Типові помилки в розробленні номенклатури справ та як їх уникнути

1. (Не) обов’язковість номенклатури справ
2. Щорічне (не) оновлення номенклатури справ
3. Розроблення номенклатури справ без участі служби діловодства
4. Наказ про затвердження номенклатури справ
5. Затвердження номенклатури справ відділів
6. Реєстрація номенклатури справ
7. Вилучення справи з номенклатури справ
8. Номенклатура справ при запровадженні ЕДО

(Не) обов’язковість номенклатури справ

Ситуація 1: Невеличке ТОВ, де у штаті всього 5 працівників. Чи можна обійтися без номенклатури справ?

Ні, не можна. Це порушення законодавства.

У абз. 16 ст. 1 Закону України від 24.12.1993 № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» визначено:

номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ

А в абз. 2 п. 14 гл. 1 р. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), що є підзаконним актом, обов’язковим для виконання усіма юрособами, встановлено:

Новостворені установи незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ

Таким чином, номенклатуру справ зобов’язані розробити як великі компанії та корпорації, так і малі підприємства незалежно від форми власності.

Щорічне (не) оновлення номенклатури справ

Ситуація 2. Упродовж 2025 року в структурі підприємства та складі його документів не було змін. Чи можна не оновлювати і не затверджувати номенклатуру справ на 2026 рік?

Згідно з нормами законодавства номенклатура справ юрособи, як і деякі інші важливі управлінські документи (наприклад, графік відпусток працівників), складається на кожний рік, набуває чинності з 1 січня наступного календарного року і, відповідно, втрачає чинність 31 грудня поточного календарного року.

Зокрема, у п. 20 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5 зафіксовано таке:

Наприкінці року номенклатури справ структурних підрозділів та номенклатура справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ

Таким чином, навіть якщо після перегляду чинної у 2025 році номенклатури справ виявиться, що кількість та порядок розташування справ, їх заголовки та строки зберігання не потребують жодних змін, номенклатура справ на 2025 рік обов’язково має бути закрита підсумковим записом. А нова номенклатура справ на 2026 рік буде складена за спрощеною процедурою без схвалення експертною комісією (далі – ЕК) підприємства та погодження з експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідної державної архівної установи або ЕК архівного відділу міської ради чи ЕК органу вищого рівня.

Що саме та в якій послідовності потрібно зробити:

1. Роздрукувати у трьох примірниках нову номенклатуру справ, у заголовку до тексту якої зазначити: «на 2026 рік».
2. Всі примірники номенклатури справ підписує керівник служби діловодства підприємства (особа, відповідальною за діловодство) та візує керівник архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).
3. Номенклатуру справ затверджує безпосередньо керівник підприємства з оформленням на кожному примірнику відповідного грифу затвердження.
4. Перший (недоторканий) примірник підкладіть до справи із заголовком «Зведена номенклатура справ підприємства на 2026 рік» та індексом, передбаченим у цій же номенклатурі справ; другий – використовуйте протягом року як робочий примірник для внесення до нього за необхідності приміток, уточнень, доповнень; третій – передайте в архів підприємства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Розроблення номенклатури справ без участі служби діловодства

Ситуація 3. На підприємстві немає служби діловодства. Хто повинен розробити номенклатуру справ?

Згідно з абз. 29 п. 2 р. І Правил № 1000/5:

служба діловодства – структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби

Отже, служба діловодства – це умовний структурний підрозділ, і на безструктурному підприємстві служби діловодства, як окремого структурного підрозділу, може й не бути. Натомість наказом керівника підприємства з числа працівників має бути призначена особа, відповідальна за організацію діловодства на підприємстві.

На відповідальну особу покладається виконання усіх завдань та функцій служби діловодства, зокрема й розроблення номенклатури справ.

Наказ про затвердження номенклатури справ

Ситуація 4. Номенклатуру справ затверджуємо наказом. Як правильно його сформулювати?

Законодавством не передбачено видання наказу про затвердження номенклатури справ.

У п. 21 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5 зазначається:

Погоджена з ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ установи не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року

Нагадаємо, що згідно з нормами законодавства номенклатура справ юрособи (зведена) подається на погодження до ЕПК чи ЕК відповідної установи при її першому розробленні у новоутвореній юрособі, а далі – через кожні п’ять років або в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи юрособи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.

Тим часом оновлюється номенклатура справ та вводитися в дію з 1 січня кожного календарного року шляхом її безпосереднього затвердження керівником. Тобто не обов’язково затвердження відбувається після погодження, у деякі роки достатньо номенклатуру справ переглянути, надрукувати та затвердити.

Ще одним доказом непотрібності наказу про затвердження номенклатури справ є унормована форма номенклатури справ, що міститься у додатку 10 до Правил № 1000/5.

Реквізит «Гриф затвердження», зафіксований у цій формі, виглядає таким чином:

Варіант такого оформлення грифу затвердження свідчить про те, що видавати наказ чи будь-який інший розпорядчий документ не потрібно, адже запровадження номенклатури справ у роботу не потребує додаткових роз’яснень і доручень.

Затвердження номенклатури справ відділів

Ситуація 5: На номенклатурах справ відділів підприємства стоїть гриф затвердження. Хто повинен затвердити номенклатуру справ відділу: начальник цього відділу чи директор підприємства?

Номенклатура справ структурного підрозділу, зокрема, відділу кадрів, не підлягає затвердженню взагалі.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається за уніфікованою формою, наведеною у додатку 11 до Правил № 1000/5. А в цій формі не передбачено оформлення реквізиту «Гриф затвердження».

