Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок
Схвалено новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Які зразки кадрових документів змінилися? Розповідаємо докладно про новації та наводимо деякі зразки нових документів
- Підготовка та схвалення нового Збірника
- Відповідність стандарту
- Структура Збірника №1
- Склад Збірника
- Кадрові документи
- Нові форми документів
- Оновлені форми заяв
- Висновки
Підготовка та схвалення нового Збірника
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, як і дві його попередні редакції за 2006 та 2015 роки, підготовлено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалено рішенням, прийнятим на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України і зафіксованим у протоколі засідання під № 1 від 08.04.2025. Тому відповідно вважатимемо Збірник № 1.
Відповідність стандарту
Уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів та пояснення щодо оформлення відповідних документів, що увійшли до Збірника № 1, увідповіднили вимогам Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
Крім того, під час розроблення Збірника №1 були враховані вимоги чинних нормативно-правових актів, зміст яких стосується питань організації паперового та електронного діловодства, а саме:
- постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
- Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
Структура Збірника №1
Структуру Збірника №1 побудовано з урахуванням класифікаційної схеми управлінської документації, згідно з якою організаційно-розпорядча документація є одним із класів управлінської документації та поділяється на:
- організаційну;
- розпорядчу;
- інформаційно-аналітичну.
Організаційна документація
Організаційна документація містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад юридичної особи, а також функціональний зміст її діяльності та діяльності її структурних підрозділів.
Відповідно до найважливіших організаційних документів належать:
- статут або положення про юридичну особу;
- положення про структурний підрозділ юридичної особи;
- структура і штатна чисельність;
- штатний розпис;
- посадова та робоча інструкції;
- колективний договір;
- інструкція з діловодства;
- номенклатура справ.
Розпорядча документація
До розпорядчої документації, представленої у Збірнику №1, належать накази і розпорядження, в яких фіксуються рішення організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності юридичної особи, адміністративно-господарських та кадрових питань.
Інформаційно-аналітична документація
Інформаційно-аналітична документація містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення. До Збірника № 1 увійшли такі інформаційно-аналітичні документи, як:
- протокол;
- акт;
- довідка;
- доповідна;
- пояснювальна і службова записки;
- автобіографія;
- характеристика;
- подання;
- заява;
- графік відпусток;
- службовий лист.
Склад Збірника
У цілому Збірник № 1 містить 42 уніфіковані форми, з яких:
- 10 – організаційних;
- 13 – розпорядчих;
- 19 – інформаційно-аналітичних документів.
Кадрові документи
У розділі «Розпорядчі документи» Збірника №1, зокрема, містяться 9 уніфікованих форм кадрових наказів і розпоряджень, а саме накази і розпорядження про:
- прийняття на роботу;
- переведення (переміщення) працівника в межах однієї юридичної особи;
- звільнення з роботи;
- оголошення догани;
- атестацію кадрів;
- заохочення;
- встановлення доплат і надбавок;
- надання відпустки;
- відрядження.
Нові форми документів
З нових уніфікованих форм, що з’явилися у Збірнику №1, відзначимо такі:
- витяг із наказу (розпорядження);
- витяг із протоколу;
- службова записка.
У Збірнику №7 цих документів не було. Нижче наводимо нові уніфіковані форми цих документів.



Але ще раз нагадуємо, поки що не відбулося офіційне оприлюднення Збірника № 1.
Оновлені форми заяв
Зверніть увагу і на повністю оновлені уніфіковані форми заяв. Таких форм у Збірнику №1 – дві:
- форма заяви громадянина, який влаштовується на роботу;
- форма заяви працівника юридичної особи з різних кадрових питань.
Надалі на Вебінарах і відеоуроках розглядатимемо уніфіковані форми цих документів більш детально, з поясненнями щодо оформлення кожного з реквізитів за ДСТУ 4163:2020.
Зміни у реквізитах документів
Стосовно реквізитів в інших оновлених уніфікованих формах відзначимо таке. Найбільших змін зазнав реквізит «Підпис» та деякі інші реквізити, до складу яких входить підпис посадової особи, зокрема:
- гриф затвердження;
- відмітка про ознайомлення з документом.
В оновлених уніфікованих формах більше немає реквізиту «Код форми документа», проте до уніфікованих форм усіх розпорядчих документів додано реквізит «Код юридичної особи за ЄДРПОУ».
Висновки
Отже, Збірник №1 схвалено. Чекаємо на його оприлюднення на офіційному сайті Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства. Зокрема, слід звернути увагу на:
- оновлені уніфіковані форми заяви про працевлаштування та інших заяв працівників (про відпустку, звільнення);
- оновлені форми наказів про прийняття, звільнення, надання відпусток тощо;
- нові форми: Витяг із наказу (розпорядження), Витяг із протоколу та Службова записка.
Джерело: kadroland
Стаття на тему:
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство
Демобілізація тих, хто давно служить: коли чекати на рішення Міноборони
Питання звільнення військовослужбовців, які тривалий час перебувають на службі, опрацьовують Міноборони та профільний комітет Верховної Ради. Народний депутат Федір Веніславський заявив, що рішення можуть з’явитися в короткостроковій перспективі

ВЛК протягом 30 днів: що змінило Міноборони у Положенні №402
Звільненим із полону українським військовим скоротили строк проходження ВЛК: замість загального строку, який міг становити до чотирьох місяців від початку лікування, встановлено вимогу провести огляд не пізніше ніж через 30 днів після репатріації

Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника
Переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми в електронну не позбавило роботодавця обов’язку на прохання працівників вносити записи в паперову трудову книжку. А ось чи є обов’язок вносити запис про навчання? Якщо так, то хто має вносити такий запис і що саме треба записувати? Про це — у статті

Оформлення КЕП: що підготувати працівникам і відповідальним особам
Для отримання кваліфікованих електронних довірчих послуг у ДПС працівникам органів влади, органів місцевого самоврядування та підприємств державної форми власності потрібно підготувати визначений пакет документів. ДПС пояснила, які документи подавати, як засвідчувати копії та коли реєстраційна картка не потрібна

Досягаєте пенсійного віку у жовтні – грудні 2026 року: коли краще подавати заяву на пенсію
Закон передбачає: якщо звернутися за призначенням пенсії протягом трьох місяців після досягнення пенсійного віку, її призначать із наступного дня після досягнення такого віку. Данило Гетманцев пояснив, чому людям, які набувають права на пенсію наприкінці 2026 року, варто врахувати це правило перед поданням заяви на призначення пенсії

Реєстри Мін’юсту не працюватимуть 23 – 26 жовтня: що потрібно врахувати
З 22:00 23.10.2026 до 08:00 26.10.2026 ДП «НАІС» буде проводити планові технічні роботи з оновлення програмного забезпечення Єдиних та Державних реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції Мін'юсту. Тому, у вказаний період робота реєстрів буде недоступною

«Вже існує звернення в роботі»: що робити, якщо ПФУ не приймає дані про працівників
На роботу оформлені працівники ще у квітні. При поданні на порталі ПФУ XML-файлу виникає помилка: «Вже існує звернення в роботі, подати нове звернення можна після виконання існуючого!». Це триває з квітня. Що робити?

Транспорт підприємства залучили під час мобілізації: що пропонують змінити в обліку
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16164, який пропонує спростити зняття з обліку транспортних засобів і техніки підприємств, залучених під час мобілізації та знищених, втрачених або пошкоджених без можливості економічно доцільного відновлення. Також документ передбачає умови повернення власникам транспорту, який більше не потрібен військовим формуванням

Нові правила для ВПО з 22 жовтня: що буде з довідками працівників
Набрання чинності новим законом не означає автоматичного переоформлення документів для внутрішньо переміщених осіб. У Мінсоцполітики повідомили, що раніше видані довідки залишатимуться чинними, а перехід до нової системи обліку відбуватиметься поетапно

Чи можна відмовитися від статусу військовозобов’язаного через нотаріуса: що говорить суд
У мережі поширюють шаблони заяв, які нібито дозволяють відмовитися від статусу військовозобов’язаного. Один із чоловіків скористався таким підходом, але згодом отримав повістку й звернувся до суду. Чи має нотаріальне засвідчення такої заяви юридичні наслідки?

Звільнення у зв'язку з виходом на пенсію: заява + наказ
Звільнення за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію здійснюється відповідно до ст. 38 КЗпП України без обов’язкового двотижневого строку попередження. Розглянемо порядок оформлення заяви працівника та наказу про звільнення у зв’язку з виходом на пенсію.

Відстрочки через інвалідність скасували понад 30 військовозобов’язаним: що відбувається
Понад 30 військовозобов’язаних на Полтавщині втратили відстрочки, оформлені на підставі документів про інвалідність або необхідність догляду за родичами. Під час перевірки з’ясувалося, що відповідні медичні документи могли не видавати уповноважені установи

Прийняття працівника на роботу без автобіографії: що робити, якщо відмовляється написати
Чи можу я прийняти працівника на роботу, якщо він відмовляється написати автобіографію? Його відповідь така: надаються копії документів, заповнюється особовий листок з обліку кадрів, надається копія трудової книжки. Тобто вся потрібна інформація надана. Як я маю діяти?

Нові обмеження бронювання у жовтні можуть вдарити по бізнесу: названо 4 ризики
Європейська Бізнес Асоціація звернулася до керівництва держави через можливе посилення обмежень у процедурі бронювання працівників. Бізнес попереджає про ризики втрати фахівців, перебоїв у виробництві та скорочення податкових надходжень і закликає не змінювати правила без попереднього обговорення

ДПС не штрафуватиме за Звіти про норматив 4% за І та ІІ квартали, однак є умови
ДПС повідомила, за яких умов роботодавці можуть подати Звіти про норматив 4% за І та / або ІІ квартали 2026 року без штрафів і пені. Важливо не пропустити граничний строк подання та, якщо внесок нараховано, своєчасно його сплатити

Про чергові перевірки, (не)надання відстрочок, витяг без відмітки ТЦК, номенклатуру справ, рівні загроз для дистанційників 🙋♀️ Ранковий кадровик від 21.10.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Штрафи та інша відповідальність у питаннях військового обліку
Ви знаєте, що за порушення у порядку ведення військового обліку передбачені великі штрафи. Ми знаємо, що ці штрафи вас дуже лякають і це можна зрозуміти. Натомість, лякає зазвичай невідоме. Тому пропонуємо розібрати усі важливі нюанси, щоб зменшити кількість невідомого

7000 грн на місяць під час вагітності та для догляду за дитиною: як оформити виплати в «Дії» з 20 жовтня
Оформити два види допомоги для родин із дітьми відтепер можна онлайн. Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами становить 7000 грн на місяць, а для догляду за дитиною до року – також 7000 грн, або 10 500 грн для родин із дитиною з інвалідністю





