Поділ щорічної відпустки на частини: чи можна менше ніж 14 днів, з вихідного дня, за які робочі роки

1. Основні принципи поділу відпустки
2. Вимоги до неділимої частини
3. Гнучкість у плануванні надання відпусток частинами
4. Терміни використання відпусток
5. Практичні приклади та поради у складних ситуацій

Основні принципи поділу відпустки

Перше, на що варто звернути увагу, – законодавство передбачає можливість поділу, а не обов'язок роботодавця поділити відпустку (лист Мінекономіки від 09.07.2020 № 3512-06/42771-09, далі – лист № 3512). За замовчуванням у графіках відпусток закладається відпустка повної тривалості. Але як на етапі складання графіку, так і потім є можливість поділити відпустку на частини.

Так навіть при формуванні графіка можна провести анкетування працівників і вже на цьому етапі працівник може виявити бажання поділити відпустку на частини, а роботодавець врахує це у графіку.

Ділити дозволено тільки ті відпустки, які віднесені до щорічних. У нормі чітко зазначено, що щорічну відпустку може бути поділено на частини. До неділимої частини входять дні щорічної основної та щорічної додаткової відпустки за наявності.

Увага! Чітко зазначено: щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ст. 12 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» та ст. 79 Кодексу законів про працю України)

Кінцеве рішення щодо надання працівникові відпустки приймає роботодавець. Керівник може (лист 3512):

1. погодитися поділити відпустку так, як просить працівник;
2. відмовити поділити відпустку;
3. запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки.

Також врахуйте, що законодавством не передбачена заборона сумарного використання частини щорічної основної відпустки та частини щорічної додаткової відпустки (лист Мінекономіки від 09.07.2020 № 3512-06/42771-09). Тобто безперервна частина (14 к. дн) щорічної відпустки може складатися з 7 к. дн. щорічної основної відпустки та 7 к. дн. додаткової відпустки (наприклад, за ненормований робочий день).

Вимоги до неділимої частини

Як ми зазначили основна безперервна частина має складати не менше 14 календарних днів. Не обов'язково 14, можна і більше, але менше не можна. 13-12 днів вже не можна надати – це буде порушення. 15-16 днів, будь ласка, бо періодично виникає запитання: чи обов'язково надавати тільки 14 неділимих днів? Ні, не обов'язково. Це може бути будь-яка більша тривалість, але 14 – це мінімум.

Неділима частина має бути надана днями відпочинку за кожен робочий рік. Тут дійсно треба контролювати 14 днів за кожен робочий рік працівника.

Увага! Вимога про поділ на частини щорічної відпустки (неподільна частина – не менше 14 календарних днів) застосовується до надання щорічної відпустки за кожен робочий рік окремо (роз’яснення Первинної профспілкової організації ЛНУ ім. Івана Франка від 24.06.2021). Тобто, неділимі 14 к.дн. мають бути надані днями відпочинку за кожен робочий рік

Не обов'язково, щоб основна безперервна частина була надана першою (лист Мінекономіки від 09.07.2020 № 3512-06/42771-09). Спочатку можна надати будь-які інші тривалості, маленькі частинки, про які просить працівник - 5 днів, три дні, один день. А далі треба розуміти, що десь колись буде використана ще ця неділима 14-тиденна частина, мінімум 14 неділимих днів.

Нас часто запитують:

Чи можна в 14 календарних днів зараховувати щорічну основну відпустку за різні робочі роки?

Не можна зараховувати.

Треба контролювати за кожен робочий рік. На це свого часу навіть вказували фахівці Держпраці у листі від 21.01.2025 №107/2.3/2.1-ЗВ-25а. І вони чітко це розмежували й пояснили цей момент. Тож робимо собі нотатку, що якщо залишився залишок за один робочий рік та за інший, то скласти ці частинки, отримати 14-тиденну неділиму частину не вийде. Більш детально про це тут.

Гнучкість у плануванні надання відпусток частинами

Невикористана частина щорічної відпустки може бути надана з будь-якого дня тижня, незалежно від того, в якому з днів тижня закінчилася попередня використана частина. Колись давно була вимога відслідковувати, коли була завершена перша частина відпустки, щоб іншу відпустку надати з дня, наступного після попереднього завершення відпустки. Тобто, якщо перша частина завершилася в середу, то наступну треба було обов'язково надавати з четверга.

Зараз такого немає. Всі відпустки можуть починатися з понеділка. Всі частини відпусток можуть починатися з понеділка, з вихідного дня, з будь-якого дня – вівторок, середа, четвер, неважливо. Цю хронологію вже не потрібно відслідковувати.

Скористайтесь довідником «Тривалість щорічної відпустки». В ньому ми навели тривалість щорічних відпусток залежно від категорій працівників

Терміни використання відпусток

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається така відпустка. Це загальне правило діє під час мирного стану. Зараз на цю норму накладено мораторій, бо працює Закон України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», відповідно до якого ця норма не діє.

Тобто, якщо надали якусь частину відпустки і залишилася ще якась дельта, якийсь хвостик, то цей хвостик раніше треба було обов'язково надати не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Але зараз це положення не працює. Тож навіть якщо цей хвостик зависне, це не буде порушенням.

Але не рекомендуємо накопичувати відпустки, бо рано чи пізно доведеться або надати днями відпочинку ці дні, або компенсувати при звільненні. Тобто повністю нейтралізувати цей відпочинок не вдасться.

Практичні приклади та поради у складних ситуацій

Розглянемо декілька кейсів.

Ситуація 1. Працівниця має право на щорічну основну відпустку 24 к. дн. плюс щорічну додаткову відпустку за роботу на комп'ютері – 4 к. дн. Вона використала вже частинами сім календарних днів та п'ять календарних днів. У цьому випадку все в порядку. Жодного порушення немає. Розуміємо, що вона використовувала щорічну основну відпустку. Є ще 12 днів щорічної основної відпустки й плюс вона ще може використати або два, або три, або чотири дні відпустки за роботу на комп'ютері. Отже, 14 днів буде збережено, бо контролюємо по щорічній відпустці ці 14 днів.

Ситуація 2. Працівниця має право тільки на щорічну основну відпустку, тільки 24 календарних дні. Вона використала ті самі 7 к. дн. та 5 дн. У такому випадку вже буде порушення, бо 14 днів у неї не буде. Треба контролювати за робочий рік, а тут їх, на жаль, не буде. Тож не можна було надавати оті 5 к. дн., можна було надати лише 3 к.дн. щорічної відпустки або одразу 14 к.дн.

Ситуація 3. У працівника залишилося 5 к. дн. за минулий робочий рік, але він просить надати 14 к. дн.

Така ситуація насправді трапляється досить часто. Є варіанти, як з неї можна вийти.

Перший – це надати 14 календарних днів за поточний робочий рік. Тобто закрити очі на те, що у працівника є ще залишок по минулому робочому року і надати всі 14 днів за поточний робочий рік. Далі надати вже залишки й за минулий рік, і за поточний робочий рік.

Немає такого обов'язку, немає такої норми, яка б зобов'язувала надавати відпустку за поточний робочий рік чи за інший якийсь рік тільки за умови, що використано всі залишки за попередні робочі роки. Є рекомендації, так часто роблять, це логічно, правильно, зручно, але нормами законодавства це не передбачено.

Тож у цьому випадку не викреслюємо той залишок, не забуваємо про нього, просто тримати в пам'яті (а краще занотовуємо це). Надаємо 14 днів, як попросив працівник. А далі будемо використовувати ще і ці п'ять днів і плюс 10 днів, які у нього залишилися за цей поточний рік. Тобто можлива така ситуація.

Другий. А ось тут треба бути дуже уважними. Надати п'ять календарних днів за минулий робочий рік – цей залишок і плюс дев'ять днів за поточний робочий рік. У такому випадку надаємо йому 14 днів, про які він просить. Але це не неділимі частини, які треба контролювати. У такій ситуації, якщо надамо 5 + 9, то 14-тиденної неділимої частини ще не буде. У такому разі треба розуміти, що ще маємо надати йому окремо додатково 14 днів неділимої відпустки за поточний робочий рік.

При належній фіксації інформації про надання відпусток в Особовій картці працівника упевнені проблем у вас із цим не виникне.

Джерело: kadroland

Довідники на тему:

Обов’язкові документи при оформленні щорічної відпустки

Щорічні відпустки повної тривалості до настання 6-місячного терміну безперервної роботи

Випадки перенесення/подовження щорічної відпустки

Брошура на тему:

Енциклопедія кадровика «Щорічні та неоплачувані відпустки: ТОП-10 нових кейсів + зразки документів»

Статті та консультації на тему:

Щорічні, соціальні та неоплачувані відпустки: розбір 10 реальних кадрових кейсів

Скасування відпустки через виробничу необхідність: коли можливе

Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

Неповний робочий час: як він впливає на тривалість відпустки та розрахунок відпускних

Грошова компенсація мобілізованим працівникам: претенденти, строки та документи для оформлення

Дострокове припинення відпустки за ініціативою працівника і роботодавця: правила та обмеження

Заява та наказ на щорічну відпустку: зразки та шаблони