Повідомляємо про дату початку відпустки: форма, нюанси, застереження

1. Обов’язкове повідомлення про дату початку відпустки
2. Коли повідомлення не потрібне
3. Про початок яких відпусток повідомляємо
4. Форма повідомлення про початок відпустки
5. Чи достатньо ознайомлення з наказом про надання відпустки
6. Неповідомлення = проблеми

Обов’язкове повідомлення про дату початку відпустки

Відповідно до ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»:

конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове.

В цьому випадку обов’язковий пакет документів буде такий:

1. графік відпусток;
2. повідомлення про конкретну дату початку щорічної відпустки;
3. наказ про надання щорічної відпустки.

Про відсутність заяви в цьому випадку говорять і в Держпраці (деталі – тут). Але якщо ви за практикою і в цьому випадку отримуєте заяви, то порушення не буде.

Увага! Змін законодавства, щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки під час воєнного стану не відбувалося (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.09.2022)

Коли повідомлення не потрібне

Повідомлення не буде, якщо щорічна відпустка надається поза графіком, тобто, за заявою працівника.

В цьому випадку пакет документів про надання відпустки буде такий:

1. графік відпусток;
2. заява про надання щорічної відпустки;
3. наказ про надання щорічної відпустки.

Про початок яких відпусток повідомляємо

На виконання ст. 10 Закону про відпустки працівника потрібно письмово повідомити про початок щорічної відпустки:

1. щорічна основна відпустка;
2. щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими й важкими умовами праці;
3. щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (в т.ч. за ненормований робочий день).

Увага! На нашу думку, якщо ви в графіку відпусток передбачаєте інші види оплачуваних відпусток, наприклад, соцвідпустку на дітей, «чорнобильську», «бойову» тощо, то працівника слід письмово повідомляти й про початок таких видів відпусток. Адже в такому випадку це будуть відпустки, передбачені графіком

Форма повідомлення про початок відпустки

Повідомлення складають в довільній формі. У ньому зазначте:

1. вид відпустки (щорічна основна, щорічна додаткова);
2. конкретну дату початку відпустки;
3. робочий рік, за який надається відпустка;
4. тривалість відпустки.

Обов’язково вкажіть дату надання повідомлення.

Чи достатньо ознайомлення з наказом про надання відпустки

Наприклад, в графіку визначена конкретна дата початку відпустки, роботодавець за два тижні до її початку видає наказ, з яким ознайомлює працівника.

Хвилина замість години: розрахунки для кадровика тепер – просто, разом з розділом Калькулятори. Спробуйте зараз!

З одного боку, видання наказу це вже розпорядча дія, тобто йдеться про прийняте рішення, з яким, власне, ознайомлюється працівник. А у ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки все ж йдеться про те, що конкретний період надання щорічних відпусток має узгоджуватися між працівником та роботодавцем. Втім, таке узгодження проводять у межах визначених графіком, а у ньому вже визначена конкретна дата. Отже, якщо працівник під час ознайомлення із наказом буде повідомлений про початок відпустки, вважаємо, що нічого страшного не буде.

Інша ситуація, коли у графіку відпусток зазначено період, у який має піти у відпустку працівник (наприклад, липень 2026). Тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Адже перш ніж видавати наказ про відпустку, роботодавцю потрібно узгодити із працівником дату його відпочинку.

Увага! Ознайомлення працівників з графіком відпусток, не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796)

Реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів або ж в спеціальному Журнал реєстрації повідомлень про дату початку відпустки.

Неповідомлення = проблеми

Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки). Тож неповідомлення працівника про конкретну дату початку відпустки чи повідомлення пізніше, зазначеної дати, – може призвести до обов’язкового перенесення відпустки працівника.

Яна Ярошенко, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про дату початку відпустки

Статті та консультації на тему:

Графік відпусток: правила складання та відповідальність

Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання

Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу

ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ

Надаємо відпустку поза графіком: варіанти оформлення