Обов’язковість графіка відпусток
Графік відпусток є обов’язковим документом для роботодавців. Його наявність передбачена ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП: «Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку».
Стаття 10 Закону про відпустки наводить правила надання щорічних відпусток. Тож у графіку обов’язково слід зазначати щорічні відпустки. Всі інші види відпусток (наприклад, соцвідпустка на дітей, «бойова» відпустка) плануються у графіку відпусток за бажанням роботодавця.
Водночас роботодавець має скласти графік відпусток незалежно від кількості найманих працівників, тобто норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана й у випадку, коли на підприємстві працює, наприклад, три особи (лист Мінсоцполітики вiд 29.07.2015 № 191/10/136-15). Мати графік відпусток потрібно і ФОПу з найманими працівниками.
Строки складання
Строки складання графіка відпусток не встановлені ані в КЗпП, ані в Законі про відпустки. Як правило, його складають напередодні нового календарного року. Однак скласти графік відпусток на 2024 рік слід не пізніше 5 січня 2024 року. Це визначено в п. 20 Типових правил № 213.
5 кроків для складання графіка відпусток
Крок 1. Видання наказу про підготовку складання графіка.
Як правило, складання графіка відпусток належить до функціональних обов’язків працівників відділу кадрів. Але це може бути й інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення кадрової документації.
Перед тим, як розпочати роботу зі складання графіка, керівник підприємства видає наказ про початок розроблення графіків відпусток. В наказі зазначають:
- загальну інформацію про підготовку до складання графіка;
- надання відповідальною особою форму графіка та необхідну інформацію для планування відпусток працівникам;
- строки узгодження періодів надання щорічних відпусток;
- осіб, відповідальних за збирання і надання інформації;
- строки складання проєкту графіка відпусток, погодження з профспілкою та подання на затвердження керівнику підприємства.
Крок 2. Узгодження періодів надання відпусток.
Стаття 10 Закону про відпустки визначає, що при складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їхнього відпочинку. За допомогою графіка відпусток визначається черговість відпочинку працівників підприємства протягом року з урахуванням як їх особистих інтересів, так й інтересів виробництва.
Тобто надання відпустки має бути спланованим та узгодженим. Тож на цьому етапі працівники вибирають бажану дату відпустки у 2024 році та погоджують її із безпосереднім керівником або керівником структурного підрозділу.
Плануючи період надання відпусток, слід враховувати наступні моменти:
- Щорічні відпустки надаються всім працівникам, як тим, що працюють за основним місцем роботи, так і сумісникам, працівникам з якими укладено строковий або безстроковий трудовий договір. Причому внутрішніх сумісників рекомендуємо відображати в графіку відпусток окремо за основним місцем роботи та окремо за сумісництвом. Не потрібно включати до графіка лише працівників, з якими укладено договір цивільно-правового характеру, оскільки таким працівникам відпустки не надаються, бо вони не перебувають у трудових відносинах зі своїми роботодавцями.
- Певні категорії працівників мають право на використання щорічних відпусток у зручний для них час.
- Окремим працівникам щорічна відпустка повної тривалості може надаватись і до настання 6-місячного терміну роботи. Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки, щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного робочого року.
- У графіку відпусток можуть бути не тільки щорічні відпустки за поточний робочий рік, а й накопичені відпустки за минулі робочі роки.
- Спосіб збирання інформації, необхідної для складання графіка відпусток, на нормативному рівні не врегульовано. Це можна зробити в будь-якій зручній для роботодавця і працівників формі.
Крок 3. Складання графіка відпусток.
Після отримання інформації про періоди використання щорічних відпусток у 2024 році кадровик переходить до складання графіка відпусток.
Графік відпусток — це локальний нормативний акт підприємства, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме до цієї групи управлінських документів його віднесено згідно з класифікатором управлінської документації НК 010:2021.
Форма графіка відпусток не затверджена на нормативному рівні, його складають у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Складаючи графік, слід дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020, який поширюється на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від носія інформації.
Як правило, у графіку відпусток зазначають наступне:
- Прізвище, ім’я, по батькові працівника;
- Найменування структурного підрозділу (відділу, служби);
- Посада;
- Вид відпустки. Зверніть увагу, в Законі про відпустки та у КЗпП мова йде про щорічні відпустки, тобто для щорічних відпусток графік треба складати обов’язково – це пряма норма ст. 10 Закону про відпустки. Проте, як уже відзначалося вище, роботодавець за бажанням можете додати до графіка всі види оплачуваних і обов’язкових відпусток, на які мають право працівники (наприклад, соцвідпустку на дітей). А ось відпустки, надання яких неможливо спланувати (наприклад, навчальні відпустки), до графіка не додають;
- Період, за який надається відпустка (вказати робочий (якщо йдеться про щорічні відпустки) або календарний (якщо йдеться про інші оплачувані відпустки) рік);
- Місяць початку відпустки (інколи — також місяць її закінчення або конкретну дату початку відпустки (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796)) або конкретні дати початку і закінчення відпустки;
- Тривалість відпустки в календарних днях;
- Примітка (наприклад, на випадок перенесення).
Можна передбачити й інші графи, якщо у цьому буде потреба.
Після табличної частини графік відпусток підписує відповідальна особа, як правило, це начальник або працівник відділу кадрів.
Крок 4. Погодження та затвердження графіка відпусток.
У ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки передбачений обов’язок погодження графіка відпусток із профспілкою та затвердження роботодавцем.
Існують два варіанти затвердження графіка відпусток.
Варіант 1. Графік відпусток затверджується як окремий документ шляхом накладання керівником грифа затвердження. Слід врахувати, що це документ управлінської документації, тому у нього має бути номер, дата і всі необхідні реквізити. Відповідно зміни будуть вноситися за такою ж самою формою і в такому самому порядку, як затверджувався графік (у змін теж має бути дата і номер). Такий варіант вибирають, якщо до виконання цього графіка немає додаткових вказівок.
Варіант 2. Затвердження графіка відпусток наказом. Зазначений наказ має бути наказом з адміністративно-господарської діяльності. Відповідно всі зміни до графіка відпусток вносяться також наказами.
Крок 5. Ознайомлення працівників.
Погоджений і затверджений графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Це передбачено ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП. Але законодавство не визначає, яким чином це зробити (усно чи письмово). На нашу думку, найкраще ознайомити працівників із графіком письмово. Це також можна зробити різними способами (яким саме – краще передбачити вашими локальними документами).
Можна підготувати лист-ознайомлення з графіком відпусток на окремому аркуші, на якому працівники будуть проставляти свої підписи та дату ознайомлення. Інший спосіб – передбачити окрему графу в графіка відпусток, в якій працівники проставляють свої підписи.
Відповідальність за відсутність графіка відпусток
Відсутність графіка відпусток може бути розцінена як інші порушення трудового законодавства (лист Мінсоцполітики вiд 29.07.2015 № 191/10/136-15). Тож роботодавцю може загрожувати фінансовий штраф в розмірі 1 мінімальної зарплати на момент виявлення порушення (у 2023 році – 6 700 грн, з січня по березень 2024 року – 7 100 грн, з квітня по грудень 2024 року – 8 000 грн).
Зверніть увагу! У період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ст. 16 Закону № 2136). Тобто під час дії воєнного стану саме фінансові санкції (ст. 265 КЗпП) за відсутність графіка відпусток не стягуватиметься, якщо підприємство виконає припис та усуне правопорушення.
Висновки
- У роботодавця має бути розроблений графік відпусток на 2024 рік. Виняток становлять роботодавці у районах активних бойових дій.
- Форма графіку відпусток – довільна.
- Графік відпусток має бути затверджений директором або наказом.
- Графік відпусток погоджується з профспілкою.
- Працівників потрібно ознайомити із графіком відпусток під підпис.
Нормативно-правове забезпечення
КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.
Закон про відпустки – Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».
Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
Типові правила № 213 – Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213.
Татяна ГУЛЬ, редактор kadroland