Е-документообіг у трудових відносинах: які вимоги введуть для роботодавців

Роботодавцям варто вже зараз подбати про електронні підписи, цифрові архіви та оновлені кадрові процедури. Як працюватимуть нові правила – пояснила адвокат Ганна Лисенко та надала рекомендації


Як ми розповідали на сайті Верховної ради зареєстрований законопроєкт від 22.10.2025 №14141 «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо електронного документообігу при працевлаштуванні». Частину 4 статті 24 Кодексу законів про працю пропонують викласти в новій редакції.


Вона передбачає:


1. Можливість укладання трудового договору в електронній формі.


2. Ідентифікація особи працівника буде здійснюватись через підписання договору КЕП або удосконаленим електронним підписом (далі – УЄП).


Тобто працівник може подати документи та підписати договір онлайн.


3. Регулювання електронного обміну кадровими документами.


4. Сторони можуть домовитися про:


  1. створення, пересилання та зберігання електронних документів;
  2. ведення кадрового документообігу в електронній формі.


Все це – за взаємною згодою з дотриманням законів:


  1. від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;
  2. від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Скарбниця кадрових документів у Вас завжди напохваті. Завантажте необхідний зразок або шаблон у розділі Документи!

Що це означає на практиці:


  1. можна укладати трудовий договір дистанційно, без паперу;
  2. документи працівника можна подавати в електронному форматі;
  3. підтвердження особи – через електронний підпис;
  4. можна створювати та зберігати електронний кадровий архів.


Як зазначила адвокат Ганна Лисенко, це – реальний крок до цифрової кадрової системи. Але не без нюансів:


  1. не у всіх працівників є КЕП / УЕП;
  2. потрібна система електронного документообігу (не просто PDF на пошті);
  3. роботодавець має забезпечити збереження та захист е-документів;
  4. потрібно навчити HR-відділ працювати з КЕП та цифровими архівами.


Рекомендації роботодавцям:


  1. Розробити політику електронного документообігу – хто і як працює з КЕП.
  2. Оновити шаблони трудових договорів, додавши пункт про е-документообіг.
  3. Забезпечити працівників КЕП / УЄП (через «Дію» або акредитовані центри).
  4. Перевірити, чи HR-система підтримує підпис і зберігання е-документів.
  5. Створити інструкцію для кадровиків: порядок укладання, підписання, архівації.


Джерело: трудові нотатки Ганни Лисенко

Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