Інструкція з діловодства: поради з практики підготовки

1. Загальні норми для врахування під час складання інструкції з діловодства
2. Практичні поради щодо розробки інструкції з діловодства
3. Замість висновків

Загальні норми для врахування під час складання інструкції з діловодства

Наявність Інструкції з діловодства (далі – Інструкція) на підприємстві / установі / організації (далі – підприємство), незалежно від сфери та форми власності, передбачена Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Для держаних установ обов'язковою для застосування є Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі — Типова інструкція).

У Типовій інструкції окремо прописані вимоги для тих установ, які ведуть:

1. електронний документообіг;
2. паперовий документообіг.

На підставі Типових інструкцій держустанови розробляють свою інструкцію з діловодства.

Підприємства приватної форми власності свою Інструкцію розробляють на основі вимог чинного законодавства, ДСТУ 4163:2020 (який поширюється на організаційно-розпорядчі документи підприємств незалежно від їхнього форми власності), внутрішніх нормативних документів (статутів, положень тощо).

Звісно ж за для зменшення витрати часу на розробку Інструкції можна взяти за основу Типову інструкцію, щось – додати (наприклад, – вимоги внутрішніх нормативних документів), а щось навпаки упустити.

Докладно питання розробки інструкції розглянуто у статті «Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки».

Сьогодні ж ми зупинимося на окремих практичних нюансах розробки власної Інструкції з діловодства. У матеріалі згадуватимемо розділи та підрозділі з огляду на вищезгадану типову інструкцію. Але у вас на підприємстві це можуть бути аналогічні розділи.

Практичні поради щодо розробки інструкції з діловодства

Порада 1. Під час формування Інструкції з діловодства, змін та доповнень до неї пам’ятайте що норми локальних актів повинні відповідати вимогам чинного законодавства (Правилам № 1000/5, ДСТУ 4163:2020 тощо), а не суперечити їм.

Порада 2. Першим пунктом підрозділу «Вимоги до створення документів» розділу «Документування управлінської діяльності» має бути:

Документування управлінської інформації полягає в створенні документів, у яких інформація про управлінські дії фіксується з дотриманням установлених правил (Додаток 1)

Якщо Інструкцію комплектуєте додатками, то під № 1 доцільно навести додаток «Загальні правила оформлення документів», а за основу узяти додаток 1 до Типової інструкції. У ньому зазначте:

1. розмір шрифту документів;
2. розмір міжрядкового інтервалу в текстах;
3. відступи від межі лівого поля документа (і прописати, в яких випадках цей відступ не потрібен) тощо.

Також тут варто вказати, що під час оформлення документів і додатків до них (якщо такі є) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумеруються. Також варто закріпити в якій саме частині аркуша проставляється ця нумерація.

В ДСТУ 4163:2020 цієї вимоги немає, а в Типовій інструкції вона є. А отже цю вимогу доцільно зберегти у своїй Інструкції й приватним підприємствам. Можна прописати приблизно так:

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків

Також додайте що:

Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію

Тут же у додатку 1 до Інструкції доцільно визначити:

Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом понад 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа

Звісно усі ці положення також можна прописати у тексті Інструкції.

Порада 3. В Інструкції бажано навести:

1. примірний перелік документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі;
2. примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Доцільно у пунктах Інструкції назви цих переліків лише згадати, а зміст самих переліків уже уточнити в додатках до неї.

Порада 4. У підрозділі «Складення номенклатури справ» розділу «Забезпечення збереженості документів» бажано зазначити:

Номенклатура справ – це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві ____________ (вказати назву підприємства) із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додаток __)

І в цьому додатку – розмістити бланк номенклатури справ підприємства.

Порада 5.Визначте перелік документів, які мають бути прошиті, пронумеровані та скріплені печаткою.

Це стосується статутів, установчих документів, колективних договорів, правил внутрішнього трудового розпорядку, журналів реєстрації справ постійного зберігання та справ з кадрових питань (наприклад, наказів з основної діяльності, кадрових наказів зі строком зберігання 75 років тощо), що передаються до архіву для тривалого строку зберігання.

Прошивка та нумерація сторінок документа не лише підтверджують забезпечення його цілісності, а й роблять неможливим вилучення чи заміну окремих аркушів документа. А головне – це є обов'язковим кроком для забезпечення порядку та юридичної сили документа. Тому в Інструкції ця вимога має бути прописана обов’язково.

Наприклад:

Цю вимогу можна зазначити в підрозділі «Вимоги до формування справ» розділу «Забезпечення збереженості документів».

Порада 6. У підрозділі «Складення деяких видів документів» розділу «Документування управлінської діяльності» потрібно зазначити, які саме літерні індекси мають проставлятися біля порядкового номера наказу.

Наприклад:

Зазвичай до порядкового номера наказів з основної діяльності літерний індекс не додається. Він там не потрібен апріорі, адже першим (під час створення будь-якого підприємства) видається саме наказ з основної діяльності, а вже інші накази (за їх видами), щоб не було плутанини, надаються літерні індекси.

І на завершення кілька слів щодо необхідності врахування наших порад. Так би мовити, замість висновків.

Замість висновків

Необхідність прописати в Інструкції з діловодства пункти щодо нумерації сторінок документа та щодо прошиття, нумерування та скріплення печаткою документа є практичними порадами, адже відсутність одного й другого створювали на деяких підприємствах проблеми при перевірці органів контролю і – під час реєстрації колективних договорів в УПСЗН.

Якщо в нормативно-правовому акті відсутня будь-яка вимога щодо документування управлінської інформації або організації роботи з документами підприємства, контролери можуть зробити зауваження щодо оформлення конкретного документа з посиланням лише на своє бачення. А якщо в локальній Інструкції з діловодства все буде прописано, то це буде вашим захистом, підтвердженням того, чому саме так було оформлено конкретний документ.

Людмила СУПРУНОВСЬКА, спеціаліст з кадрового обліку та архівної справи

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження Інструкції з кадрового діловодства

Наказ про затвердження Інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства

Інструкція з діловодства в електронній формі

Інструкція з кадрового діловодства

Статті на тему:

Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Передавання кадрових документів в архів підприємства

Внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві + зразок наказу