- Норма законодавства щодо закриття номенклатури справ
- Коли доцільно провести підрахунок справ за номенклатурою
- Як розрізняти справи за категоріями
- Особливості формування та підрахунку перехідних справ
- Заповнення графи 3 у номенклатурі справ на 2025 рік
- Оформлення підсумкового запису
- Підписання підсумкових записів
- Висновки
Нагадаємо, що призначенням номенклатури справ є:
- встановлення порядку формування паперових і електронних документів у справи;
- визначення строків зберігання відповідних справ;
- забезпечення обліку справ;
- забезпечення оперативного пошуку документів за їх видом і змістом.
Крім того, номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема й кадрових справ тривалого зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ розробляється та затверджується на кожний діловодний рік, а по завершенню року має бути закрита підсумковим записом.
Норма законодавства щодо закриття номенклатури справ
Закриття номенклатури справ по завершення діловодного року – це обов’язкова вимога законодавства у сфері діловодства та архівної справи.
Для центральних та місцевих органів виконавчої влади, де запроваджено систему електронного документообігу, в п. 189 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55 (далі – Постанова № 55), визначено, що:
наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ установи складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з інструкцією з діловодства установи
Для усіх інших юридичних осіб аналогічну вимогу визначено в абз. 1 п. 20 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5):
наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ
Таким чином, якщо не закривати щорічно номенклатуру справ – це вважатиметься порушенням норм законодавства.
Коли доцільно провести підрахунок справ за номенклатурою
Керуючись вимогами законодавства, посилання на які надано вище, підсумкові записи у номенклатурі справ слід робити наприкінці року.
Тим часом документи в юрособах створюються до останнього робочого дня поточного року, а відповідно і справи формуються до 31 грудня 2025 року включно.
Крім того, зробити підрахунок усіх заведених на підприємстві справ і оформити підсумковий запис у номенклатурі за один робочий день не реально, хоча б тому, що потрібно уважно переглянути кожну справу, визначити необхідність її поділу на томи або частини, відокремити завершені справи від перехідних на 2026 рік.
Таким чином, перегляд справ за 2025 рік та їх підрахунок за відповідними категоріями зручніше робити вже на початку наступного 2026 року.
При цьому спочатку справи переглядають та підраховують по кожному структурному підрозділу підприємства або за розділами номенклатури справ на безструктурних підприємствах, а потім усі підсумкові відомості зводять у службі діловодства та вносять у підсумковий запис до зведеної номенклатури справ.
Як розрізняти справи за категоріями
При підрахунку справ і заповненні підсумкового запису слід враховувати категорії відповідних справ.
За строками зберігання розрізнять такі категорії справ:
- Постійного зберігання (ті, що належать до Національного архівного фонду (далі – НАФ) і підлягають довічному зберіганню).
- Тривалого (понад 10 років) зберігання.
- Тимчасового (до 10 років включно зберігання).
Справи, що мають строк зберігання «До ліквідації організації» згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), зазвичай відносять до тривалого строку зберігання.
Адже строк зберігання «До ліквідації організації» означає, що документи безстроково зберігаються в юрособі, а у разі ліквідації юрособи документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад (п. 2.7. Переліку №578/5).
Справи зі строками зберігання «Доки не мине потреба» і «До заміни новими» слід рахувати як справи тимчасового строку зберігання.
І хоча справу зі строком зберігання «Доки не мине потреба» можна зберігати необмежену кількість років (і до 10, і понад 10) у поточному діловодстві, але після втрати її практичного значення вона має бути знищена через рік після закриття. В опис справ тривалого зберігання її не включають, тому і рахують, як справу тимчасового строку зберігання.
Крім того, із загальної кількості справ по кожній із зазначених категорій, окремо підраховуються:
- перехідні справи;
- справи з позначкою «ЕПК».
Позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено Переліком №578/5 для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для юридичних осіб – джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву.
Особливості формування та підрахунку перехідних справ
Перехідні справи – це справи, формування та/або ведення яких не завершується у межах одного діловодного року, а продовжується у 2026 та в разі потреби у наступному(-их) році(-ах).
До перехідних, зокрема, належать: особові справи й особові картки (форма П-2) працівників, справи з посадовими та робочими інструкціями, книга обліку особових справ, журнали реєстрації різних видів наказів тощо.
«Доля» кожної перехідної справи індивідуальна. Звичайно з часом кожна з них буде закрита. Це відбувається у разі настання певних обставин (наприклад, після звільнення працівника; втрати чинності документів справи; завершення аркушів у журналі тощо). Після чого в установленому порядку відповідна справа, залежно від строку її зберігання згідно з Переліком № 578/5 або галузевим переліком, включається до опису справ або до акта про знищення і надалі – або передається в архів юрособи, або знищується.
Пропонуємо розглянути це на прикладах у таблиці.
Види документів, що входять до перехідних справ | Підстава та/або граничний термін для закриття справи |
Установчі документи (установчий договір або статут, або положення про юрособу) | До заміни їх новими або до ліквідації юрособи |
Положення про структурні підрозділи юрособи; про відокремлені відділення, філії та представництва; про колегіальні виконавчі (колегію, дирекцію, правління, раду директорів тощо) та дорадчі (наукові, технічні, експертні, редакційні та інші колегії, комітети, ради, комісії) органи | До моменту їх оновлення |
Особові справи та особові картки працівників | До моменту звільнення працівника |
Посадові та робочі інструкції працівників | До моменту їх оновлення |
Колективний договір | До заміни новим |
Інші локальні нормативні документи (положення, інструкції, порядки, правила, регламенти, політики) | До втрати їх чинності |
Усі журнали реєстрації та книги обліку | До закриття у разі завершення вільних аркушів або припинення реєстрації (обліку) відповідних видів документів |
Справи, що містять копії документів | Доки не мине практична потреба в них |
Відзначимо, що це не повний, а лише примірний перелік основних перехідних справ. Види та кількість документів, що входять до перехідних справ, залежать від виду діяльності юрособи, форми власності тощо.
Розглянемо «історію» перехідної справи на прикладі справи, в якій міститься колективний договір. Припустимо, що колективний договір було укладено у 2025 році строком на 3 роки. Справа, в якій буде зберігатися цей документ, матиме, наприклад, такий заголовок: «Колективний договір Товариства з обмеженої відповідальністю «Перемога» на 2025 – 2027 роки». Отже, цю справу було заведено у 2025 році. При підрахунку справ у підсумковому записі номенклатур справ ТОВ «Перемога» на 2025 рік та на 2026 рік вона буде врахована як така, що переходить на наступний рік. А наприкінці 2027 року вона вже буде рахуватися як завершена справа (за умови укладення або підготовки проєкту колективного договору ТОВ «Перемога» на 2028 – 2030 роки). У 2028 році ця справа буде включена у відповідний опис справ, а у 2029 році передана на зберігання в архів товариства.
Заповнення графи 3 у номенклатурі справ на 2025 рік
Згідно з нормою, визначеною в абз. 18 п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5, графа 3 номенклатури справ заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.
Нагадаємо, що за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки) (абз. 8 п. 2 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).
У разі перевищення зазначеної кількості аркушів справа поділяється на томи або частини. При цьому кожний том (частина) при підрахунку вважається окремою одиницею справ.
Розглянемо це на конкретному прикладі. Протягом 2025 року у справі із заголовком «Накази директора підприємства з кадрових питань тривалого зберігання» було згруповано 240 наказів, а загальна кількість аркушів, на яких оформлено відповідні накази, становить 280 аркушів. Отже, таку справу слід поділити на два томи. Бажано, щоб у кожному томі була приблизно однакова кількість аркушів, а крайні дати видання відповідних наказів мали логічне завершення. Таким чином, наприклад, том 1 буде містити накази від № 1 к/тр до № 125 к/тр з крайніми датами 01.01.2025 – 30.06.2025. А том 2 – накази від № 126 к/тр до № 240 к/тр з крайніми датами 01.07.2025 – 29.12.2025. А у графі 3 «Кількість справ (томів, частин)» навпроти цієї справи буде проставлена цифра 2.
