звернення працівника про працевлаштування.

Етап 3. Укладання трудового договору

Трудовий договір – основа ваших трудових відносин із працівником. Під час дії воєнного стану у більшості випадків сторони можуть самостійно визначити, яку форму трудового договору обрати: письмову чи «усну» (ст. 2 Закон України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Після того, як воєнний стан буде скасовано, потрібно буде дотримуватись норм Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) щодо письмової форми.

Що обов’язково має міститися в трудовому договорі:

1. сторони договору, необхідні реквізити;
2. посада, відділ або підрозділ, характер роботи;
3. основні функції, обов’язки працівника;
4. режим роботи, графік, оплата праці;
5. соціальні гарантії, види відпусток, пільги;
6. підписи сторін та дата укладення договору.

Типові помилки

1. Відсутність письмового договору або неправильне оформлення.
2. Невідповідність фактичних умов роботи тим, що прописані у договорі.
3. Відсутність пункту про захист персональних даних.

Як уникнути

1. Укладайте письмовий договір, особливо якщо цього вимагає закон.
2. Регулярно звіряйте фактичні умови роботи з тими, що зазначені в договорі. У разі змін — обов’язково вносьте їх у договір шляхом укладення додаткової угоди.
3. Включайте пункт про конфіденційність і захист персональних даних.

Етап 4. Видання наказу про прийняття на роботу

Після укладення договору роботодавець видає наказ про прийняття на роботу.

Типові помилки

1. Не склали наказ або неправильно його оформили.
2. Відсутність реєстрації наказу у відповідному журналі.

Як уникнути:

1. Складіть накази вчасно та реєструйте їх у журналі обліку.
2. Забезпечте правильне оформлення відповідно до стандарту ДСТУ 4163:2020, що діє з 01.09.2021 року.

Етап 5. Ознайомлення працівника з наказом

Наступний важливий етап – ознайомлення працівника з текстом наказу який він має підтвердити особистим підписом.

Типова помилка

Відсутність підтвердження ознайомлення працівника з наказом.

Як уникнути

1. Фіксуйте факт ознайомлення у спеціальному журналі або на копії наказу.
2. Зберігайте ці документи в особовій справі працівника.

Етап 6. Повідомлення податкової служби

Наступний етап – роботодавець повинен повідомити податкову службу про прийняття працівника на роботу до того, як він розпочне виконувати свої обов’язки.

Типові помилки

1. Запізніле подання повідомлення або взагалі його відсутність.
2. Використання застарілих форм або неправильне заповнення.

Як уникнути:

1. Надсилайте повідомлення вчасно та зберігайте підтвердження про його прийняття.
2. Використовуйте актуальні форми та звіряйте їх з чинними вимогами.

Етап 7. Внесення запису до трудової книжки (за бажанням працівника)

У 2025 році трудова книжка залишається необов’язковою. Якщо працівник бажає мати запис, роботодавець зобов’язаний його внести відповідно до встановлених норм. Завжди уточнюйте побажання працівника та дотримуйтеся встановлених процедур у разі ведення трудової книжки.

Як SMARTFIN допоможе спростити процес оформлення працівника?

Виконання всіх етапів оформлення працівника вручну займає чимало часу та вимагає пильності. Пропуск хоча б одного кроку або помилки у документах можуть призвести до зайвих клопотів.

Онлайн-бухгалтерія SMARTFIN – ваш надійний помічник для швидкого та зрозумілого оформлення працівників:

1. Усі необхідні документи для оформлення трудових відносин вже зібрані в розділі «Кадри – Прийняття працівника». Ви отримуєте доступ до шаблонів заяв, наказів, договорів, особових карток та інших документів без довгих пошуків.
2. Система автоматично заповнює дані.
3. SMARTFIN дозволяє зберігати всі документи в електронному вигляді у хмарному середовищі, швидко знаходити потрібні файли та вносити зміни без паперової тяганини.
4. Оформлені документи можна у кілька кліків відправити в сервіси ЕДО або на електрону пошту. Повідомлення про прийняття надсилається в податкову безпосередньо з робочого кабінету.
5. У поєднанні з іншими функціями системи, як-от облік робочого часу та розрахунок заробітної плати, забезпечується зручність і точність у веденні кадрового обліку.

SMARTFIN.UA – зручний інструмент для кадрового фахівця, який спрощує рутинні процеси та економить час. Щоб безкоштовно протестувати всі можливості програми, реєструйтесь! Для нових користувачів діє привітальний бонус – знижка 10% з промокодом GIFT10.

Висновки

1. Складіть чіткий алгоритм оформлення працівника. Прописані внутрішні процедури допоможуть уникнути пропуску важливих кроків.
2. Перевіряйте документи, які надає працівник: їхня правильність та актуальність мають ключове значення.
3. Укладайте письмовий трудовий договір, адже саме письмова форма забезпечить правовий захист обох сторін та чітко визначить обов’язки й права.
4. Не ігноруйте оформлення наказу про прийняття на роботу та його реєстрацію.
5. Вчасно подавайте повідомлення до податкової служби.
6. Зберігайте всі документи та спрощуйте рутинні задачі за допомогою онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA!

Джерело: SMARTFIN.UA