ФОП вперше наймає працівника: які документи обов’язкові

1. Документи, які необхідно оформити перед початком роботи
2. Знайомимо працівника з локальними нормативними актами
3. Розпочинаємо працювати
4. Як спростити роботу з кадровими документами?
5. Висновки

Документи, які необхідно оформити перед початком роботи

На вакансію знайдено гідного претендента, і перш ніж він розпочне працювати, ФОП зобов’язаний оформити:

Трудовий договір. Цим документом встановлюються та регулюються відносини між ФОПом і найманим працівником, визначаються умови роботи, оплата праці та обов’язки сторін. Форма – письмова або електронна. Якщо працівник оформлюється на дистанційну роботу або за сумісництвом, у договорі це обов’язково зазначається. Для сезонних чи тимчасових працівників передбачено окремий вид трудового договору – строковий.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Цей документ ФОП має подати до територіального органу ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ до того, як працівник офіційно розпочне виконувати свої робочі обов’язки. Роботодавець звітує про прийняття всіх працівників: основних, сумісників, а також тих, хто працюватиме дистанційно або за строковим трудовим договором. Якщо проігнорувати цю норму, інспектори Держпраці можуть прирівняти порушення до фактичного допуску до роботи без оформлення трудового договору та накласти суттєвий штраф при перевірці.

Наказ (розпорядження) про прийняття. Цей документ складається за типовою формою № П-1 та оформлюється відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020. У документі обов’язково вказується розмір посадового окладу чи місячної тарифної ставки, на яку претендує працівник (буде порушенням формулювання «з оплатою праці згідно зі штатним розписом», яке часто зустрічається в наказах на прийняття).

Особова картка працівника. Заводимо в обов’язковому порядку за типовою формою № П-2 на кожного найманого працівника, з яким укладено трудовий договір. Для оформлення документа знадобиться копія паспорта працівника, його РНОКПП, заява про прийняття на роботу та копія трудової книжки, якщо така вже заведена.

Знайомимо працівника з локальними нормативними актами

Перед тим, як працівник розпочне виконувати свої задачі, ФОП має подбати про підготовку пакета документів із загальною назвою локальні нормативні акти роботодавця. Вони допомагають підтримувати порядок на підприємстві та мають забезпечити порозуміння всіх сторін в процесі трудової діяльності. До пакета таких обов’язкових документів входить:

1. колективний договір;
2. положення про оплату праці та преміювання;
3. правила внутрішнього трудового розпорядку;
4. штатний розпис;
5. посадові (робочі) інструкції, складені на кожну посаду, яка вказана в штатному розписі.

Крім того, працівник має бути ознайомлений під підпис з:

1. положенням про захист персональних даних;
2. документом про наявність на робочому місці шкідливих або небезпечних факторів, які загрожують здоров’ю;
3. інструкцією про охорону праці та пожежну небезпеку;
4. правилами військового обліку (якщо працівник або працівниця є військовозобов’язаними).

Розпочинаємо працювати

Працівник уже приступив до роботи. Роботодавець, своєю чергою, розпочинає ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати. Для цього ФОП знадобляться:

Табель обліку робочого часу. За допомогою нього контролюється відпрацьований час, відпустки та лікарняні.

Відомості про нарахування заробітної плати. Сюди відносяться: документи на виплату зарплати, нарахування ЄСВ, ПДФО та військового збору, платіжні відомості, розрахункові листків для працівників.

Графік відпусток – документ, в якому зазначаються приблизні або точні періоди, коли працівники на підприємстві збираються в щорічну відпустку. ФОП з невеликою кількістю працівників може скласти графік в спрощеній формі, але головне врахувати в ньому мінімальну тривалість відпустки працівника (не менше 24 календарних днів на рік).

Як спростити роботу з кадровими документами?

Ведення кадрової документації може займати багато часу, особливо якщо у ФОП немає відповідального за цей процес фахівця. У цьому разі доцільно скористатися сервісами, які допомагають автоматизувати рутинні бізнес-задачі.

Онлайн-бухгалтерія SMARTFIN.UA пропонує користувачам бібліотеку з понад 70 шаблонами кадрових документів, оформлених відповідно до чинних норм законодавства. У кілька кліків можна сформувати будь-який документ, необхідний ФОП: наказ, особову картку, трудовий договір, табель обліку робочого часу, графік відпусток. Не потрібно витрачати час на пошук зразків чи перевірку відповідності документів законодавству – усе вже зроблено фахівцями SMARTFIN.UA.

Додаткова корисна функція – SMARTFIN.UA автоматично заповнить кадрові документи на основі введених даних, що знизить ризик друкарських помилок. Усі файли можна вивантажити, роздрукувати або відправити адресатам прямо з робочого кабінету (по email або через сервіси ЕДО), що підвищує ефективність та зручність кадрового адміністрування.

Мінімізуйте паперову роботу та спростіть ведення кадрового обліку разом зі SMARTFIN.UA. Реєструйтесь, додавайте організацію та працівників, і отримайте необхідні кадрові документи вже за кілька кліків! Після реєстрації розпочнеться безплатний тестовий період! А для нових користувачів – привітальний бонус – знижка 10% з промокодом GIFT10.

Висновки

1. ФОП, який вперше наймає працівника, зобов’язаний вести кадровий облік. Недотримання цих вимог може призвести до штрафів.
2. Перед початком роботи працівника потрібно підготувати обов’язкові документи: трудовий договір (письмовий або електронний), наказ про прийняття на роботу за типовою формою № П-1, направити повідомлення про прийняття в податкову, заповнити особову картку працівника.
3. Працівник має бути ознайомлений з внутрішніми документами. Локальні нормативні акти роботодавця допомагають забезпечити порядок і правову визначеність у трудових відносинах. До них належать: колективний договір, правила внутрішнього розпорядку, положення про оплату праці та преміювання, інструкції з охорони праці тощо.
4. Роботодавець зобов'язаний вести облік робочого часу та зарплатних виплат.
5. Онлайн-сервіс SMARTFIN.UA дозволяє формувати кадрові документи автоматично, що економить час і зменшує ризик помилок.

Джерело: SMARTFIN.UA