
Експерт
Яна ЯрошенкоКреативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
При наданні відпусток за графіком деякі роботодавці вимагають заяву від працівників і забувають про свій обов’язок повідомляти про дату відпустки. Поговоримо сьогодні про цей важливий документ

Відповідно до ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»:
конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну
Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове.
В цьому випадку обов’язковий пакет документів буде такий:
Про відсутність заяви в цьому випадку говорять і в Держпраці (деталі – тут). Але якщо ви і в цьому випадку отримуєте заяви, то порушення не буде.
Увага! Змін законодавства, щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки під час воєнного стану не відбувалося (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.09.2022)
Цікаво, що у проєкті Трудового кодекса України не згадується про обов’язкове письмове повідомлення. Отже, цілком достатньо буде видати наказ і ознайомити з ним працівника під підпис. Деталі – тут.
Повідомлення не буде, якщо щорічна відпустка надається поза графіком, тобто, за заявою працівника.
В цьому випадку пакет документів про надання відпустки буде такий:
На виконання ст. 10 Закону про відпустки працівника потрібно письмово повідомити про початок щорічної відпустки:
Увага! На нашу думку, якщо ви в графіку відпусток передбачаєте інші види оплачуваних відпусток, наприклад, «чорнобильську», «бойову» тощо, то працівника слід письмово повідомляти й про початок таких видів відпусток. Адже в такому випадку це будуть відпустки, передбачені графіком
Повідомлення складають в довільній формі. У ньому зазначте:
Обов’язково вкажіть дату надання повідомлення.
Наприклад, в графіку визначена конкретна дата початку відпустки, роботодавець за два тижні до її початку видає наказ, з яким ознайомлює працівника.
З одного боку, видання наказу це вже розпорядча дія, тобто йдеться про прийняте рішення, з яким, власне, ознайомлюється працівник. А у ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки все ж йдеться про те, що конкретний період надання щорічних відпусток має узгоджуватися між працівником та роботодавцем. Втім, таке узгодження проводять у межах визначених графіком, а у ньому вже визначена конкретна дата. Отже, якщо працівник під час ознайомлення із наказом буде повідомлений про початок відпустки, вважаємо, що нічого страшного не буде.
Інша ситуація, коли у графіку відпусток зазначено період, у який має піти у відпустку працівник (наприклад, липень 2026). Тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Адже перш ніж видавати наказ про відпустку, роботодавцю потрібно узгодити із працівником дату його відпочинку.
Увага! Ознайомлення працівників з графіком відпусток не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796)
Реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів або ж в спеціальному Журнал реєстрації повідомлень про дату початку відпустки.
Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки). Тож неповідомлення працівника про конкретну дату початку відпустки чи повідомлення пізніше, зазначеної дати, – може призвести до обов’язкового перенесення відпустки працівника.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про дату початку відпустки
Статті та консультації на тему:
Графік відпусток: правила складання та відповідальність
Щорічні додаткові відпустки: право та правила надання
Щорічна відпустка поза графіком: коли можлива та зразки заяви та наказу
ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ
Чи може цивільна дружина (офіційно не перебували у шлюбі) померлого працівника отримати компенсацію за невикористану відпустку та заробітну плату померлого? Які документи при цьому вона повинна надати?

Зробили в Дії запит на отримання відомостей із Реєстру «Оберіг». Навіть якщо не враховувати осіб, які не підлягають військовому обліку, отримані відомості все одно не збігаються зі списками за додатком 5. Адже у списках ми зберігаємо звільнених працівників до кінця року, а у відомостях із Дії їх немає. Що робити в такій ситуації?

Підприємство отримало розпорядження ТЦК про оповіщення заброньованого працівника та повістку для вручення йому. Чи потрібно вручати повістку, якщо працівник має чинне бронювання? Чи можна повідомити ТЦК про бронювання і не направляти працівника?

Наше підприємство включили до плану перевірок ТЦК на вересень. Проте в офісі давно ніхто не працює: усі працівники переведені на дистанційну роботу з міркувань безпеки. Як у такому разі проходитиме перевірка та що потрібно зробити підприємству?

У працівника в «Резерв+» відсутня інформація про проходження військової служби, бронювання та відстрочки. Чи можна не формувати супровідний лист до додатка 4, а просто додати роздруківку з QR-кодом?

З 1 вересня необхідно підняти зарплату заброньованим працівникам. Якщо ж критичність не було підтверджено, то це треба терміново відобразити в Списках військового обліку. Загалом ми нарахували 11 дедлайнів у вересні, за якими треба стежити кадровику, щоб не пропустити щось важливе і не наразитися на штрафи? Про це – у статті

В Україні обговорюють нові обмеження для ухилянтів і військовослужбовців, які самовільно залишили частину. Народний депутат Олександр Федієнко розповів, які державні та банківські послуги можуть стати для них недоступними

Яка правильна послідовність дій, якщо певному підрозділу ми хочемо встановити графік роботи з 08:00 до 17:00 (замість графіка з 09:00 до 18:00). Як правильно встановити, попередити (та за скільки) про нововведення працівників?

Лікар оскаржив анулювання бронювання, посилаючись на те, що лікарня не втратила статусу критично важливого підприємства, а умови його праці не змінилися. Суд дійшов іншого висновку та пояснив, коли керівник критично важливого підприємства може анулювати бронювання працівника

День 25-річчя може стати критичним для працівника важливого підприємства: до цього дня його не можна забронювати через статус призовника, а після – вже можуть мобілізувати. Чому між зміною статусу та оформленням бронювання виникає небезпечне «вікно ризику»

У своєму листі від 25.08.2026 №2800-030301-8/65494 Пенсійний фонд України надав роз’яснення щодо формування листків непрацездатності за основним місцем роботи та за сумісництвом, зокрема у разі зміни трудових відносин застрахованої особи

Працівник час від часу просить надати йому кілька днів відпустки без збереження зарплати. Чи можна так вчиняти? Скільки разів на рік можна надавати таку відпустку? Як усе оформити? До вашої уваги – відповіді на ці та інші запитання. І звісно ж ваші улюблені зразки та шаблони документів від нашого сервісу «Документ»

Мін’юст виявив вебресурс, який імітує офіційний Електронний реєстр апостилів та може використовуватися для введення громадян в оману і збору персональних даних. Як розпізнати фейковий сайт та де безпечно перевірити апостиль

ТЦК під час перевірки вимагав надати штатний розпис із прізвищами працівників. Підприємство його не надало, оскільки у штатному розписі прізвища не зазначаються. Перевірку завершили та повідомили, що акт надішлють пізніше. Чи можуть відсутність прізвищ у штатному розписі визнати порушенням і застосувати штраф?
