
Як ми розповідали на сайті Верховної ради зареєстрований законопроєкт від 22.10.2025 №14141 «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо електронного документообігу при працевлаштуванні». Частину 4 статті 24 Кодексу законів про працю пропонують викласти в новій редакції.
Вона передбачає:
1. Можливість укладання трудового договору в електронній формі.
2. Ідентифікація особи працівника буде здійснюватись через підписання договору КЕП або удосконаленим електронним підписом (далі – УЄП).
Тобто працівник може подати документи та підписати договір онлайн.
3. Регулювання електронного обміну кадровими документами.
4. Сторони можуть домовитися про:
- створення, пересилання та зберігання електронних документів;
- ведення кадрового документообігу в електронній формі.
Все це – за взаємною згодою з дотриманням законів:
- від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;
- від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Скарбниця кадрових документів у Вас завжди напохваті. Завантажте необхідний зразок або шаблон у розділі Документи!
Що це означає на практиці:
- можна укладати трудовий договір дистанційно, без паперу;
- документи працівника можна подавати в електронному форматі;
- підтвердження особи – через електронний підпис;
- можна створювати та зберігати електронний кадровий архів.
Як зазначила адвокат Ганна Лисенко, це – реальний крок до цифрової кадрової системи. Але не без нюансів:
- не у всіх працівників є КЕП / УЕП;
- потрібна система електронного документообігу (не просто PDF на пошті);
- роботодавець має забезпечити збереження та захист е-документів;
- потрібно навчити HR-відділ працювати з КЕП та цифровими архівами.
Рекомендації роботодавцям:
- Розробити політику електронного документообігу – хто і як працює з КЕП.
- Оновити шаблони трудових договорів, додавши пункт про е-документообіг.
- Забезпечити працівників КЕП / УЄП (через «Дію» або акредитовані центри).
- Перевірити, чи HR-система підтримує підпис і зберігання е-документів.
- Створити інструкцію для кадровиків: порядок укладання, підписання, архівації.
Джерело: трудові нотатки Ганни Лисенко