Вимоги до розроблення, підписання та візування номенклатури справ структурного підрозділу чітко визначені у п. 8 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5, а саме:

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів)

Таким чином, наприклад, номенклатура справ відділу кадрів має бути розроблена працівником цього відділу, підписана начальником відділу кадрів і завізована особою, відповідальною за архів підприємства. А директор підприємства участь у засвідченні (погодженні, підписанні, затвердженні) номенклатури справ відділу кадрів не бере.

Реєстрація номенклатури справ

Ситуація 6. Бачила, що деякі установи на місці реєстраційного індексу проставляють порядковий номер справи, наприклад: 02-21. Який реєстраційний індекс зазначити на зведеній номенклатурі справ підприємства? Чи можна так робити чи це є порушенням? Бо зараз у нас номенклатура справ на 2025 рік взагалі без номера. Виглядає це таким чином: 01.01.2025 №____. Що туди вписати?

Номенклатура справ – це внутрішній організаційний документ, що відразу після затвердження керівником підприємства підлягає реєстрації в Журналі реєстрації внутрішніх документів, встановленому у додатку 7 до Правил № 1000/5.

Відповідно основним складовим елементом реєстраційного індексу номенклатури справ є порядковий номер за відповідним журналом. Цей порядковий номер у разі необхідності може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ.

Згідно з вимогою, визначеною в абз. 2 п. 5.11 Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.

Таким чином зведена номенклатура справ підприємства може мати реєстраційний індекс 1/02-21 за умови, якщо вона:

1. зареєстрована під № 1 у Журналі реєстрації внутрішніх документів у перший робочий день нового діловодного року;
2. передбачена для зберігання у справі з індексом 02-21 та заголовком «Зведена номенклатура справ підприємства на 2025 рік».

Але реєструвати будь-які службові документи «заднім числом» не допускається. Тож номенклатура справ на 2025 рік вже так і залишиться без реєстраційного індексу. Адже вписати у порожнє місце вигаданий порядковий номер, який по факту відсутній у Журналі реєстрації внутрішніх документів, буде більшою помилкою, ніж якщо це місце залишиться порожнім.

Враховуйте надані рекомендації при реєстрації зведеної номенклатури справ підприємства на 2026 рік.

Вилучення справи з номенклатури справ

Ситуація 7. У номенклатурі справ відділу кадрів за 2025 рік та попередні роки був передбачений колективний договір, хоча по факту його немає. Чи буде помилкою вилучення колективного договору з номенклатури справ на 2026 рік?

Ні, це не помилка, а звичайна робоча ситуація, яку можна коректно вирішити.

Отже, в номенклатурі справ на 2025 рік передбачена справа «Колективний договір», а по факту у справі порожньо. Тому, під час закриття номенклатури справ за 2025 рік та за кожний попередній рік, навпроти справи «Колективний договір» у графі 3 «Кількість справ (томів, частин) слід проставити прочерк «–». Це означатиме, що справа була передбачена, але не заведена.

А вже до номенклатури справ на 2026 рік цю справу не включайте, якщо у 2026 році не плануєте розробляти колективний договір.

Номенклатура справ при запровадженні ЕДО

Ситуація 8: У компанії запроваджено електронний документообіг (ЕДО). Групам документів (наказам, листам тощо) надаються індекси в автоматизованому порядку. Як в такому випадку бути з номенклатурою справ, яка передбачає ведення паперового документообігу з індексами справ та строками зберігання?

Номенклатура справ у компанії розробляється незалежно від запровадженої електронної чи паперової форми документообігу.

Зведена номенклатура справ має бути єдиною для усіх документів компанії та включати як паперові, так і електронні справи, що дійсно ведуться у компанії.

Ця норма зафіксована у кількох нормативно-правових актах:

1. У п. 1 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5 зазначено:

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання

2. У п. 1 гл. 5 р. IV Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5, встановлено, що:

Для систематизації документів у електронній та паперовій формі у діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи

3. У пп. 38 п. 6 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55, визначено:

формування електронних справ – групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ установи

Зауважимо, що до зведеної номенклатури справ компанії включають справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі «Примітка» номенклатури справ проставляють відмітку «ЕД». Не дозволяється створювати лише документи у паперовій формі, якщо у номенклатурі справ компанії для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів.

Система ЕДО, запроваджена у компанії, має забезпечувати можливість уведення зведеної номенклатури справ безпосередньо до системи. У такому разі електронним справам автоматично присвоюватимуться індекси за номенклатурою, а електронні документи після виконання автоматично розміщуватимуться у відповідні електронні справи.

У такій ситуації рекомендуємо обговорити це питання з розробниками системи ЕДО та поставити перед ними конкретне завдання з посиланням на вимоги законодавства.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Номенклатура справ на 2026 рік

Зведена номенклатура справ

Наказ призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ

Наказ про створення експертної комісії

Протокол засідання експертної комісії

Протокол засідання експертної комісії, щодо встановлення термінів зберігання нової справи

Брошури та чеклісти:

Навігатор кадровика «Ексклюзивний зразок. Номенклатура справ – 2024»

Помічник відповідального за ВО «Військовий облік – заповнення списків та номенклатура справ: поради і зразки»

Золота колекція «Списки військового обліку 2025/2026, номенклатура справ – 2026, оновлені ПВТР: поради та зразки»

Статті на тему:

Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік

Інструкція з діловодства – на що звернути увагу під час розробки

Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність