Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік

1. Вимоги законодавства
2. Розділ номенклатури, що містить справи з ВО
3. Визначення заголовків та строків зберігання справ з ВО
4. Зразок оформлення розділу зі справами з ВО
5. Скільки справ слід передбачити для зберігання списків персонального військового обліку
6. Висновки

Вимоги законодавства

Номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (згідно з абз. 16 ст. 1 Закону України від 24.12.1993 №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»).

Отже, номенклатура справ має об’єднувати абсолютно всі справи, що ведуться протягом року на підприємстві. Таким чином, в її розділах має бути охоплена документація з усіх напрямів діяльності підприємства, зокрема й з організації та ведення військового обліку і бронювання працівників.

Розділ номенклатури, що містить справи з ВО

Визначення назви розділу номенклатури справ, в якому будуть зосереджені справи з ВО, залежить від кількох факторів.

На підприємстві зі структурним поділом справи з ВО переважним чином включають до розділу «Відділ кадрів», бо ведення ВО найчастіше покладається на працівників кадрової служби.

У межах розділу номенклатури справ допускається виокремлення підрозділів. Наприклад, розділ «Відділ кадрів» може бути поділений на відповідні підрозділи, якщо вони дійсно передбачені в структурі підприємства, таким чином:

05 – Відділ кадрів

05.01 – Сектор з обліку кадрів (персоналу) або Сектор кадрового діловодства

05.02 – Сектор з військового обліку та бронювання працівників

05.03 – Сектор з навчання, розвитку та атестації персоналу

05.04 – Сектор з мотивації персоналу та соціальних питань

05.05 – Сектор з охорони праці та дотримання трудового законодавства

Як бачимо, при такій побудові розділу справи з ВО будуть сконцентровані у підрозділі 05.02 «Сектор з військового обліку та бронювання працівників».

Втім, особа, відповідальна за ведення ВО, може бути призначена не лише з-поміж працівників кадрової служби, а й з іншого структурного підрозділу підприємства, наприклад: адміністративного відділу, загального відділу, організаційного відділу, відділу безпеки, юридичного відділу тощо. Нюанси такого призначення – тут. В такому разі справи з ВО мають увійти до номенклатури справ відповідного структурного підрозділу.

У структурі деяких юросіб може бути окремий відділ мобілізаційної роботи. Зазвичай він є у структурі міністерств, обласних та районних державних адміністрацій, а також обласних, районних, міських, селищних і сільських рад. Відповідно й у номенклатурі справ зазначених державних органів та органів місцевого самоврядування буде передбачений розділ «Відділ мобілізаційної роботи», в якому зосереджуються усі справи з ВО.

На безструктурному підприємстві, де номенклатура справ будується за функціональним принципом, також може бути кілька варіантів.

Якщо це велике підприємство, серед працівників якого понад 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, то справи з ВО доцільно сконцентрувати в окремому розділі, який може мати відповідну назву «Справи з питань військового обліку працівників підприємства».

На малому підприємстві зі штатною чисельністю від 2 до 10 працівників справи з військового обліку достатньо передбачити у розділі «Робота з кадрами» або «Робота з кадрами та військовий облік».

Визначення заголовків та строків зберігання справ з ВО

Заголовки справ з ВО та строки їх зберігання слід визначати за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Перелік №578/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання усіма юрособами.

Нагадаємо, що в цьому році статті Переліку №578/5, що стосуються документації з організації та ведення ВО і бронювання, були приведені у відповідність до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).

Увага! Оновлені статті не були автоматично внесені у файл з Переліком №578/5, розміщений на офіційному сайті Верховної ради України. Скористатися ними можна лише із застосуванням Змін до Переліку №578/5, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2025 №748/5 (далі – Зміни №748/5).

Зразок оформлення розділу зі справами з ВО

Урахувавши оновлені заголовки справ та строки їх зберігання відповідно до Змін №748/5, ми підготували зразок оформлення розділу, в якому будуть міститися справи з ВО у 2026 році. Такий зразок, зокрема, підійде для безструктурного підприємства.

Зразок розділу номенклатури справ, в якому зафіксовані справи з ВО

Наприкінці кожного розділу номенклатури справ, зокрема й розділу зі справами з ВО, слід залишати кілька резервних рядків на той випадок, якщо протягом 2026 року доведеться вносити в цей розділ додаткові справи. Це, наприклад, може бути спричинено черговими змінами у законодавстві з питань організації та ведення ВО і бронювання або потребами самого підприємства.

Також відзначимо, що до розділу зведеної номенклатури, в якому містяться справи з ВО, можуть бути включені справи з документами, не передбаченими в Переліку №578/5 та змінах до нього. Наприклад, так званий графік звіряння з «чужим» ТЦК (про такий документ говорили тут).

Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 6200+ шаблонів, які завжди під рукою!

В такому разі у графі 4 номенклатури справ посилання на статтю Переліку №578/5 не роблять, строк зберігання визначають згідно з вимогами законодавства, а у графі 5 роблять посилання на відповідний нормативно-правовий акт, в якому визначено вид документа та строк його зберігання.

Скільки справ слід передбачити для зберігання списків персонального військового обліку

Нагадаємо, що з 31.07.2025 п. 37 Порядку №1487 викладено в такій редакції:

Списки формуються у справу та зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Постало резонне питання: скільки максимально справ тепер потрібно передбачити для зберігання відповідних списків – чотири чи одну?

Надаємо пояснення з приводу цього питання.

По-перше, списки персонального військового обліку, як і до внесення зазначених змін, складаються окремо за такими чотирма групами:

1. список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
3. список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;
4. список персонального військового обліку призовників.

Формально після 31.07.2025 маємо вести одну справу.

На малому підприємстві, де буде вестися один чи кілька списків, і при цьому в кожному з них буде зазначено лише по кілька військовозобов’язаних осіб, звичайно достатньо передбачити одну справу, як показано у зразку під індексом 06-08.

Але! Якщо, припустимо, намагатися формувати одну справу з чотирма списками та величезною кількістю копій та роздруківок військово-облікових документів до кожного списку, то можна заплутатися у систематизації зазначених документів. Або таки доведеться ділити цю справу на чотири томи чи частини, кожна з яких наприкінці року все одно буде рахуватися як окрема одиниця зберігання. Адже обсяг однієї справи згідно з вимогами архівного законодавства не повинен перевищувати 250 аркушів.

Тому на великому підприємстві зі значною штатною чисельністю, де з числа працівників є представники всіх або майже всіх груп, доцільно вести окремі справи за кожною відповідною групою.

Головне, щоб у справі разом із кожним списком містилися копії військово-облікових документів усіх осіб, внесених у відповідний список.

До речі, на практиці деякі ТЦК і в межах однієї справи іноді наполягають на розділенні копій та роздруківок ВОД за групами, наприклад, стікерами.

Висновки

1. Складати та затверджувати окрему номенклатуру для справ з військового обліку не потрібно.
2. Справи з ВО можуть міститися у розділі «Відділ кадрів» або в окремому розділі, наприклад, із назвою «Справи з військового обліку».
3. Заголовки та строки зберігання справ з ВО на 2026 рік слід визначати за Переліком №578/5 з урахуванням змін до нього, внесених у 2025 році.
4. На малому підприємстві достатньо передбачити одну справу для зберігання усіх списків персонального військового обліку із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
5. На великому підприємстві, у штаті якого від 250 і більше призовників, військовозобов’язаних та резервістів, доцільно вести окремі чотири справи за відповідними групами списків персонального військового обліку.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства та архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Статті та консультації на тему:

Одна справа з військового обліку: що робити з номенклатурою справ із 31.07

Звіряння з «чужим» ТЦК: від планування до оформлення результатів

Чи зберігати і як зберігати списки з військового обліку (додаток 5) старого формату