До якого виду наказів слід віднести накази з питань військового обліку

1. Види наказів керівника підприємства
2. Накази з основної діяльності
3. Накази з адміністративно-господарських питань
4. Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання
5. Накази з кадрових питань тимчасового зберігання
6. Копії наказів

Види наказів керівника підприємства

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, визначає, що накази керівника підприємства поділяють на три основні групи:

1. з основної діяльності;
2. з адміністративно-господарських питань;
3. з кадрових питань.

У свою чергу, накази з кадрових питань з урахуванням строків їх зберігання поділяють на дві такі групи:

1. тривалого зберігання;
2. тимчасового зберігання.

Бажаєте бути в курсі всіх змін з кадрового та військового обліку, тоді завітайте на наші Безкоштовні вебінари! Провідні експерти kadroland в прямому ефірі розкриють всі хвилюючі та актуальні запитання!

Нагадуємо, що Мін’юст наказом від 14.03.2025 №748/5 вніс зміни до Переліку №578/5. Тепер його положення узгоджуються з нормами Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок № 1487).

Зміни набрали чинності 16.04.2025 і стосуються строків зберігання документів з питань військового обліку.

Детальніше зупинимося на конкретних випадках віднесення до певної групи наказів, що видаються на підприємстві з питань організації та ведення військового обліку.

Накази з основної діяльності

До наказів з основної діяльності відносять накази, що стосуються напрямків роботи підприємства з важливих питань його діяльності, зокрема, й з питань звітності та планування. Такі накази містять інформацію, що має і культурну цінність для історії підприємства, певного регіону, сфери діяльності та країни в цілому.

Зважаючи на це, такі документи мають:

1. постійний строк зберігання – для підприємств, які за рішенням архівних установ віднесені до джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) та передають свої документи до державного архіву області, м. Києва, архівного відділу районної державної адміністрації чи архівного відділу міської ради залежно від зони комплектування архівної установи;
2. до ліквідації підприємства – якщо у діяльності підприємства за рішенням архівної установи не створюються документи НАФ і підприємство не передає документи на зберігання до відповідної архівної установи.

До таких наказів доцільно віднести й наказ про стан військового обліку на підприємстві за минулий рік та завдання на наступний рік, який видають щороку до 1 лютого відповідно до п. 72 Порядку №1487. Детально про цей наказ ми розповідали тут.

Обґрунтуванням віднесення такого наказу до наказів з основної діяльності може слугувати й те, що такий наказ готують на підставі звітів, результатів вжитих заходів та перевірок стану військового обліку в минулому році, а також тим, що в цьому наказі згідно з вимогами Порядку №1487 визначаються завдання щодо методичного забезпечення військового обліку, підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, інші заходи щодо поліпшення стану військового обліку, а також затверджуються плани перевірок стану військового обліку на підприємствах, які перебувають у сфері управління органу вищого рівня.

Накази з адміністративно-господарських питань

Накази з адміністративно-господарських питань містять управлінські рішення оперативного характеру з організаційного, адміністративного чи господарського забезпечення діяльності підприємства та мають обмежені строки виконання рішень. Такі накази, зазвичай, не мають тривалого практичного значення чи культурної цінності, тому для них Переліком №578/5 встановлено п’ятирічний строк зберігання.

До таких наказів, зокрема, можна віднести накази:

1. про оповіщення працівників щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі - ТЦК і СП);
2. про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку.

Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання

Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання регулюють питання, пов’язані з трудовими відносинами, що стосуються виконання обов’язків передбачених трудовим договором та/або посадовою інструкцією, а також додаткових функцій, за виконання яких працівникові встановлюють додаткові фінансові виплати, приміром, надбавки, які у подальшому мають значення для визначення розміру пенсії цьому працівникові. Тому, зважаючи на соціальну значущість інформації, що міститься в таких наказах, а також те, що такі накази у подальшому можуть слугувати підтвердженням виплати працівникові додаткових виплат (доплат до посадового окладу) та підготовки підприємством відповідних довідок на запит працівника або його родичів чи органів Пенсійного фонду України, для цієї групи наказів встановлено тривалий строк зберігання – 75 років.

До цієї групи наказів рекомендуємо віднести накази:

1. про покладання обов'язків із ведення військового обліку;
2. про увільнення від роботи працівника у зв'язку із призовом на військову службу;
3. про скасування наказу про увільнення працівника у зв'язку із призовом на військову службу.

Накази з кадрових питань тимчасового зберігання

Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання регулюють окремі трудові відносини, зокрема в частині, пов’язаній з наданням щорічних основних та окремих видів додаткових відпусток. Такі накази не мають тривалого практичного значення чи культурної цінності і мають п’ятирічний строк зберігання.

До таких наказів відносять і накази про тимчасове увільнення від роботи зі збереженням посади, робочого місця і середнього заробітку.

Зважаючи на зазначене вище, рекомендуємо до наказів з кадрових питань тимчасового зберігання віднести накази:

1. про увільнення працівника від роботи на час уточнення облікових даних у ТЦК і СП;
2. про скасування наказу про увільнення працівника від роботи на час уточнення облікових даних у ТЦК СП.

Таблиця

Види наказів з питань військового обліку на підприємстві та строки їх зберігання

Копії наказів

З 16.04.2025 до Переліку № 578/5 додано нову статтю 668, відповідно до неї у номенклатурі справ потрібно передбачити справу, в якій протягом 2025 року будуть групуватися різні види документів, – копії наказів, плани, акти, довідки і службові записки, зміст яких стосується організації та ведення військового обліку та бронювання. Підкреслимо: до цієї справи долучають саме копії, а не оригінали наказів.

Оригінали наказів зберігаються окремо. Деталі – тут.

Олександр ДЕНИСЕНКО,

експерт з питань архівної справи і діловодства,

член Нормативно-методичної комісії Держархівслужби

Шаблони та зразки документів:

Наказ про стан військового обліку за минулий рік і завдання на наступний рік (директор, особа відповідальна за ведення ВО)

Наказ про стан військового обліку за 2024 рік і завдання на 2025 рік

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Наказ про оповіщення працівника щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Статті та консультації на тему:

Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку

Строки зберігання документів з військового обліку