Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок

1. Підготовка та схвалення нового Збірника
2. Відповідність новим стандартам
3. Структура Збірника №1
4. Склад Збірника
5. Кадрові документи
6. Нові форми документів
7. Оновлені форми заяв
8. Висновки

Підготовка та схвалення нового Збірника

Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, як і дві його попередні редакції за 2006 та 2015 роки, підготовлено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схвалено рішенням, прийнятим на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України і зафіксованим у протоколі засідання під № 1 від 08.04.2025. Тому відповідно вважатимемо Збірник № 1.

Відповідність стандарту

Уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів та пояснення щодо оформлення відповідних документів, що увійшли до Збірника № 1, увідповіднили вимогам Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Крім того, під час розроблення Збірника №1 були враховані вимоги чинних нормативно-правових актів, зміст яких стосується питань організації паперового та електронного діловодства, а саме:

1. постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
2. Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Структура Збірника №1

Структуру Збірника №1 побудовано з урахуванням класифікаційної схеми управлінської документації, згідно з якою організаційно-розпорядча документація є одним із класів управлінської документації та поділяється на:

1. організаційну;
2. розпорядчу;
3. інформаційно-аналітичну.

Організаційна документація

Організаційна документація містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад юридичної особи, а також функціональний зміст її діяльності та діяльності її структурних підрозділів.

Відповідно до найважливіших організаційних документів належать:

1. статут або положення про юридичну особу;
2. положення про структурний підрозділ юридичної особи;
3. структура і штатна чисельність;
4. штатний розпис;
5. посадова та робоча інструкції;
6. колективний договір;
7. інструкція з діловодства;
8. номенклатура справ.

Розпорядча документація

До розпорядчої документації, представленої у Збірнику №1, належать накази і розпорядження, в яких фіксуються рішення організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності юридичної особи, адміністративно-господарських та кадрових питань.

Інформаційно-аналітична документація

Інформаційно-аналітична документація містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення. До Збірника № 1 увійшли такі інформаційно-аналітичні документи, як:

1. протокол;
2. акт;
3. довідка;
4. доповідна;
5. пояснювальна і службова записки;
6. автобіографія;
7. характеристика;
8. подання;
9. заява;
10. графік відпусток;
11. службовий лист.

Склад Збірника

У цілому Збірник № 1 містить 42 уніфіковані форми, з яких:

1. 10 – організаційних;
2. 13 – розпорядчих;
3. 19 – інформаційно-аналітичних документів.

Кадрові документи

У розділі «Розпорядчі документи» Збірника №1, зокрема, містяться 9 уніфікованих форм кадрових наказів і розпоряджень, а саме накази і розпорядження про:

1. прийняття на роботу;
2. переведення (переміщення) працівника в межах однієї юридичної особи;
3. звільнення з роботи;
4. оголошення догани;
5. атестацію кадрів;
6. заохочення;
7. встановлення доплат і надбавок;
8. надання відпустки;
9. відрядження.

Нові форми документів

З нових уніфікованих форм, що з’явилися у Збірнику №1, відзначимо такі:

1. витяг із наказу (розпорядження);
2. витяг із протоколу;
3. службова записка.

У Збірнику №7 цих документів не було. Нижче наводимо нові уніфіковані форми цих документів.

Але ще раз нагадуємо, поки що не відбулося офіційне оприлюднення Збірника № 1.

Оновлені форми заяв

Зверніть увагу і на повністю оновлені уніфіковані форми заяв. Таких форм у Збірнику №1 – дві:

1. форма заяви громадянина, який влаштовується на роботу;
2. форма заяви працівника юридичної особи з різних кадрових питань.

Надалі на Вебінарах і відеоуроках розглядатимемо уніфіковані форми цих документів більш детально, з поясненнями щодо оформлення кожного з реквізитів за ДСТУ 4163:2020.

Зміни у реквізитах документів

Стосовно реквізитів в інших оновлених уніфікованих формах відзначимо таке. Найбільших змін зазнав реквізит «Підпис» та деякі інші реквізити, до складу яких входить підпис посадової особи, зокрема:

1. гриф затвердження;
2. відмітка про ознайомлення з документом.

В оновлених уніфікованих формах більше немає реквізиту «Код форми документа», проте до уніфікованих форм усіх розпорядчих документів додано реквізит «Код юридичної особи за ЄДРПОУ».

Висновки

Отже, Збірник №1 схвалено. Чекаємо на його оприлюднення на офіційному сайті Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства. Зокрема, слід звернути увагу на:

1. оновлені уніфіковані форми заяви про працевлаштування та інших заяв працівників (про відпустку, звільнення);
2. оновлені форми наказів про прийняття, звільнення, надання відпусток тощо;
3. нові форми: Витяг із наказу (розпорядження), Витяг із протоколу та Службова записка.

Джерело: kadroland

Стаття на тему:

Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство