Обмін заявами і наказами через месенджери

1. Норми законодавства про обмін документами через месенджери
2. Електронний документообіг та обмін кадровими документами через месенджери: відмінності
3. Запровадження альтернативних способів обміну кадровими документами
4. Висновки

Норми законодавства про обмін документами через месенджери

З введенням воєнного стану в Україні багатьом працівникам довелося покинути свої постійні місця проживання. Наразі деяким з них доводиться працювати віддалено, інші перебувають в іншому місці у призупиненні дії трудового договору чи оформлена відпустка без збереження зарплати, тож вони не мають змоги щоразу приїжджати на підприємство, щоб наживо підписати необхідні кадрові документи. Так само і роботодавцю потрібно якось надати працівникам певні документи.

У зв’язку з тим, що обмін та підписання документів певною мірою ускладнився, було прийнято ряд законодавчих змін у сфері електронного документообігу. До того ж було надано роз’яснення державного органу, як станом на сьогодні працівники можуть підписувати кадрові документи у «віддалений» спосіб.

Для початку з’ясуємо, якими нормами трудового законодавства передбачено використання електронного обміну документами. Так, ч. 1 та ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) передбачено, що роботодавець у період дії воєнного стану може самостійно визначати порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Крім того встановлено право роботодавця і працівника на період дії воєнного стану домовитися про будь-який зручний спосіб електронної комунікації.

Нагадаю, що норми Закону № 2136 поширюються на всі підприємства, установи, організації в Україні незалежно від форми власності, виду діяльності й галузевої належності,а також на фізосіб – роботодавців

Стаття 29 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) також містить норму щодо електронного обміну документами між роботодавцем та працівником, згідно з якою у трудових договорах за згодою сторін можна передбачити альтернативні способи ознайомлення працівників із наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов’язків:

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної пунктом 4 частини першої цієї статті, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею

Про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах потрібно поінформувати працівника під підпис

Електронний документообіг та обмін кадровими документами через месенджери: відмінності

Не варто плутати електронний документообіг із альтернативними способами обміну кадровими документами.

Електронний документообіг – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Правила електронного документообігу визначені у Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Для того щоб ідентифікувати автора електронного документа, використовують електронний підпис

Ба більше, ст. 29 КЗпП також містить умову щодо ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.

Тобто обмін документами між працівником та роботодавцем може бути електронним, але тут має застосовуватись електронний підпис. Тобто, коли заява/наказ (інші кадрові документи) надіслані в електронній формі з використанням електронно-цифрового підпису. Зауважимо, що зараз отримати ЕЦП не так складно, наприклад, через певні банківські установи чи застосунок «Дія».

Проте не всі працівники мають такий електронний підпис. Тому можуть застосовувати альтернативні способи обміну документами, без застосування КЕП, наприклад через електронну пошту, месенджери тощо. Головне зафіксувати обмін таким способом у трудовому договорі або наказі роботодавця. Про це зараз і поговоримо.

Запровадження альтернативних способів обміну кадровими документами

Наразі працівник та роботодавець можуть за домовленістю обрати спосіб електронної комунікації. При цьому законодавець не конкретизує, як оформити цю домовленість. Тому може бути обрано будь-який шлях, який роботодавець і працівник вважатимуть доречним з огляду на конкретні обставини чи місцеперебування працівника. Давайте розглянемо, як запровадити онлайн обмін кадровими документами.

Крок 1. Повідомлення про альтернативні способи обміну кадровими документами.

Для початку працівників слід повідомити про можливі альтернативні способи обміну документами. Тобто потрібно повідомити працівників про потребу запровадження альтернативних способів обміну документами (див. мал. 1), адже не всі працівники знають про такі можливості.

Якщо на підприємстві є корпоративна соціальна мережа або електронна пошта, можна надіслати таке повідомлення всім працівникам. Якщо деякі працівники не мають доступу до таких ресурсів підприємства, доречно зв’язатися з ними індивідуально.

Мал. 1. Зразок повідомлення про запровадження альтернативних способів обміну документами

Крок 2. Заява (повідомлення) від працівника з контактними даними

У відповідь на повідомлення працівник має надати заяву (повідомлення) з контактними даними, на які будуть надсилатись різні кадрові документи. Таку заяву складають у довільній формі. Як альтернатива, працівник може надіслати звичайне текстове повідомлення з номера телефону або електронної пошти. Якщо із працівником укладено письмовий трудовий договір, то можна скласти додаткову угоду та прописати в ній альтернативні способи обміну кадровою документацією.

Якщо працівник приймається на роботу, доречно, аби він одразу зазначав у заяві про прийняття на роботу контактні дані, на які він отримуватиме кадрову інформацію. Відповідні відомості можна також вказати у письмовому трудовому договорі.

Крок 3. Оформлення наказу про застосовування спрощеного обміну документами

Після того як будуть зібрані всі дані працівників, видається наказ про застосування спрощеного обміну документами (мал. 2) або наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником. Перелік контактних даних працівників можна оформити як додаток до такого наказу.

Мал. 2. Зразок наказу про запровадження альтернативних способів обміну кадровими документами

Також можна передбачити спрощену процедуру ознайомлення з документами в інструкції з діловодства або правилах внутрішнього трудового розпорядку. У такому випадку у заяві про прийняття на роботу працівник буде вказувати засоби комунікації, ознайомлюватиметься з правилами внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець фіксуватиме засоби комунікації у наказі про прийняття на роботу та у трудовому договорі. Окрім того можете розробити Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником.

Як проводити обмін кадровими документами на практиці

Після того як можливість онлайн обміну документами узгоджено, слід правильно організувати сам механізм обміну документами. Розглянемо далі способи та засоби такої комунікації.

Законодавець не обмежує роботодавця і працівника у виборі засобів для обміну кадровою інформацією. Тому обирайте відповідні засоби слід на власний розсуд.

Найпоширеніші засоби комунікації для обміну кадровою інформацією такі:

1. поштове відділення;
2. електронний цифровий підпис. Якщо у працівника є ЕЦП, він підписує ним будь-яку заяву і надсилає її роботодавцю. Роботодавець своєю чергою надсилає працівникові наказ, підписаний за допомогою ЕЦП.

Якщо немає ЕЦП, можливий інший варіант – спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку:

1. електронна пошта – корпоративна, приватна;
2. Viber, Telegram, WhatsApp та інші месенджери;
3. Facebook, Instagram та інші соціальні мережі;
4. «Птах», «Вчасно EDI», teams.microsoft та інші корпоративні платформи, якими користується підприємство.

Яким саме способом надсилати документи – законодавством також не визначено.

Тому роботодавець і працівник можуть обрати найзручніший для себе спосіб.

Давайте на прикладі розглянемо обмін кадровими документами.

Звільнення працівника, який перебуває за кордоном або в іншому населеному пункті та не може фізично приїхати на роботу (у разі, якщо між працівником та роботодавцем узгоджено альтернативний спосіб обміну кадровими документами).

Покрокові дії будуть такими:

Крок 1. Надсилання заяви (поштою, за допомогою КЕП, через альтернативні засоби електронної комунікації).

Тут може бути декілька варіантів.

Варіант 1. Працівник пише заяву, підписує її, ставить дату. Далі відправляє поштою лист з повідомленням про вручення і з описом вкладеного на юридичну адресу роботодавця.

Варіант 2. Працівник пише заяву на папері, підписує її, ставить дату, фотографує заяву або сканує її та відправляє роботодавцеві (на електронну пошту, через месенджери тощо).

Варіант 3. Працівник набирає текст заяви на персональному комп’ютері, смартфоні, планшеті та надсилає роботодавцеві текст заяви будь-яким засобом електронної комунікації з ЕЦП або роздруковує, підписує власноруч, фотографує та відправляє роботодавцеві.

Крок 2. Розгляд заяви видання відповідного наказу та надсилання його працівникові для ознайомлення.

На 2 кроці роботодавець розглядає заяву і видає відповідний наказ. А потім надсилає його працівнику визначеними електронними засобами (через месенджери, на електронну пошту тощо).

Тобто у разі отримання заяви засобами електронної комунікації роботодавець повинен роздрукувати таку заяву, зареєструвати її та видати відповідний наказ. Наказ слід підписати звичайним підписом або КЕП, та надсилати працівникові у форматі pdf.

Інший спосіб – наказ надсилається працівникові у вигляді фото, зробленого за допомогою телефону. Цей спосіб доступніший, адже працівник може не мати програми чи доступу до програми, яка відображає pdf-файли.

Крок 3. Ознайомлення працівника з наказом і повідомлення про це роботодавця.

Тут також діють за обставинами (див. інфографіку).

Після отримання відмітки про ознайомлення роботодавець має роздрукувати отриманий документ, його фото або знімок екрану і зберігати цей документ у встановленому законодавством порядку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником.

Так, наприклад, п. 3 Порядку фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.2019 №1042, передбачено, що факт доведення інформації або документів до відома державного службовця фіксується протоколом про доведення інформації або документів до відома державного службовця.

Керівники підприємств недержавної форми власності можуть урегулювати зазначене питання самостійно.

Якщо на підприємстві буде вирішено фіксувати доведення інформації або документів до відома працівника, можна використовувати, наприклад, таку форму документа, як протокол чи акт.

Такі документи варто зберігати разом із наказами, заявами чи іншими документами, до яких вони складалися, адже саме ці акти надалі слугуватимуть підтвердженням того, що працівники були ознайомлені з відповідними документами (див. також Постанову Житомирського апеляційного Суду від 13.12.2022 № 296/3763/22).

Висновки

1. Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.
2. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника – через месенджери, електронну пошту тощо.
3. Роботодавець має визначити порядок та засоби комунікації між працівниками та роботодавцем.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Заява про зміну контактних даних

Відео на тему:

Обмін заявами і наказами через Viber, Telegram & Незаконне звільнення: коли директор відповідає власними коштами

Оформлення заяв і наказів – 2024 & Обмін кадровими документами альтернативними способами

Стаття на тему:

Онлайн-звільнення працівників: алгоритм та нюанси

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення

Скільки зберігати електронні заяви та накази

Особова картка форми П-2: ручне чи електронне ведення

Детальний розбір: чому ЕДО в кадрових процесах не працює і як впровадити його без танців із бубном