Ми підготували для вас Зразок заповнення графи 3 у номенклатурі справ відділу кадрів.
Зразок заповнення графи 3 у номенклатурі справ відділу кадрів
Оформлення підсумкового запису
Підсумковий запис до зведеної номенклатури справ оформлюють за уніфікованою формою, наведеною у продовженні додатка 10 до Правил № 1000/5, а підсумкові записи до номенклатур справ структурних підрозділів – за аналогічною формою, наведеною у продовженні додатка 11 до цих Правил.
Ми підготували для вас Зразок оформлення підсумкового запису в номенклатурі справ відділу кадрів.
Зразок оформлення підсумкового запису в номенклатурі справ відділу кадрів
Підписання підсумкових записів
Особи, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах, підписують підсумкові записи про категорії та кількість заведених у відповідних структурних підрозділах справ, та передають підсумкові відомості до служби діловодства.
На підставі отриманих від структурних підрозділів відомостей керівник служби діловодства (або особа відповідальна за організацію діловодство на підприємстві) складає та підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ, після чого повідомляє керівника архіву підприємства (або особу, відповідальну за архів на підприємстві) про кількість заведених на підприємстві справ за категоріями (постійного, тривалого та тимчасового зберігання).
Надалі ці відомості будуть корисні особі, відповідальній за архів підприємства, під час перевіряння правильності включення справ постійного та тривалого строків зберігання до річних розділів відповідних описів справ та приймання цих справ на зберігання в архів, а також для обліку справ тимчасового зберігання.
Чи обов’язково на малому безструктурному підприємстві робити підсумкові записи до кожного розділу номенклатури справ на 2025 рік?
Ні, не обов’язково.
На малому безструктурному підприємстві не потрібно складати підсумкові записи до кожного розділу номенклатури справ. Особа, відповідальна за організацію діловодства на цьому підприємстві, може підрахувати загальну кількість заведених на підприємстві у 2025 році справ за відповідними категоріями, залучивши до цього посадових осіб, відповідальних за ведення відповідних справ, – головного бухгалтера, кадровика, завідувача господарства тощо.
Висновки
- Обов’язкове щорічне закриття номенклатури справ передбачено нормами законодавства у сфері діловодства й архівної справи.
- Перегляд справ за 2025 рік та їх підрахунок за відповідними категоріями слід зробити або в останній робочий день 2025 року, або на початку 2026 року.
- За строками зберігання розрізняють такі три основні категорії справ: постійного, тривалого та тимчасового зберігання.
- Графу 3 у номенклатурі справ заповнюють тоді, коли відома остаточна кількість заведених у 2025 році справ, а також сформованих томів (частин) справ.
- При здійсненні підрахунку слід враховувати кількість завершених, перехідних справ та справ із позначкою «ЕПК».
- Відомості про кількість заведених у 2025 році справ на підприємстві необхідні для своєчасного та якісного формування архіву.
Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства
Шаблони та зразки документів:
Номенклатура справ на 2026 рік
Наказ призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ
Наказ про створення експертної комісії
Протокол засідання експертної комісії
Протокол засідання експертної комісії, щодо встановлення термінів зберігання нової справи
Брошури та чеклісти:
Навігатор кадровика «Ексклюзивний зразок. Номенклатура справ – 2024»
Мінікурс на тему:
Номенклатура справ 2025 / 2026: що (не) потрібно робити до 15.11.2025
Відео на тему:
Статті на тему:
Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти
Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність
Експертна комісія та строки зберігання: повний гайд з експертизи документів
Скільки зберігати і як знищувати кадрові документи
Типові помилки в розробленні номенклатури справ та як їх уникнути
Інструкція з діловодства: поради з практики підготовки
Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік
