Прийняття на роботу дистанційно: правила та нюанси

1. Законодавчі підстави для дистанційної роботи
2. Особливості документообігу між працівником та роботодавцем при дистанційній роботі
3. Як працівнику надати роботодавцю необхідні документи при оформленні на роботу
4. Оформлення роботодавцем необхідних документів
5. Висновки

Законодавчі підстави для дистанційної роботи

Спочатку нагадаємо, що дистанційна робота регламентується ст. 60² Кодексу законів про працю (далі – КЗпП).

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Відповідно до п. 6¹ ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору про дистанційну роботу обов’язково повинен укладатися письмовий трудовий договір.

Але, під час воєнного стану діє особливе правило, встановлене ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136), відповідно якого у цей період сторони за згодою визначають форму трудового договору. Тобто, під час воєнного стану дотримання письмової форми трудового договору не обов’язкове. Але, ми, все ж таки, радимо укладати такий трудовий договір у письмовій формі – чим детальніше прописані умови трудового договору, тим менше шансів виникнення суперечок з працівником у майбутньому.

Радимо до перегляду наш відеокурс «Прийняття працівника: повідомлення, військовий облік, бронювання, трудова книжка, особова картка № П-2, особова справа»

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 № 913-21.

Особливості документообігу між працівником та роботодавцем при дистанційній роботі

Роботодавцю, при оформленні трудових відносин дистанційно, слід враховувати вимоги та правила, встановлені ст. 29 КЗпП. Тут передбачені обов’язки роботодавця, які він повинен виконати до початку роботи працівника за трудовим договором.

Так, при укладенні трудового договору про дистанційну роботу роботодавець забезпечує інформування працівника про:

1. місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2. права та обов’язки, умови праці;
3. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
4. організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
5. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
6. процедуру та строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

За потреби роботодавець надає дистанційному працівникові необхідні для виконання роботи обладнання та засоби, а також рекомендації щодо роботи з ними. Інформування може здійснюватися у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови щодо безпеки праці.

Також ч. 3 ст. 29 КЗпП передбачає, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП).

Саме у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника

Крім того, ч. 2 ст. 7 Закону № 2136 передбачено: у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Як бачимо, законодавство дозволяє обмін документами між працівником та роботодавцем за допомогою засобів електронних комунікаційних мереж, або за допомогою альтернативних способів. Але, такі способи повинні бути узгоджені між сторонами трудового договору. Таке узгодження може відбуватися також дистанційно, але, з використанням КЕП.

Отже, щоб оформити працівника на роботу дистанційно, у такого працівника повинен бути оформлений КЕП.

Як працівнику надати роботодавцю необхідні документи при оформленні на роботу

Це одне з головних питань, яке виникає у роботодавців при оформленні трудового договору дистанційно, без фізичної явки працівника в офіс роботодавця. Але, у нашу еру сучасних технологій це цілком можливо. Розглянемо детальніше, як це організувати за допомогою електронних комунікацій.

Нагадаємо, що при укладенні трудового договору особа (а на момент її подання це лише майбутній працівник) повинен надати роботодавцю, перш за все заяву про прийняття на роботу. Не вбачаємо тут великих проблем: заяву можна надати роботодавцю в електронному вигляді з накладанням на неї КЕП.

Також при оформленні на роботу працівник повинен надати роботодавцю (ст. 24 КЗпП):

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2. трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством (далі – відомості з реєстру застрахованих осіб);
3. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я;
4. відповідний військово-обліковий документ та інші документи, передбачені законодавством.

Безумовно, всі ці документи працівник може надати роботодавцю в копіях (наприклад, відсканувавши, або сфотографувавши їх), та наклавши на копії КЕП, який засвідчить справжність копій.

Але, є й інший варіант. На наш погляд більш зручний, який дозволяє роботодавцю переконатися у справжності наданих працівником документів. Цей спосіб – шеринг документів, який може бути реалізований за допомогою порталу Дія.

Шеринг документів – сервіс, який дозволяє надсилати електронні копії документів за допомогою Дії відразу до системи роботодавця. Жодної мороки з ксероксами, сканерами чи фото фізичних документів на телефоні

За допомогою шерингу є можливість відправляти копії наступних документів:

1. ID-картка;
2. закордонний паспорт;
3. картка платника податків;
4. свідоцтво про народження;
5. довідка ВПО;
6. водійське посвідчення;
7. техпаспорт;
8. студентський квиток;
9. документи про освіту.

Шеринг відбувається в три кроки.

1. Роботодавець надсилає запит на копію цифрового документа в застосунок користувача (майбутнього працівника). У запиті є інформація, яка компанія і копії яких документів запитує.
2. Користувач підтверджує запит Дія.Підписом.
3. Копії документів відправляються у систему роботодавця або на e-mail.

Отже, для передання копій документів за допомогою шерингу, необхідні документи повинні бути у майбутнього працівника в електронному вигляді в Дії, також у нього повинен бути дійсний Дія.Підпис.

Щодо надання відомостей з реєстру застрахованих осіб, такі відомості можуть бути отримані працівником та надані роботодавцю в електронному вигляді. Отримання цих відомостей в електронному вигляді відбувається за допомогою порталу ПФУ відповідно до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1.

Військово-обліковий документ (далі – ВОД) також на разі оформляють в електронному вигляді відповідно Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі – Порядок № 559). Відповідно п. 9 Порядку № 559 ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу. Головне, щоб у наданому працівником ВОД був вказаний унікальний електронний ідентифікатор у вигляді двовимірного штрихкоду (QR-код ВОД). За допомогою QR-коду роботодавець має можливість перевірити справжність ВОД.

При оформленні трудового договору дистанційно, може виникнути питання щодо оформлення паперової трудової книжки. Зараз облік трудового стажу ведеться в електронному вигляді, але цей факт не скасовує право працівника, який вперше приймається на роботу, подати роботодавцю вимогу про оформлення трудової книжки (ст. 24 КЗпП). Також працівник, який має паперову трудову книжку, може вимагати у роботодавця внести в неї запис про прийняття на роботу. Для таких випадків можна використати відправлення паперової трудової книжки за допомогою поштового відправлення. Майте на увазі, що відправлення трудової книжки поштою повинно відбуватися тільки за письмовою згодою працівника (п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58). Тож, у цих випадках отримуйте від працівника відповідну заяву. І так, вона може бути направлена в електронному вигляді та з електронним підписом.

Оформлення роботодавцем необхідних документів

Після отримання від працівника заяви та необхідних документів, роботодавець виконує стандартні процедури з оформлення, зокрема:

1. видає наказ про прийняття на роботу, та знайомить з ним працівника. Але, в нашій ситуації ознайомлення з наказом відбувається за допомогою електронних комунікаційних мереж, або узгодженим з працівником альтернативним способом;
2. підписує з працівником письмовий трудовий договір (якщо сторони домовилися укласти договір в письмовій формі). Підписання відбувається за допомогою КЕП;
3. ознайомлює працівника з необхідними документами та проводить інструктажі відповідно ст. 29 КЗпП, також за допомогою узгоджених з працівником способів;
4. подає інформацію про прийняття працівника в орган ДПС;
5. якщо підприємство визнано критично важливим, то надає оперативну інформацію про прийняття працівника через портал електронних сервісів ПФУ.

Висновки

1. Оформлення трудового договору з працівником може відбуватися дистанційно. Але, для цього у працівника повинен бути оформлений КЕП. Також у працівника повинна бути можливість надати роботодавцю всі необхідні документи в електронному вигляді.
2. Роботодавцю необхідно узгодити з працівником засоби зв’язку, за допомогою яких буде здійснюватися обмін необхідними кадровими документами (наказами, заявами, повідомленнями тощо).

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Статті та відео на тему:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси

Оповіщення працівника-дистанційника про виклик до ТЦК: про що слід знати відповідальному за ВО

Нові умови дистанційного звільнення працівників за кордоном: пересилання трудової книжки