Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу

1. Право на позачергову щорічну відпустку
2. Як оформити «згоду» на надання щорічної відпустки поза графіком
3. Як оформити «відмову» надати щорічну відпустку поза графіком
4. Чи можна «не чіпати» графік щорічних відпусток
5. Висновки

Право на позачергову щорічну відпустку

Згідно зі ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводяться до відома всіх працівників.

Нагадаємо, що:

1. до графіка обов’язково закладають щорічні відпустки (основну та додаткові). Однак на практиці у графіку також передбачають й інші види відпусток, які можна спланувати, наприклад, соцвідпустку на дітей, так звані «бойову» та «чорнобильську» відпустки;
2. при складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку;
3. графік відпусток мають складати всі роботодавці (виключень немає!);
4. орієнтовний строк його складання – не пізніше 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213, далі – Типові правила № 213).

Отже, скоріш за все, станом на сьогодні графік відпусток всі вже склали.

Але! Оскільки мова йде про періоди роботи й відпочинку, а також про працівників, то логічно, що до графіка можуть бути внесені корективи. Одна з підстав для внесення змін – це надання відпустки поза графіком (надання її в інший строк, аніж визначено графіком відпусток).

Зауважимо, що поза графіком можуть надаватися щорічні (основна та додаткові) відпустки, а також інші види відпусток, якщо ви їх передбачали в графіку. Якщо ж відпустка не була передбачена графіком, але працівник подає заяву з проханням надати таку відпустку, то мова не йде про надання відпусти поза графіком.

А хто ж з працівників має право на позачергову відпустку?

Формально будь-хто з працівників може скористатися відпусткою поза графіком. Але тут слід розглядати два випадки: коли роботодавець може і коли зобов’язаний надати відпустку поза графіком.

У загальному випадку – це прерогатива роботодавця. Зокрема, Мінекономіки в листі від 31.05.2023 № 4706-05/25501-09 зазначає: «у разі коли працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору (між працівником і роботодавцем)».

Тобто роботодавець може відмовити працівнику у наданні відпустки поза графіком.

Однак у ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки визначені категорії працівників, які мають переважне право на щорічну відпустку у зручний для них час. Це означає, що такі працівники можуть взяти відпустку поза графіком, а роботодавець не має права їм відмовити.

Отже, щорічні відпустки за бажанням працівника в зручний для нього час надаються:

1. особам віком до вісімнадцяти років;
2. особам з інвалідністю;
3. жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
4. жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
5. одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
6. дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
7. ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
8. ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
9. батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
10. працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;
11. в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Як оформити «згоду» на надання щорічної відпустки поза графіком

Порядок надання відпусток поза графіком такий:

1. працівник пише заяву з проханням надати відпустку у бажаний строк. На нашу думку, доцільно у заяві зазначити й причини надання відпустки поза графіком, адже роботодавець на підставі цього буде приймати рішення;
2. керівник видає наказ (розпорядження) про надання відпустки у строк, про який просить працівник, та внесення змін до графіка відпусток. Без належним чином виданого наказу роботодавця, відпустка поза графіком не надається;
3. за потреби кадрова служба вносить відповідні корективи до графіка відпусток.

Зауважте, що при наданні відпустки поза графіком роботодавець не надає повідомлення про дату початку відпустки працівнику. Крім того, і працівник не обов’язково має «попросити» про надання відпустки поза графіком за два тижні до бажаної дати відпочинку. Якщо роботодавець не проти, то відпустка може бути надана у стислі строки.

Але пам’ятайте, що за загальним правилом відпускні мають бути виплачені до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпустки).

Цікавий момент: як правило, коли мова йде про надання відпустки поза графіком, то мається на увазі надання її раніше строку, передбаченого графіком

А якщо працівник просить надати відпустку пізніше строку, передбаченого графіком?

Наприклад, у графіку відпусток щорічна основна відпустка запланована на червень, а працівник просить перенести її на вересень.

На нашу думку, тут мова йде саме про перенесення відпустки. Різниця ось в чому. Якщо працівника було повідомлено про дату початку відпустки, але він бажає піти у відпустку пізніше, то він має написати відповідну заяву. При цьому не обов’язково має бути зазначена конкретна дата, може бути визначено тільки бажаний місяць надання відпустки. У будь-якому випадку роботодавець має внести зміни до графіка відпусток. А відтак, у майбутньому роботодавець буде знов зобов’язаний повідомити працівника про дату початку відпустки (відповідно до оновленого графіка) за два тижні.

Як оформити «відмову» надати щорічну відпустку поза графіком

Логічне питання: якщо роботодавець не погоджується надати відпустку поза графіком, чи має він якось мотивувати відмову і видавати відповідний наказ?

Відповідаємо: чинним законодавством це не передбачено. Тобто ключовою буде норма про надання відпустки за графіком – ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки.

На виконання цих норм і затвердженого графіка відпусток, роботодавець може відмовити у наданні відпустки поза графіком (звісно, крім працівників зі списку виключень). Достатньо проставити відповідну резолюцію на заяві. Видавати наказ про відмову не потрібно.

Чи можна «не чіпати» графік щорічних відпусток

У листі Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15 зазначено, що після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення. Отже, при наданні працівнику відпустки поза графіком, графік відпусток доцільно відкоригувати.

Як же це зробити?

Пригадаємо, що форма графіку відпусток законодавчо не затверджена, тому він складається у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Відповідно і сталого порядку внесення змін до графіка теж немає.

Пропонуємо такі варіанти.

Варіант перший. Якщо у формі графіку, яку ви використовуєте, передбачено графу «Примітки» або аналогічну, то про перенесення відпустки можна зазначити там. Але вважаємо, що це доречно для ситуації, коли працівник просить надати відпустку раніше строку, передбаченого графіком.

Якщо ж відповідної графи немає, або відбулося перенесення відпустки на строк пізніший, ніж закладено в графіку, або ж ви просто не бажаєте в майбутньому щось доводити перевіряючим, то коригування проводиться залежно від способу затвердження графіка. Згадаємо, що відповідно до ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки графік відпусток затверджується керівником підприємства.

Існують два варіанти затвердження графіку відпусток: шляхом видання окремого наказу про його затвердження або шляхом його затвердження виключно директором. Залежно від того, як було затверджено графік відпусток, будуть вноситись і корективи до нього.

Варіант другий. Директор затверджує графік відпусток на відповідний рік зі змінами, як окремий документ шляхом накладання грифу затвердження. Такий спосіб, як правило, застосовують роботодавці з невеликою кількістю працівників, де «перезатвердження» нового графіка не викликає проблем.

Варіант третій. Видається наказ про внесення змін до графіка відпусток, який потрібно довести до відома працівника й погодити з профспілкою. На підставі виданого наказу додають зміни до графіка відпусток.

Наприклад, за допомогою окремого додатку до графіка відпусток, в якому відображають відповідні корективи. Як правило, роботодавці з великою кількістю працівників використовують саме цей варіант.

Висновки

1. Надання відпустки поза графіком – право, а не обов’язок роботодавця.
2. Існує перелік працівників, яким відпустка надається за їх бажанням в зручний для них час.
3. Відпустка поза графіком надається за заявою працівника і наказом керівника.
4. До графіка відпусток можна вносити зміни, зокрема про надання відпустки поза графіком.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Статті на тему:

Графік відпусток-2025: 5 кроків від складання до затвердження

Оформлення щорічних відпусток: покрокова інструкція