Ознайомлення працівників з кадровими документами

1. Підпис працівника у посадовій інструкції
2. Ознайомлення працівника з індивідуальним наказом про відрядження
3. Підписи працівників в аркуші ознайомлення зі зведеним наказом

Підпис працівника у посадовій інструкції

Де в посадовій інструкції повинен поставити свій підпис працівник, для посади якого вона розроблена? Чи треба вести журнал, в якому працівники будуть ставити свої підписи після ознайомлення з посадовими інструкціями?

У посадовій інструкції працівник ставить свій підпис у реквізиті «Відмітка про ознайомлення з документом» відповідно до вимог п. 5.28 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Відмітка про ознайомлення з посадовою інструкцією свідчить про факт ознайомлення з нею працівника та складається з таких елементів:

1. слів «З посадовою інструкцією ознайомлений(-а, -і):», що друкують без лапок;
2. підпису(-ів), власного(-их) імені (імен) і прізищ(-а) працівників(-а);
3. дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Наприклад:

З посадовою інструкцією ознайомлена:

Муравецька Ганна МУРАВЕЦЬКА

«27» серпня 2025 р.

Цей реквізит оформлюють на останній сторінці посадової інструкції. Він є обов’язковим для цього виду документа.

Можна, але не обов’язково, вести окремий Журнал реєстрації посадових (робочих) інструкцій працівників підприємства, в якому також може бути передбачена графа для проставлення підпису і дати ознайомлення працівників зі своїми посадовими (робочими) інструкціями.

Втім, незалежно від наявності такого журналу, відмітка про ознайомлення працівника(-ів) з посадовою інструкцією має бути оформлена у кожній посадовій інструкції.

Ознайомлення працівника з індивідуальним наказом про відрядження

Якщо працівник перебуває у відрядженні до п'ятниці включно (субота і неділя вихідний), а з понеділка у нього знову відрядження за новим наказом. Чи не буде помилкою, якщо працівник підпише наказ у п'ятницю? Чи ознайомлення має бути в понеділок перед виїздом у відрядження?

Все залежить від часу повернення працівника з попереднього відрядження та часу відбуття у наступне відрядження.

Наказ про направлення працівника у відрядження звичайно видається напередодні цього відрядження, а не в день початку відрядження.

Тому припустимо, що наказ буде виданий у п’ятницю 29 серпня, в цей же день працівник має з наказом ознайомитися, проставити власний підпис і дату ознайомлення. А у відрядження згідно з наказом працівник відбуде у понеділок 1 вересня.

Але працівник зараз перебуває у попередньому відрядженні до п’ятниці 29.08 включно. Тому, якщо його повернення у п’ятницю співпадає з робочим часом, він може під’їхати на роботу та ознайомитися з наказом про наступне відрядження. Якщо він повертається після завершення робочого часу, то звичайно ознайомитися з паперовим примірником наказу він не встигне.

Так саме стосовно понеділка 01.09. Якщо відбуття у відрядження співпадає з початком робочого дня, то працівник не зобов’язаний з’являтися на роботу лише для того, щоб поставити підпис на паперовому примірнику, особливо, якщо це незручно йому територіально.

Ось чому на підприємстві доцільно мати Положення про відрядження, в якому чітко прописані всі можливі варіанти щодо направлення працівників у відрядження та ознайомлення їх з відповідними наказами.

Як вийти з цієї ситуації зараз. Після видання керівником наказу про наступне відрядження працівника переслати працівникові альтернативним способом, наприклад електронними каналами зв’язку (електронною корпоративною поштою або на Вайбер чи в Телеграм), скан наказу. А працівник у відповіді має підтвердити, що ознайомлений.

Коли працівник вийде на роботу після завершення усіх відряджень, то у відмітці про ознайомлення на оригіналі наказу проставить свій підпис і поставить дату 29.08, коли він отримав скан і мав можливість ознайомитися дистанційно. На практиці часто саме так і роблять.

Наприклад:

З наказом ознайомлений:

Гончаренко Тарас ГОНЧАРЕНКО

«29»серпня 2025 р.

Також радимо корисну статтю на цю тему.

Підписи працівників в аркуші ознайомлення зі зведеним наказом

Робимо наказ про переведення на погодинну оплату праці. Це переведення стосується 60 працівників. Чи можна видати зведений наказ і прописати в одному наказі всіх працівників? У кінці наказу мають бути підписи про ознайомлення всіх 60 працівників?

Так, потрібно оформити та видати зведений кадровий наказ, у тексті якого будуть зазначені усі відповідні працівники. А для ознайомлення цих працівників з наказом доречно скласти окремий документ – аркуш ознайомлення.

Отже, для ознайомлення великої кількості працівників зі змістом зведеного кадрового наказу слід скласти Аркуш ознайомлення, в якому будуть вдруковані прізвища та власні імена усіх працівників (за алфавітом прізвищ), зазначених у тексті наказу, і залишено вільне місце для проставлення їх підписів та дати ознайомлення.

Наприклад:

Додаток до наказу від 25.05.2025 № 123

АРКУШ ОЗНАЙОМЛЕННЯ

Цей аркуш буде додаватися до наказу і зберігатися разом з ним у справі «Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання», адже накази про оплату праці належать саме до наказів тривалого зберігання.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Аркуш ознайомлення

Положення про відрядження

Статті на тему:

Як направити працівника у відрядження: правила та документальне оформлення

До якого виду наказів слід віднести накази з питань військового обліку

Зміни до номенклатури справ у 2025 році: коригуємо під оновлений Перелік №578/5