👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Строки зберігання документів і справ, передбачених у номенклатурі, слід визначати на підставі типового та галузевих переліків документів.
А саме, відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).
Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5600+ шаблонів, які завжди під рукою!
Звертаємо увагу, що у статтях Переліку № 578/5, відсутній документ із назвою «Положення про відрядження». У такому випадку, щоб визначити строк його зберігання, можна підібрати аналогічний строк, встановлений для подібного документа.
Наприклад, у ст. 424 Переліку № 578/5, визначено строк зберігання Положення про преміювання. Для юросіб, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ), строк зберігання такого положення – постійний. Для всіх інших – до заміни новим. Це означає, що коли Положення втратить свою чинність і буде замінено новим, то попереднє підлягатиме знищенню, адже немає жодної виробничої потреби зберігати його надалі.
Щодо документа «Угода про дотримання конфіденційності», то у Переліку № 578/5, строк зберігання також не передбачено.
Імовірно, тому що цей вид документа не належить до типових управлінських. Якщо для юридичних осіб вашої галузі розроблено галузевий перелік строків зберігання документів (наприклад, такий перелік є для банківських установ), його можна застосовувати. Також строк зберігання такої угоди має право визначити експертна комісія установи самостійно за погодженням з експертно-перевірною комісією державного архіву за місцем перебування на обліку.
Якщо угода укладається між роботодавцем і конкретним працівником, її можна включити до особової справи працівника, яка зберігається до 75 років. У цьому випадку в номенклатурі справ окремо її виділяти не потрібно.
Для точного визначення строку зберігання бажано провести експертизу цінності документа, щоб з’ясувати, наскільки важливою є зафіксована в ньому інформація та чи є потреба в її тривалому зберіганні.
Терміни зберігання заяви працівників про перерахунок суми заробітної плати на банківський рахунок та повідомлення про прийняття на роботу також не визначені, оскільки на момент складання Переліку (2008–2011 роки) ще не були поширені.
Однак можна підібрати відповідні строки за аналогією. По-перше, обидва документи – це документи з тимчасовим строком зберігання. По-друге, ці заяви та повідомлення доцільно формувати у справах бухгалтерії, а не кадрової служби.
Отже, почнемо з заяви. На деяких підприємствах такі заяви взагалі не вимагаються. Зазвичай при влаштуванні на роботу новий працівник подає виписку з банку про рахунок для виплат, її цілком достатньо. Заява потрібна, коли працівник змінює рахунок, наприклад, у новому банку. Якщо таких заяв про перерахунок суми заробітної плати на банківський рахунок упродовж року надходить багато, у номенклатурі слід передбачити окрему справу з заголовком, наприклад: «Заяви працівників про перерахунок суми заробітної плати на банківський рахунок за 2025 рік». Строк зберігання — 5 років, з посиланням на ст. 336 Переліку № 578/5, зі змінами 2024 року.
Щодо повідомлення про прийняття на роботу, то цей документ подається до Державної податкової служби в електронному вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису. У юрособи зберігається електронна копія (так званий «відпуск» повідомлення). Оригінал зберігається у ДПС. Роздруковувати повідомлення чи виготовляти засвідчену паперову копію не потрібно. Якщо бажаєте включити цей документ до номенклатури справ бухгалтерії, оптимально використати ст. 288 до Переліку № 578/5, – строк зберігання 5 років.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Опис справ з кадрових питань (особового складу)
Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Опис справ постійного зберігання
Брошури та чеклісти:
Номенклатура справ з військового обліку (наказ від 14.03.2025 №748/5)
Статті на тему:
Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти
Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок