Одна справа з військового обліку: що робити з номенклатурою справ із 31.07

1. Списки ВО зберігаються в одній справі
2. Чи включати списки ВО до номенклатури підприємства
3. Формування та зберігання списків
4. Зміни у строках зберігання додатка 5 потребують коригування номенклатури
5. Внесення змін до номенклатури посеред року
6. Чи передруковувати документ при змінах до номенклатури справ
7. Як оформити зміни до номенклатури справ наказом
8. Висновки

Списки ВО зберігаються в одній справі

31 липня 2025 року набула чинності постанова КМУ від 30.07.2025 №916, яка не лише оновила форму списків персонального військового обліку, а й визначила новий порядок їх зберігання.

Тепер усі списки за додатком 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487) формуються та зберігаються в межах однієї справи, без поділу за групами.

Але що робити підприємствам, у яких у номенклатурі справ було передбачено ведення чотирьох окремих справ? Нумо розбиратися.

Чи включати списки ВО до номенклатури підприємства

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків їх зберігання. Вона обов’язкова для всіх юридичних осіб, незалежно від форми власності, що прямо передбачено ст. 32 Закону України від 24.12.1993 № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та абз. 19 п. 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Якщо на підприємстві працює хоча б один військовозобов’язаний, у номенклатурі обов’язково мають бути передбачені списки персонального військового обліку.

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

Формування та зберігання списків

Згідно з п. 36 Порядку №1487, редакція якого не зазнала змін, списки персонального військового обліку (додаток 5) складаються окремо за групами:

1. військовозобов’язані (резервісти) офіцерського складу;
2. військовозобов’язані (резервісти) рядового, сержантського та старшинського складу;
3. військовозобов’язані та резервісти з числа жінок;
4. призовники.

Раніше для кожної групи списків формувалася окрема справа, тобто кількість справ відповідала кількості груп. Натомість нова редакція пункту п. 37 Порядку № 1487 встановлює єдиний підхід: усі 4 групи списків персонального військового обліку мають зберігатися в одній справі разом із копіями військово-облікових документів.

Але зверніть увагу, що списки, як і раніше, потрібно формувати окремо за чотирма групами – про це у своїх роз’ясненнях наголошують Міноборони та ТЦК в листі Київського міського ТЦК від 07.08.2025 № 11/13455, листі Міністерства оборони від 08.08.2025 № 321/ВихЗПІ/218. Докладно про це читайте тут.

Отже, фактично маємо 4 групи списків, але зберігають їх тепер у межах однієї справи

Зміни у строках зберігання додатка 5 потребують коригування номенклатури

Схожа ситуація вже була у квітні 2025 року, коли зі статті 669 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5) виділили окремі статті 674–677 для різних груп списків. При цьому термін зберігання залишився незмінним – 3 роки.

Тоді також виникло запитання, як коригувати номенклатуру посеред року?

Зараз маємо подібну ситуацію: чотири номенклатурні справи слід об’єднати в одну та відобразити відповідні зміни у робочій номенклатурі справ.

Внесення змін до номенклатури посеред року

Правила № 1000/5 встановлюють, що погоджена з держархівом номенклатура справ уточнюється, передруковується, затверджується керівником і вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Але водночас передбачено можливість внесення змін у поточному році, якщо цього потребують законодавчі нововведення чи потреби підприємства.

Зокрема у п. 19 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5, зазначено:

Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури

Чи передруковувати документ при змінах до номенклатури справ

Отже, якщо через зміни у порядку зберігання списків військового обліку потрібно внести зміни до номенклатури, Правила № 1000/5 не вимагають її повного оновлення в середині року. Достатньо у робочому примірнику номенклатури закреслити застарілі відомості та вписати актуальні, у вільних (резервних) рядках для нових справ.

На практиці це виглядає так: якщо у номенклатурі передбачено чотири окремі справи Списки персонального військового обліку залежно від групи, то відповідно до п. 37 Порядку № 1487, їх потрібно об’єднати в одну. Для цього:

1. наявні заголовки справ списків, індекси та строки їх зберігання закреслюються вручну;
2. у резервній графі вписується нова назва справи – загальна для всіх груп списків: «Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів», а у дужках зазначають всі групи: військовозобов’язані та резервісти офіцерського складу, рядового, сержантського та старшинського складу, військовозобов’язані та резервісти з числа жінок, призовники;
3. справі присвоюється новий індекс;
4. зазначається строк зберігання;
5. вписуються номери статей Переліку № 578/5 для всіх груп списків.

Як оформити зміни до номенклатури справ наказом

Ще один варіант внесення змін – оформити їх наказом. Законодавство цього не забороняє, тож підприємство може зафіксувати зміни до номенклатури справ наказом з адміністративно-господарських питань. Для цього:

1. керівник служби персоналу подає керівнику підприємства доповідну записку про необхідність внесення змін;
2. керівник підприємства приймає рішення та видає наказ (розпорядження);
3. до номенклатури додається нова справа з військового обліку.

Нова редакція номенклатури з урахуванням усіх змін, внесених протягом року, формуватиметься вже на 2026 рік, а протягом 2025 року користуємось робочою номенклатурою з внесеними правками.

Висновки

1. З 31 липня 2025 року списки персонального військового обліку (додаток 5) формуються та зберігаються в межах однієї справи без поділу за категоріями.
2. Підприємствам необхідно переглянути номенклатуру справ та внести зміни у частині формування списків персонального військового обліку.
3. У 2025 році достатньо внести коригування до чинної номенклатури справ, а вже на 2026 рік слід підготувати нову номенклатуру справ – з урахуванням того, що списки військового обліку зберігають в одній загальній справі.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Мінікурс на тему:

Як заповнити нову форму списків військового обліку (додаток 5): приклади та поради

Статті та консультації на тему:

Чотири списки (додаток 5), а не один: роз'яснення Міноборони та ТЦК

Військовий облік жінок – зміни з 31.07: що потрібно знати роботодавцю

Зміни до Порядку №1487: нова форма списку (додаток 5), скасування додатка 6, оновлені Правила ВО

Коли переходити на нову форму списків (додаток 5 до Порядку №1487) і що про це думає ТЦК

Одруження/розлучення військовозобов’язаного: в Списках – немає, але ТЦК повідом

Як заповнювати графу 15 нового списку військового обліку (додаток 5): демобілізовані чи мобілізовані