Видача трудових книжок працівникам: які документи оформити

1. Як оформити видачу трудових книжок
2. Чи обов’язкова заява від працівника
3. Чи обов’язково видавати наказ
4. Заповнюємо Книгу обліку руху трудових книжок
5. Повідомлення про пересилання трудової книжки

Відповідно до Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» прямо зазначено:

Отже, після 10 червня 2026 року паперові трудові книжки, що зберігаються на підприємстві, доцільно видати працівникам на руки.

Як оформити видачу трудових книжок

На жаль, в чинному законодавстві не уточнюється процедура видачі трудової книжки на руки працівникам за таких обставин.

Тому на нашу думку, безпечно оформити видачу наступними документами:

1. заява від працівника;
2. наказ про видачу трудової книжки;
3. запис і підпис в Книзі обліку руху трудових книжок;
4. повідомлення про видачу трудової книжки.

Звісно, ці документи оформлюються не всі разом.

Чи обов’язкова заява від працівника

Залежить від ситуації.

До 10.06.2026 трудова книжка, яка ще зберігалася на підприємстві, могла бути видана на руки працівнику в разі його звільнення. Водночас за роз’ясненнями Держпраці, під час дії воєнного стану немає підстав відмовити працівнику у видачі трудової книжки за його заявою. Тож заява була обов’язковою, якщо трудова книжка видавалася під час дії воєнного стану без звільнення.

Після 10.06.2026 дійсно є норма про видачу трудової книжки «під підпис». Отже, формально можна видати трудову книжку і без заяви (тільки за наказом керівника та підписом в Книзі обліку руху трудових книжок).

Але ми рекомендуємо отримати від працівників заяви з проханням видати їм трудові книжки на руки. Це не є прямою вимогою законодавства, але це звичайна практика, оскільки підтверджує волевиявлення працівника та мінімізує можливі спірні ситуації. Особливо, якщо ви вважаєте, що не потрібно видавати наказ...

Зразок Заяви працівника про видачу трудової книжки

Крім того, є випадки, коли заява і після 10.06.2026 буде обов’язковою. Наприклад, переслати трудову книжку поштою можна тільки за письмовою заявою працівника. Так само як і видати трудову книжку родичу працівника також доцільно за заявою такої особи та нотаріальною довіреністю.

Ще один варіант: якщо скани трудової книжки ще не оброблені ПФУ. Річ у тому, що формально тривають роботи з передачі даних з паперової до електронної трудової книжки. А тому безпечно видати трудову книжку за заявою працівника.

Чи обов’язково видавати наказ

Прямої вимоги щодо обов’язкового наказу законодавство не містить. Однак для організації процесу та з метою підтвердження підстав видачі трудових книжок доцільно видати наказ керівника.

До речі, більш детально про видачу трудових книжок на руки працівникам говоритимемо на безкоштовному ефірі 18.06.2026. Реєструйтеся за посиланням і не втратьте можливість поставите своє питання в прямому ефірі

Зауважте, що це може бути:

1. кадровий наказ тимчасового строку зберігання, якщо видаємо трудову книжку конкретному працівнику;
2. наказ з адміністративно-господарських питань, якщо здійснюємо організовану видачу трудових книжок після 10.06.2026. В цьому випадку заяви не обов’язкові, але рекомендовані. Але рішення приймаєте ви.

Зразок наказу про видачу трудової книжки працівнику

Зразок наказу про видачу трудових книжок працівникам підприємства

Заповнюємо Книгу обліку руху трудових книжок

При видачі паперової трудової книжки працівнику необхідну заповнити Книгу обліку руху трудових книжок.

В граф і 12 «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні», як правило, зазначають дату і підставу видачі працівнику трудової книжки при звільненні. В графі 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» працівник при особистому отриманні має проставити підпис.

Якщо видаємо трудову книжку без звільнення, рекомендуємо в графі 12 зазначити фактичну дату видачі, а як підставу зазначити «за заявою», «заява працівника», якщо також вважаєте, що вона потрібна, або реквізити наказу. До речі, саме заповнення цієї графи дає підстави вважати, що або заява, або наказ все ж такі потрібні. Інакше – що зазначати в цій графі?..

Якщо надсилаєте трудову книжку поштою, то в графі 12 зазначайте дату відправлення і зробіть приблизно такий запис:

В графі 13 доцільно проставити дату отримання працівником трудової книжки, вказану в повідомленні про вручення поштового відправлення.

Якщо видаєте трудову книжку за довіреністю, то за роз’ясненнями Держпраці:

В графі 13 представник працівника проставляє свій підпис.

Зразок заповнення Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Повідомлення про пересилання трудової книжки

На нашу думку, в загальному наказі можна передбачити й умови пересилання трудових книжок працівникам після 10.06.2026.

Вважаємо, що треба діяти за аналогією з пересиланням трудової книжки при звільненні працівника.

Відповідно до п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58:

Для цього необхідно надати працівникам, які станом на 10.06.2026 не можуть особисто отримати трудові книжки, повідомлення про можливість вислати трудову книжку.

Зразок Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Якщо працівник згоден, то від нього обов’язково слід отримати заяву, в якій має бути зазначено:

1. повну поштову адресу, куди висилати трудову книжку;
2. згоду на пересилання трудової книжки на цю адресу.

Зразок Заяви про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Зверніть увагу:

1. трудову книжку можна пересилати Новою поштою / Укрпоштою / іншим поштовим оператором;
2. нормативно пересилання трудової книжки на поштомат не передбачено. Деталі – тут;
3. трудову книжку за погодженням із працівником можна надсилати й за кордон.

Усі документи, пов’язані з пересиланням трудової книжки поштою (заява працівника, квитанція (чек) про відправлення листа, опис вкладення, повідомлення про вручення із розпискою про отримання), зберігайте разом із Книгою обліку. Наприклад, у спеціальному конверті, прикріпленому до внутрішнього боку обкладинки Книги обліку руху трудових книжок.

В трудовій книжці працівника запис про видачу на руки не роблять.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Мінікурси на тему:

Що робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня 2026 року

Статті та консультації на тему:

Останній день оцифрування трудових - 10.06: ризики для стажу, видача трудових працівникам

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Чи можна видати трудову книжку, якщо ПФУ ще не опрацював скани

Чи обов’язково видавати паперові трудові книжки після 10.06.2026

Видаємо трудові книжки після 10.06.2026: чи обов’язковий наказ

Як видати трудові книжки після 10.06: по заяві чи без

Штраф за видачу трудової книжки за звичайною довіреністю

Чи можна видати трудову книжку родичу працівника