Щорічні, соціальні та неоплачувані відпустки: розбір 10 реальних кадрових кейсів

1. Кейс 1. Грошова компенсація щорічної відпустки без припинення трудових відносин
2. Кейс 2. Оформлення щорічної відпустки виключно на вихідні дні
3. Кейс 3. Форма заяви на відпустку: рукописний текст проти друкованого шаблону
4. Кейс 4. Накази про щорічні відпустки: надлишкове цитування законодавчих норм
5. Кейс 5. Зведені накази на надання відпусток без збереження заробітної плати
6. Кейс 6. Право на соціальну відпустку новоприйнятих працівників у перший рік роботи
7. Кейс 7. Надання додаткової відпустки одинокому батьку
8. Кейс 8. Вік дітей та наявність інвалідності: правила обчислення підстав
9. Кейс 9. Підтвердження інвалідності при наданні обов'язкових відпусток без збереження зарплати
10. Кейс 10. Звільнення за власним бажанням під час перебування у відпустці без збереження зарплати

Правову основу для розв'язання будь-яких питань, пов'язаних із відпустками, становлять:

1. Кодекс законів про працю України (далі - КЗпП);
2. Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки);
3. Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136);
4. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП УНДІАСД від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).

Кейс 1. Грошова компенсація щорічної відпустки без припинення трудових відносин

Досить поширеною є омана, що виплата грошової компенсації за невикористані дні щорічної відпустки є виключним вибором роботодавця, і він може відмовити працівникові, посилаючись на фінансовий стан підприємства або воєнний стан.

Згідно зі ст.24 Закону про відпустки та ст. 83 КЗпП, за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією.

Законодавством встановлено чітку імперативну умову для такої заміни:

Тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути меншою ніж 24 календарні дні за відповідний відпрацьований робочий рік

Роботодавець не має права відмовити у виплаті такої компенсації, якщо працівник фактично використав 24 к. дн. щорічної відпустки за відповідний робочий рік, за який просить виплатити компенсацію, та подав належним чином оформлену заяву. Тобто за наявності невикористаних днів понад установлений законом мінімум виплата компенсації є обов’язком, а не правом роботодавця.

Водночас роботодавець не має права самостійно, без заяви працівника, замінювати відпустку грошима (крім випадків звільнення), оскільки ініціатива має виходити виключно від застрахованої особи.

Кейс 2. Оформлення щорічної відпустки виключно на вихідні дні

Часто доводиться чути запитання щодо правомірності надання щорічної відпустки працівникам із п'ятиденним робочим тижнем (із вихідними в суботу та неділю) виключно на суботу та неділю. Мета працівника у цьому разі отримати додаткові виплати (відпускні) за вихідні дні, не витрачаючи при цьому робочі дні відпустки в будні.

Аналізуючи ризики для роботодавця, слід звернутися до ст. 5 Закону про відпустки, яка встановлює, що тривалість відпусток визначається в календарних днях незалежно від режимів та графіків роботи підприємства. Закон не містить прямої заборони на надання відпустки виключно на вихідні дні.

Проте необхідно чітко дотримуватися вимог ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки: щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Якщо ця умова (14 безперервних днів за відповідний робочий рік) виконана, поділ решти відпустки на частини тривалістю по 2 календарні дні на суботу та неділю є цілком законним. Ризики притягнення роботодавця до відповідальності за такі дії мінімальні. Окремі експерти схильні вважати що ризики все ж є, інші навпаки переконані що таке надання відпустки жодним чином не порушує законодавство.

Кейс 3. Форма заяви на відпустку: рукописний текст проти друкованого шаблону

У зв'язку з активним впровадженням систем електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів виникає питання юридичної сили заяв працівників, виконаних друкованим способом.

Згідно з вимогами п/ 7.1 ДСТУ 4163:2020, організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, припустимо оформлювати рукописним способом.

Слово «припустимо» означає, що написання заяви від руки є альтернативним, а не єдиним можливим варіантом. Працівники мають право подавати заяви, оформлені:

1. повністю рукописним способом;
2. у друкованому вигляді;
3. шляхом заповнення роздрукованого шаблону (трафарету), форма якого затверджена локальним нормативним актом підприємства (наприклад, Інструкцією з діловодства).

Єдиною обов'язковою та критично важливою умовою для надання документа юридичної сили є наявність особистого підпису працівника та дати його проставлення, виконаних власноруч.

Кейс 4. Накази про щорічні відпустки: надлишкове цитування законодавчих норм

Іноді кадрові служби намагаються зробити текст наказів максимально докладним, вказуючи в наказах про звичайну щорічну основну відпустку посилання, наприклад, на п. 4 ст. 9 Закону про відпустки (який регулює питання зарахування періодів роботи до стажу) або інші загальні статті КЗпП.

Така практика є методологічно неправильною. Щорічна основна відпустка є базовим і безумовним правом кожного працівника, яке виникає на підставі наявності трудових відносин та відповідного стажу. Тому в наказі про надання щорічної основної відпустки (зокрема, й на державній службі) посилатися на загальні норми закону недоречно. У тексті наказу достатньо вказати період роботи, за який надається відпустка, її тривалість у календарних днях та конкретні дати початку й закінчення.

Посилання на конкретні статті законів є обов'язковим лише при наданні специфічних видів відпусток (наприклад, додаткових соціальних відпусток «на дітей» за ст.19 Закону про відпустки або відпусток без збереження заробітної плати, що надаються в обов'язковому порядку за ст. 25 Закону про відпустки), оскільки роботодавець має чітко зафіксувати правову підставу для надання такої відпустки.

Кейс 5. Зведені накази на надання відпусток без збереження заробітної плати

Часто на підприємствах виникає необхідність одночасного оформлення неоплачуваних відпусток для кількох працівників з абсолютно різних підстав (за сімейними обставинами, як пенсіонеру за віком, як особі з інвалідністю тощо). І ось тут виникає запитання:

Чи законно об'єднувати такі розпорядження в один зведений наказ?

Так, це цілком законно.

Можливість групування кадрових рішень у зведених наказах регулюється строками зберігання документів. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5), накази про надання всіх видів відпусток без збереження заробітної плати (як за згодою сторін, так і обов'язкових) мають однаковий строк зберігання – 75 років (або до ліквідації організації).

Оскільки строк зберігання збігається, роботодавець має право оформити один зведений наказ, детально розписавши підстави (статтю закону, заяву працівника, підтвердні документи) для кожного працівника в окремих пунктах наказу.

Кейс 6. Право на соціальну відпустку новоприйнятих працівників у перший рік роботи

Чи має право жінка, яка виховує двох дітей віком до 15 років і була прийнята на роботу в поточному календарному році, отримати додаткову соціальну відпустку за цей рік майже одразу після працевлаштування?

Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 Закону про відпустки), належить до категорії соціальних, а не щорічних відпусток. Право на неї не залежить від відпрацьованого на цьому підприємстві часу в поточному році. Вона надається в повному обсязі (10 календарних днів) один раз на календарний рік.

Проте тут діє важливе обмеження, встановлене частиною 1 статті 24 Закону про відпустки. Якщо працівниця у поточному році до працевлаштування на ваше підприємство працювала в іншій компанії, попередній роботодавець під час звільнення був зобов'язаний виплатити їй грошову компенсацію за всі невикористані дні цієї соціальної відпустки за поточний рік.

Відповідно, у нового роботодавця право на цю відпустку за поточний рік вона вже не має. Навіть якщо старий роботодавець порушив закон і не виплатив компенсацію, новий роботодавець не повинен надавати відпустку. Це предмет спору працівниці з попереднім місцем роботи.

Проте маємо звернути увагу на виняток. Відпустка на новому місці може бути надана, якщо під час звільнення з попереднього місця роботи працівниця подала заяву про те, що цією соціальною відпусткою у поточному році планує скористатися батько дітей, і через це компенсація їй правомірно не виплачувалася. Якщо ж згодом ситуація змінилася і батько своїм правом так і не скористався, працівниця може претендувати на цю відпустку у нового роботодавця.

Саме в такому специфічному випадку для надання відпустки новому роботодавцю знадобляться підтвердні документи: довідка з попереднього місця роботи про невиплату компенсації (із зазначенням причини) та довідка з місця роботи батька про те, що він цю відпустку за відповідний рік не використовував.

Якщо ж працівниця у поточному році взагалі ніде не працювала (була безробітною), соцвідпустка надається їй на загальних підставах.

Кейс 7. Надання додаткової відпустки одинокому батьку

Чи має право на додаткову соціальну відпустку батько, який самостійно виховує дитину віком 10 років, якщо мати дитини померла, але шлюб між ними ніколи не був зареєстрований?

Так, має повне право.

Відповідно до ст. 19 Закону про відпустки, право на додаткову відпустку тривалістю 10 календарних днів має батько дитини, який виховує її без матері. Законодавство України не пов’язує виникнення цього права із фактом перебування батьків у зареєстрованому шлюбі в минулому. Ключовим фактором є підтверджене батьківство та фактичне самостійне виховання дитини після смерті матері.

Для належного оформлення такої відпустки працівник має подати такі документи:

1. Свідоцтво про народження дитини (де він зазначений батьком).
2. Свідоцтво про смерть матері дитини.
3. Документ, що підтверджує факт виховання дитини без матері (це може бути довідка про спільне проживання, акт обстеження житлово-побутових умов, виданий уповноваженим органом, або відповідне рішення суду чи органу опіки тощо).

Кейс 8. Вік дітей та наявність інвалідності: правила обчислення підстав

Працівниця має двох дітей: 11 років та 16 років, причому старша дитина має статус особи з інвалідністю. На яку кількість днів додаткової відпустки вона має право і як правильно кваліфікувати підстави?

У цій ситуації діють дві різні правові норми ст. 19 Закону про відпустки:

1. наявність двох або більше дітей віком до 15 років;
2. наявність дитини з інвалідністю (вікова межа для дітей з інвалідністю в контексті цієї статті становить 18 років).

Оскільки старшій дитині виповнилося 16 років, працівниця втрачає право на додаткову відпустку за підставою «двоє дітей до 15 років». Водночас вона зберігає право на відпустку за підставою «мати дитини з інвалідністю».

Отже, тривалість її додаткової соціальної відпустки становить 10 календарних днів за однією підставою. Для збільшення тривалості до 17 календарних днів (що передбачено за наявності двох чи більше підстав одночасно) підстав немає.

Кейс 9. Підтвердження інвалідності при наданні обов'язкових відпусток без збереження зарплати

У зв'язку з реформуванням системи медико-соціальної експертизи (МСЕК) кадрові фахівці стикаються із ситуацією, коли працівники з інвалідністю ІІІ групи, звертаючись за обов'язковою відпусткою без збереження заробітної плати тривалістю до 30 календарних днів (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), надають замість звичного пенсійного посвідчення чи довідки МСЕК оригінал Витягу з рішення експертної команди на підтвердження інвалідності.

Роботодавець не має права відмовити в отриманні такої відпустки. Відповідно до чинних змін у законодавстві, статус особи з інвалідністю та ступінь обмеження життєдіяльності підтверджуються документами та витягами, виданими спеціалізованими експертними командами з оцінювання повсякденного функціонування особи.

Саме такі витяги є абсолютно легітимною підставою для видання наказу про надання збільшеної тривалості щорічної основної відпустки та надання обов'язкової відпустки без збереження заробітної плати. У реквізитах наказу як підставу слід безпосередньо зазначати дату та номер відповідного Витягу з рішення експертної команди.

Кейс 10. Звільнення за власним бажанням під час перебування у відпустці без збереження зарплати

Чи має право працівник подати заяву про звільнення за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) так, щоб останній день його відпустки без збереження заробітної плати збігався з днем звільнення?

Так, це цілком правомірно.

Норми ч. 3 ст. 40 КЗпП, які встановлюють заборону на звільнення працівника в період його перебування у відпустці, стосуються виключно випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця. Обмежень щодо звільнення за власною ініціативою працівника під час будь-якої відпустки законодавство не містить.

Для реалізації цього права працівник повинен подати заяву про звільнення за власним бажанням із дотриманням двотижневого строку попередження. Якщо цей двотижневий строк повністю або частково припадає на період відпустки без збереження заробітної плати, працівник не зобов'язаний переривати відпустку чи виходити на роботу після її завершення.

Роботодавець зобов'язаний в останній день відпустки (який є днем звільнення) видати наказ про звільнення, провести повний розрахунок (включно з виплатою грошової компенсації за всі невикористані дні щорічних відпусток, якщо вони накопичилися до моменту виходу в неоплачувану відпустку) та надіслати працівникові копію наказу про звільнення.

Анастасія БУЛУЙ, консультант з ведення військового обліку, редактор kadroland

Статті на тему:

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання

Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання

Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

У відпустку – на вихідні: ризики для роботодавця

Щорічні додаткові відпустки медичним працівникам за особливий характер праці