Оформлення щорічних відпусток: покрокова інструкція

Покроковий алгоритм оформлення щорічних відпусток

Працівнику буде надано щорічну відпустку. Як має діяти кадровик? Покроковий алгоритм наведено нижче.

Крок 1. Складання графіку відпусток.

Крок 2. Надання повідомлення про початок щорічної відпустки.

Крок 3. Видання наказу про надання відпустки.

Крок 4. Облік наданої відпустки в особовій картці. 

Крок 5. Відображення в табелі обліку робочого часу.

Пройдімося по кожному пункту детальніше.

Складання графіку відпусток

Наявність графіку відпусток передбачена у ст. 10 Закону про відпустки: 

Отже, скласти графік відпусток – це обов’язок роботодавця. За відсутність цього документа на підприємстві роботодавцю може загрожувати штраф в розмірі однієї мінімальної зарплати (у 2023 році це 6 700 грн), як за інші порушення трудового законодавства (ст. 265 КЗпП).

Складати графік відпусток мусять всі роботодавці, зокрема і фізичні особи – підприємці, які мають найманих працівників. На цьому наголошували в Держпраці.

Графік відпусток на наступний рік складає, як правило, кадрова служба або працівник, на якого покладено такі обов’язки. Починається така робота ще в поточному році. Спочатку керівники структурних підрозділів узгоджують із працівниками період надання та тривалість їх відпусток в наступному році. Ці дані передають кадровику, і на їх підставі буде складений графік відпусток.

Строк складання графіка відпусток на кожний робочий рік – не пізніше 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил № 213).

Затвердженої форми графіка відпусток немає, тому його складають у довільній формі. Як правило, у графіку зазначають структурний підрозділ, прізвище ім’я та по батькові працівника, його посаду, вид відпустки, період надання, за який робочий рік надається, тривалість відпустки та підпис працівника.

Зверніть увагу! Складаючи графік відпусток, потрібно врахувати ті категорії працівників, які мають право щорічну відпустку у зручний час. Перелік таких категорій працівників наведено у ст. 10 Закону про відпустки.

Повідомлення про початок щорічної відпустки

Окрім складання графіку відпусток, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, на роботодавця покладається обов’язок повідомляти працівнику про початок відпустки, передбаченої в графіку відпусток. 

Акцент 1. Повідомлення є обов’язковим, зокрема і на час воєнного стану. Як зазначали фахівці Держпраці, змін законодавства щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки під час воєнного стану не відбувалося (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.09.2022).

Відсутність повідомлення загрожує штрафом в розмірі 1 МЗП (у 2023 році – 6 700 грн). Водночас ознайомлення працівників з графіком відпусток не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (див. лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796).

Акцент 2. Строк надання повідомлення – не пізніше як за 2 тижні. Надати повідомлення можна і раніше. Тут слід враховувати правила визначення строку, що обчислюють тижнями (ст. 241¹ КЗпП). Наприклад, якщо щорічна відпустка працівника розпочинається 23.10.2023 (понеділок), то граничною датою повідомлення є 09.10.2023 (понеділок).

Акцент 3. Форма повідомлення законодавством не встановлена.

Чи потрібно писати заяву про надання відпустки?

У разі, якщо працівник іде у відпустку в обумовлений графіком строк, заява на відпустку може не подаватися. Якщо ж працівнику потрібно піти у відпустку поза графіком, він пише заяву про надання щорічної відпустки (лист Мінекономіки від 31.03.2020 № 3512-06/21620-07)

Видання наказу про надання відпустки

Наступним кроком оформлення щорічної відпустки буде видання наказу. Для цього може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом № 489. Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку у довільній формі, але із дотриманням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо обов’язкових реквізитів. 

Увага! При складанні наказу про надання відпустки потрібно зазначити період, за який надається щорічна відпустка.

Нагадаємо, що відповідно до ст. 6 Закону про відпустки, щорічна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, відлік якого розпочинається з дати укладення трудового договору. Це необхідно для правильного обліку наданих відпусток.

Текст наказу про надання відпустки може бути таким: 

«НАДАТИ:

МАЦАЙ Ірині Вікторівні, економісту планово-фінансового відділу, щорічну основну відпустку за період роботи з 15.08.2022 по 14.08.2023 тривалістю 24 календарних дні з 09 листопада по 02 грудня 2023 року».

Наказ підписує керівник підприємства, та ознайомлюють із ним працівника під підпис.

Терміни складання наказу законодавством не визначені. Але скласти його слід в такий термін, щоб сума відпускних була виплачена в строк, визначений у ст. 115 КЗпП.

Наказ про надання відпустки належить до кадрових наказів тимчасового (5 років) строку зберігання (ст. 16 Переліку № 578/5). Проте, якщо працівник працює у важких, шкідливих або небезпечних умовах праці, то накази про надання відпусток усіх видів будуть належати до кадрових наказів тривалого (75 років) строку зберігання. 

Облік наданої відпустки в особовій картці

Наступним кроком буде облік відпусток, які надаються працівникам. Це пряма вимога ст. 10 Закону про відпустки. Такий облік потрібен для підрахунку кількості фактично наданих відпусток працівникам.

Як правило, такий облік ведуть в особовій картці за типовою формою № П-2, затвердженою спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. 

В особовій картці П-2 для обліку відпусток передбачений 5-й розділ «Відпустки». Тут потрібно зазначати всі види наданих відпусток, а не тільки щорічних. Інформацію в розділі 5 заповнюють на підставі наказу про надання відпустки.

У графі «Вид відпустки» зазначаємо її вид, наприклад щорічна (основна, додаткова). Також у цій графі бажано зазначити кількість днів відпустки, оскільки окремої графи для цього особовою карткою не передбачено.

Далі у графі «За який період» зазначаємо період, за який надається відпустка (для щорічної відпустки – робочий рік).

В наступних графах – дату початку та закінчення відпустки.

В графі «Підстава, наказ №» зазначаємо номер та дату наказу, на підставі якого була надана щорічна відпустка, тобто всі дані, які наведені в наказі про надання відпустки. 

Також облік відпусток можна вести за допомогою журналу обліку відпусток або системи електронного документування. 

Відображення в табелі обліку використання робочого часу

Дні відпустки слід відобразити в табелі обліку використання робочого часу за формою П-5 (затверджена наказом № 489). У формі табеля П-5 передбачено такі позначення:

1. для щорічних основних відпусток — код «В» (або цифровим кодом «08»);
2. для щорічних додаткових — код «Д» (або цифровим кодом «09»).

З відповідним кодом в табелі обліку використання робочого часу позначають всі календарні дні відпусток, зокрема і дні, які приходяться на робочі згідно з графіком, так і вихідні дні.

Висновки

1. Щорічні відпустки мають бути передбачені в графіку відпусток.
2. Повідомлення про початок щорічної відпустки слід надавати не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки.
3. Якщо ж відпустка надається поза графіком, працівник пише заяву. 
4. Надання відпустки оформлюється наказом.
5. Облік наданих відпусток слід вести в особовій картці.
6. Всі календарні дні щорічної відпустки відображають в табелі обліку використання робочого часу із кодом «В» або «Д». 

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки