Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок
Схвалено новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Які зразки кадрових документів змінилися? Розповідаємо докладно про новації та наводимо деякі зразки нових документів
- Підготовка та схвалення нового Збірника
- Відповідність стандарту
- Структура Збірника №1
- Склад Збірника
- Кадрові документи
- Нові форми документів
- Оновлені форми заяв
- Висновки
Підготовка та схвалення нового Збірника
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, як і дві його попередні редакції за 2006 та 2015 роки, підготовлено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалено рішенням, прийнятим на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України і зафіксованим у протоколі засідання під № 1 від 08.04.2025. Тому відповідно вважатимемо Збірник № 1.
Відповідність стандарту
Уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів та пояснення щодо оформлення відповідних документів, що увійшли до Збірника № 1, увідповіднили вимогам Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
Крім того, під час розроблення Збірника №1 були враховані вимоги чинних нормативно-правових актів, зміст яких стосується питань організації паперового та електронного діловодства, а саме:
- постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
- Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
Структура Збірника №1
Структуру Збірника №1 побудовано з урахуванням класифікаційної схеми управлінської документації, згідно з якою організаційно-розпорядча документація є одним із класів управлінської документації та поділяється на:
- організаційну;
- розпорядчу;
- інформаційно-аналітичну.
Організаційна документація
Організаційна документація містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад юридичної особи, а також функціональний зміст її діяльності та діяльності її структурних підрозділів.
Відповідно до найважливіших організаційних документів належать:
- статут або положення про юридичну особу;
- положення про структурний підрозділ юридичної особи;
- структура і штатна чисельність;
- штатний розпис;
- посадова та робоча інструкції;
- колективний договір;
- інструкція з діловодства;
- номенклатура справ.
Розпорядча документація
До розпорядчої документації, представленої у Збірнику №1, належать накази і розпорядження, в яких фіксуються рішення організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності юридичної особи, адміністративно-господарських та кадрових питань.
Інформаційно-аналітична документація
Інформаційно-аналітична документація містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення. До Збірника № 1 увійшли такі інформаційно-аналітичні документи, як:
- протокол;
- акт;
- довідка;
- доповідна;
- пояснювальна і службова записки;
- автобіографія;
- характеристика;
- подання;
- заява;
- графік відпусток;
- службовий лист.
Склад Збірника
У цілому Збірник № 1 містить 42 уніфіковані форми, з яких:
- 10 – організаційних;
- 13 – розпорядчих;
- 19 – інформаційно-аналітичних документів.
Кадрові документи
У розділі «Розпорядчі документи» Збірника №1, зокрема, містяться 9 уніфікованих форм кадрових наказів і розпоряджень, а саме накази і розпорядження про:
- прийняття на роботу;
- переведення (переміщення) працівника в межах однієї юридичної особи;
- звільнення з роботи;
- оголошення догани;
- атестацію кадрів;
- заохочення;
- встановлення доплат і надбавок;
- надання відпустки;
- відрядження.
Нові форми документів
З нових уніфікованих форм, що з’явилися у Збірнику №1, відзначимо такі:
- витяг із наказу (розпорядження);
- витяг із протоколу;
- службова записка.
У Збірнику №7 цих документів не було. Нижче наводимо нові уніфіковані форми цих документів.



Але ще раз нагадуємо, поки що не відбулося офіційне оприлюднення Збірника № 1.
Оновлені форми заяв
Зверніть увагу і на повністю оновлені уніфіковані форми заяв. Таких форм у Збірнику №1 – дві:
- форма заяви громадянина, який влаштовується на роботу;
- форма заяви працівника юридичної особи з різних кадрових питань.
Надалі на Вебінарах і відеоуроках розглядатимемо уніфіковані форми цих документів більш детально, з поясненнями щодо оформлення кожного з реквізитів за ДСТУ 4163:2020.
Зміни у реквізитах документів
Стосовно реквізитів в інших оновлених уніфікованих формах відзначимо таке. Найбільших змін зазнав реквізит «Підпис» та деякі інші реквізити, до складу яких входить підпис посадової особи, зокрема:
- гриф затвердження;
- відмітка про ознайомлення з документом.
В оновлених уніфікованих формах більше немає реквізиту «Код форми документа», проте до уніфікованих форм усіх розпорядчих документів додано реквізит «Код юридичної особи за ЄДРПОУ».
Висновки
Отже, Збірник №1 схвалено. Чекаємо на його оприлюднення на офіційному сайті Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства. Зокрема, слід звернути увагу на:
- оновлені уніфіковані форми заяви про працевлаштування та інших заяв працівників (про відпустку, звільнення);
- оновлені форми наказів про прийняття, звільнення, надання відпусток тощо;
- нові форми: Витяг із наказу (розпорядження), Витяг із протоколу та Службова записка.
Джерело: kadroland
Стаття на тему:
Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство
Компенсація відпустки: чи дійсно калькулятор «накручує» дні
Працівниця має право на 56 к.дн.щорічної основної відпустки. Треба порахувати кількість днів відпустки, яку треба компенсувати, за період роботи 07.03.2026 - 16.10.2026. Калькулятор на платформі видає 35 днів, а якщо рахую вручну, то виходить 34. Які розрахунки правильні?

Коли заброньованого і особу з іншою відстрочкою можуть направити на ВЛК
Чому ТЦК наполягає, що нашого заброньованого вони мають право направити на ВЛК? Як це пояснити? Ми регулярно проводимо навчання черед працівників і вони знають, що поки діє бронь, не мають право направляти на ВЛК. Підкажіть, як діяти у такій ситуації.

ВЛК визнала тимчасово непридатним, але відстрочку не дадуть: важливий нюанс для військовозобов’язаних
Військово-лікарська комісія може визнати людину не лише придатною або непридатною до військової служби. Окремим висновком є «тимчасово непридатний до військової служби». При цьому наслідки такого рішення відрізняються для військовозобов’язаних і військовослужбовців

Впровадження нової системи оплати праці на підприємстві
Інколи роботодавець хоче змінити діючу форму або систему оплати праці. Наприклад, замінити погодинну оплату на відрядну, або додати ще одну форму оплати праці. Як правильно це впровадити? Які накази слід видати? З ким погоджувати та як повідомити працівникам? В цій статті підкажемо роботодавцю алгоритм дій

Нова банкнота 2000 гривень уже в обігу: сьогодні українці отримають гроші з портретом Василя Стуса
Відсьогодні, 4 вересня 2026 року, українці можуть зустріти в готівковому обігу нову банкноту номіналом 2000 гривень. Вона має синій колір, розмір 75×166 мм, понад 20 елементів захисту та присвячена видатному українському дисиденту Василю Стусу

Трудовий кодекс змінить правила роботи в Україні: 10 нововведень для працівників і роботодавців
Новий Трудовий кодекс має зробити трудові відносини більш договірними та гнучкими, змінити підходи до дистанційної роботи, робочого часу, працевлаштування людей з інвалідністю та поєднання роботи із сімейними обов’язками. Голова профільного комітету Верховної Ради Галина Третьякова розповіла про 10 ключових змін, які нові правила можуть принести українцям

Втрата критичності підприємства: що робити з військовим обліком працівників
Підприємство втратило статус критично важливого, і всі працівники втратили бронювання. Які дії потрібно виконати з військового обліку? Чи потрібно подавати повідомлення про анулювання критичності, чи достатньо змінити статус у додатку 5?

Заброньований працівник не зміг виїхати за кордон через наказ про відпустку: на що звернув увагу суд
Заброньованому працівнику критично важливого підприємства відмовили у виїзді з України, попри чинне бронювання та оформлену відпустку. Суд встановив, що пред’явлена на кордоні копія наказу про відпустку була неналежно засвідчена, тому не підтвердила законну підставу для виїзду. Розбираємо, як має бути оформлена копія такого наказу та чому самого бронювання недостатньо для перетинання кордону під час воєнного стану

В Україні хочуть дозволити офіційно відмовлятися від по батькові: що пропонують змінити в документах
В Україні пропонують дозволити громадянам повністю відмовлятися від по батькові в офіційних документах. Відповідну петицію подали 3 вересня 2026 року: автор просить надати таке право з 16 років, а з 14 – за згодою батьків або піклувальників. Якщо ініціативу підтримають, зміни можуть стосуватися паспортів, водійських посвідчень, карток платника податків та інших документів

Постанова №1078 змінила правила оплати праці: що діє з 1 вересня і що запрацює з 2027 року
Вже з 1 вересня 2026 року посадові оклади педагогічних і науково-педагогічних працівників визначають за новими коефіцієнтами, а з 1 січня 2027 року почнуть діяти нові ставки погодинної оплати навчальних занять. Як зміниться розрахунок зарплати, які виплати отримуватимуть освітяни та що потрібно врахувати роботодавцям – розповідаємо далі

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності (вихід на роботу під час лікарняного)
У разі відмови в оплаті лікарняного роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про причини відмови та порядок оскарження рішення. Таке повідомлення надають не пізніше п’яти днів після прийняття рішення.

Роботодавцям дали строк до 31 жовтня: що потрібно зробити для виплат за «чорнобильські» відпустки у 2027 році
Роботодавці, які у 2027 році планують отримувати фінансування на оплату додаткової відпустки для постраждалих від Чорнобильської катастрофи, повинні до 31 жовтня зареєструватися або поновити дані в органах ПФУ. Розповідаємо, які документи потрібно подати та про які зміни треба повідомити Фонд

Вагітна працівниця та реорганізація закладу: чи можна звільнити за переведенням до іншого роботодавця
За рішенням сесії міської ради ЗДО перебуває у стані реорганізації з подальшим звільненням працівників у зв’язку з переведенням до іншого ЗДО. Працівників попередили за два місяці – з 01.09.2026. Одна працівниця протягом найближчих чотирьох тижнів має піти у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Чи можна через два місяці звільнити її за переведенням під час цієї відпустки, якщо до 01.11.2026 заклад має припинити своє існування? Що робити з цією працівницею?

Щорічна відпустка під час війни: яке правило про 12 місяців більше не застосовується
У мирний час невикористану частину щорічної відпустки мають надати працівнику не пізніше 12 місяців після завершення робочого року. Під час воєнного стану це правило не застосовується – Держпраці пояснила, які особливості діють для щорічних відпусток зараз









