ТОП 3 документи, щоб почати відпустку: повідомлення, заява, наказ

1. Повідомлення про дату початку відпустки
2. Заява працівника на відпустку
3. Наказ про надання відпустки

Повідомлення про дату початку відпустки

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»). Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове. Водночас повідомлення не буде, якщо відпустка надається поза графіком, тобто за заявою працівника.

Повідомлення складають в довільній формі. У ньому зазначте:

1. вид відпустки (щорічна основна, щорічна додаткова);
2. конкретну дату початку відпустки;
3. робочий рік, за який надається відпустка;
4. тривалість відпустки.

Обов’язково вкажіть дату надання повідомлення.

А чи можна вважати письмовим повідомленням ознайомлення з наказом про надання відпустки? Наприклад, в графіку визначена конкретна дата початку відпустки, роботодавець за два тижні до її початку видає наказ, з яким ознайомлює працівника.

З одного боку, видання наказу це вже розпорядча дія, тобто йдеться про прийняте рішення, з яким, власне, ознайомлюється працівник. А у ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки все ж йдеться про те, що конкретний період надання щорічних відпусток має узгоджуватися між працівником та роботодавцем. Втім, таке узгодження проводять у межах визначених графіком, а у ньому вже визначена конкретна дата. Отже, якщо працівник під час ознайомлення із наказом буде повідомлений про початок відпустки, вважаємо, що нічого страшного не буде.

Інша ситуація, коли у графіку відпусток зазначено період, у який має піти у відпустку працівник (наприклад, липень 2025). Тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Адже перш ніж видавати наказ про відпустку, роботодавцю потрібно узгодити із працівником дату його відпочинку.

Увага! Ознайомлення працівників з графіком відпусток, не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796)

Реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів або ж в спеціальному Журнал реєстрації повідомлень про дату початку відпустки.

До речі, якщо працівника письмово повідомили про конкретну дату початку відпустки, то заява від нього не потрібна.

Заява працівника на відпустку

Заява – це письмове офіційне повідомлення і (або) прохання, яке подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника юридичної особи.

Як вже зазначалося, для надання відпустки поза графіком необхідна заява від працівника. Це стосується також і неоплачуваних відпусток.

Заява на відпустку:

1. складається довільної форми;
2. може складатися в паперовій чи електронній формі;
3. має бути виконана українською мовою;
4. паперова заява може бути написана власноруч працівником, повністю чи частково надрукована (з обов’язковим особистим підписом працівника);
5. у період дії воєнного стану дозволено приймати фото та сканкопії заяв від працівників (якщо такий спосіб комунікації встановлений локальним актом роботодавця).

В заяві про надання відпустки вказуємо:

1. вид відпустки (щорічна основна, неоплачувана тощо);
2. підставу для надання відпустки (за потреби. Наприклад, для соцвідпустки на дітей, для неоплачуваної відпустки тощо);
3. дату початку відпустки. Дату завершення відпустки, як правило, не зазначають, щоб уникнути помилок, якщо на період відпустки припадають святкові (неробочі) дні за мирного часу;
4. бажану тривалість відпустки;
5. документи, що підтверджують статус чи право працівника на відпустку (за потреби);
6. дату написання заяви;
7. особистий підпис.

Звертаємо увагу, що документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні (абз. 4 п. 5.20 ДСТУ 4163:2020). Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом (абз. 2 п. 7.1 ДСТУ 4163:2020).

Наказ про надання відпустки

Наступним кроком оформлення відпустки в будь-якому випадку є видання наказу. Для цього може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом № 489. Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку у довільній формі, але із дотриманням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо обов’язкових реквізитів.

У наказі про надання відпустки зазначають:

1. вид відпустки (щорічна основна; щорічна додаткова; неоплачувана; соціальна);
2. підставу для надання відпустки (за потреби. Наприклад, для соцвідпустки на дітей, для неоплачуваної відпустки тощо);
3. тривалість відпустки;
4. дату початку і закінчення відпустки (за мирного часу – з урахуванням святкових перенесень для оплачуваних відпусток!);
5. дату видання наказу.

Увага! При оформленні наказу про надання щорічної (основної та/або додаткової) відпустки потрібно зазначити період, за який вона надається

Наказ підписує керівник підприємства, далі з ним ознайомлюють працівника під підпис.

Терміни складання наказу законодавством не визначені. Але скласти його слід в такий термін, щоб сума відпускних була виплачена в строк, визначений у ст. 115 КЗпП.

Наказ про надання відпустки належить до кадрових наказів тимчасового (5 років) строку зберігання (ст. 16 Переліку № 578/5). Проте, якщо працівник працює у важких, шкідливих або небезпечних умовах праці, то накази про надання відпусток усіх видів будуть належати до кадрових наказів тривалого (75 років) строку зберігання.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про дату початку відпустки

Заява про надання щорічної основної відпустки

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за графіком)

Наказ про надання щорічної основної відпустки (за заявою)

Наказ про надання відпустки / Типова форма П-3

Інструменти кадровика:

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Статті та консультації на тему:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю: заява + наказ

Вихід з відпустки до 3 років: коли виходити на роботу, чи потрібні заява та наказ

Надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері: заява + наказ

Заява матері дитини, яка не перебуває в шлюбі, для відпустки при народженні дитини

Надання відпустки за ненормований робочий день: заява + наказ

Надання відпустки у зв’язку з усиновленням дитини: заява + наказ

«Чорнобильська» відпустка: заява + наказ

Заява та наказ на щорічну відпустку: зразки та шаблони