Як направити працівника у відпустку, а не виплачувати компенсацію: алгоритм для роботодавця

1. Графік відпусток: обов'язковість і порядок
2. Використання відпустки поза графіком: коли це можливо
3. Відпустки в умовах воєнного стану – обмеження та права
4. Відкликання з відпустки – коли це дозволено
5. Працівник не хоче у відпустку: покроковий алгоритм для роботодавця
6. Грошова компенсація за невикористані дні: коли виплачують
7. Відпустка у вихідні дні: чи законно й чи має сенс
8. Висновки

Графік відпусток: обов'язковість і порядок

Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) черговість надання щорічних відпусток визначається графіком.

Графік затверджує роботодавець та доводить до відома всіх працівників. Цей документ є обов’язковим і для роботодавця, і для працівника.

При складанні графіка враховують інтереси виробництва, особисті побажання працівників і можливості для відпочинку (ст. 10 Закону про відпустки). Часто в графіку вказують лише місяць відпустки без конкретних дат – але конкретний період у межах графіка узгоджується між працівником і роботодавцем.

Важливо: роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до її початку.

І якщо працівник відмовляється йти у відпустку, роботодавець має право видати відповідний наказ і відправити працівника у відпустку згідно з графіком.

Зразок Наказу про надання щорічної основної відпустки

Завантажуйте шаблон та зразок: Наказ про надання щорічної основної відпустки

Використання відпустки поза графіком: коли це можливо

Працівник і роботодавець можуть домовитися про інший період відпустки – це законно та допустимо за взаємної згоди. Якщо одна зі сторін проти, їй доведеться дотримуватися затвердженого графіка. Тож погоджена зміна дат – найпростіший і безпечний спосіб уникнути конфліктів.

Деякі роботодавці вважають, що можуть не відпустити працівника у відпустку у строки, визначені у графіку відпустки, або ж відкликати з відпустки, яка вже розпочалася.

Відпустки в умовах воєнного стану – обмеження та права

Відповідно до ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік. Крім того, роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Усе це варто спланувати під час складання графіків відпусток. Це знов таки дозволить уникнути конфліктної ситуації.

Отже, можна не надати частину відпустки, що перевищує 24 календарні дні, можна відмовити у надані невикористаних днів за минулі роки, але зазіхати на 24 дні поточного року роботодавець не може!

Увага! В наведених нормах не йдеться про те, що заборонено надавати більше ніж 24 днів, йдеться про право (не обов’язок) роботодавця обмежити відпустку 24 днями

Крім того, у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити у наданні відпустки (за винятком вагітності/пологів та відпустки для догляду за дитиною до 3 років) працівникам, залученим до робіт на об'єктах критичної інфраструктури, виробництві товарів оборонного призначення або виконанню мобілізаційного завдання (ч. 2 ст. 12 Закону №2136).

Інших причин для ненадання відпустки законодавство не передбачає.

Відкликання з відпустки – коли це дозволено

Відкликання працівника з відпустки можливе лише за його згодою і лише в передбачених випадках (ст. 12 Закону про відпустки):

1. для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
2. для запобігання нещасним випадкам, простою, загибелі чи псуванню майна підприємства;
3. в інших випадках, передбачених законодавством.

Коли працівника відкликали з відпустки, його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Отже, без згоди працівника його взагалі не можна відкликати з відпустки.

Працівник не хоче у відпустку: покроковий алгоритм для роботодавця

Якщо працівник відмовляється йти у відпустку, а час за графіком підходить, дійте так:

1. Вручіть працівникові письмове повідомлення про дату початку відпустки – не пізніше ніж за два тижні.
2. Видайте наказ про надання відпустки згідно з графіком.
3. Виплатіть відпускні до початку відпустки, якщо інше не передбачено договором (ст. 115 КЗпП).
4. Вважайте працівника таким, що перебуває у відпустці відповідно до наказу.

Грошова компенсація за невикористані дні: коли виплачують

Відповідно до ст. 24 Закону про відпустки, компенсація за невикористані щорічні відпустки виплачується:

1. лише у разі звільнення;
2. у разі мобілізації, призову чи проходження військової служби (за заявою працівника);
3. за бажанням працівника в частині, що перевищує 24 календарних дні.

Виплати компенсації замість надання відпустки в інших випадках не передбачена.

В останньому із перелічених вище випадків тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток за відповідний рік не повинна бути менше ніж 24 календарних дні» (ст. 24 Закону про відпустки).

Проте, у роботодавців виникає питання:

Що ж робити, якщо працівник не може використати відпустку у робочі дні, а роботодавець не бажає накопичувати ці дні, щоб в подальшому не платити компенсацію при звільненні?

Рішення є – читайте далі.

Відпустка у вихідні дні: чи законно й чи має сенс

Закон про відпустки прямо не забороняє використовувати відпустку у вихідні дні: ст. 5 Закону про відпустки визначає тривалість відпусток у календарних днях, а ст. 12 Закону про відпустки дозволяє ділити щорічну відпустку на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна частина становить не менше ніж 14 календарних днів.

Отже, технічно можливе оформлення відпустки по 2 календарні дні (субота і неділя). В результаті працівник отримує відпускні, а роботодавець зменшує заборгованість за невикористаними днями відпусток.

Наприклад: працівник має 28 к.дн. щорічної відпустки, 14 уже використано. За згодою роботодавця він бере по 2 дні відпустки щовихідних – за 7 тижнів використає решту 14 днів і отримає відпускні, а роботодавець не накопичуватиме боргів.

Утім окремі експерти вважають, що надання відпусток виключно на вихідні недоцільно й навіть може розглядатися як прихована компенсація, оскільки мета відпустки – реальний відпочинок.

На думку автора, тут доречно згадати принцип: «дозволено все, що прямо не заборонено законом».

Висновки

1. Накопичення невикористаних днів відпустки – проблема для обох сторін.
2. Закон дозволяє роботодавцю контролювати цей процес через графік і повідомлення, а працівникам – поступово використовувати відпустку навіть у вихідні дні.
3. Використання вихідних як днів відпустки – це стала практика, яка допомагає уникнути конфліктів, штрафів та заборгованостей.

Тетяна ДОНЕЦЬ, адвокатка, шеф-редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про надання щорічної основної відпустки

Повідомлення про дату початку відпустки

Статті на тему:

Як можна ділити щорічну відпустку на частини

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання

Надання відпусток працівникам з інвалідністю: правила та нюанси

Додаткова відпустка учасникам бойових дій: правила надання

Додаткова відпустка учаснику бойових дій: зразки заяви та наказу