Доповідні, пояснювальні та службові записки на підприємстві

1. Визначення термінів та уніфіковані форми доповідних, пояснювальних та службових записок
2. Спільні та відмінні риси доповідних, пояснювальних та службових записок
3. Склад реквізитів різних видів записок
4. Особливості оформлення деяких реквізитів
5. Висновки

Визначення термінів та уніфіковані форми доповідних, пояснювальних та службових записок

Доповідна записка – це інформаційно-аналітичний документ, яким інформують керівництво про ситуацію, що склалася, факти, що мали місце, стан виконання роботи тощо.

Пояснювальна записка – це інформаційно-аналітичний документ, що містить пояснення змісту окремих положень іншого документа (плану, звіту тощо) або причин якоїсь події, ситуації, що склалася, вчинків та поведінки окремих працівників.

Службова записка – це інформаційно-аналітичний документ, призначений для здійснення комунікативних зв’язків між структурними підрозділами в межах однієї юридичної особи з питань оперативного, організаційного, адміністративного та господарського характеру.

Уніфікована форма доповідної записки

Уніфікована форма пояснювальної записки

Уніфікована форма службової записки

Спільні та відмінні риси доповідних, пояснювальних та службових записок

Доповідна, пояснювальна та службова записки належать до інформаційно-аналітичної документації, що містить інформацію, на підставі якої керівник підприємства приймає певні управлінські рішення та видає відповідні розпорядчі документи.

Наприклад, на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу, керівник підприємства видає деякі види кадрових наказів, зокрема наказ про заохочення, наказ про відрядження працівника тощо.

Доповідні та пояснювальні записки бувають:

1. внутрішніми;
2. зовнішніми.

Службова записка – це виключно внутрішній документ.

Склад реквізитів усіх трьох видів записок, передусім службових та внутрішніх доповідних і пояснювальних, майже однаковий.

Крім того, у доповідних і пояснювальних записок схожий порядок підготовки, підписання та адресування. Відмінність полягає лише у змісті зазначених документів.

А от службова записка відрізняється від доповідної та пояснювальної за багатьма критеріями.

Внутрішні доповідні та пояснювальні записки оформлюють на бланках відповідних структурних підрозділів (за наявності таких бланків) або на стандартних аркушах паперу формату А4. Зовнішні – на загальному бланку підприємства (як із кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів). Крім того, зовнішні доповідні та пояснювальні записки можуть надсилатися до сторонніх юросіб разом із супровідним листом.

Службову записку оформлюють на бланку структурного підрозділу (за наявності такого бланку) або на стандартних аркушах паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту).

Основна відмінність полягає в адресуванні, адже доповідні та пояснювальні записки завжди адресується по висхідній, тобто:

1. від рядового працівника структурного підрозділу – керівнику цього структурного підрозділу;
2. від керівника структурного підрозділу – керівнику підприємства;
3. від керівника підприємства – керівнику юрособи вищого рівня.

На відміну від доповідних і пояснювальних, службові записки призначені переважним чином для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління. Тобто службові записки вважаються своєрідним різновидом внутрішнього листування між структурними підрозділами. Таким чином, автор і адресат службової записки можуть обіймати посади одного рівня (наприклад, від начальника відділу кадрів – начальнику відділу діловодства). Крім того, службова записка на відміну від інших двох видів записок може адресуватися у, так би мовити, зворотному зв’язку, тобто від керівництва до підлеглих, мати узагальненого адресата і навіть узагальненого автора (наприклад, від адміністрації підприємства – керівникам усіх структурних підрозділів цього підприємства).

Склад реквізитів різних видів записок

Доповідна, пояснювальна та службова записки максимально можуть мати такий склад реквізитів згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) (напівжирним виділено обов’язкові реквізити):

02 – зображення емблеми підприємства або торгівельної марки (знака для товарів і послуг);

03 – найменування юридичної особи вищого рівня;

04 – найменування підприємства;

05 – найменування структурного підрозділу підприємства;

09 – назва виду документа;

10 – дата документа;

11 – реєстраційний індекс документа;

13 – місце складення документа;

15 – адресат;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – текст документа;

21 – відмітка про наявність додатків;

22 – підпис;

27 – відомості про виконавця документа;

30 – відмітка про надходження документа (тільки для службових записок).

Особливості оформлення деяких реквізитів

Під час оформлення різних видів записок слід враховувати, що:

1. найменування підприємства зазначають відповідно до статуту або положення про відповідне підприємство;
2. найменування структурного підрозділу зазначають відповідно до структури підприємства;
3. назву виду документа друкують великими літерами напівжирним шрифтом;
4. дату та реєстраційний індекс в усіх видах записок проставляють у день їх підписання;
5. заголовок до тексту має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту записки;
6. текст доповідної записки поділяють на дві частини – вступну та основну, кожну з яких друкують з абзацу. У вступній частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. В основній частині дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити;
7. текст пояснювальної записки складається лише з однієї основної частини, в якій надають пояснення змісту окремих положень іншого документа (плану, звіту тощо) або причин якоїсь події, ситуації, що склалася, вчинків та поведінки окремих працівників;
8. текст службової записки має містити обґрунтування проблеми, пропозиції, заявки, прохання тощо та можливі способи її вирішення;
9. якщо записку подають або надсилають разом із додатками, то нижче по тексту оформлюють відмітку про наявність додатка(-ів).

Чи дозволяється запроваджувати на підприємстві шаблони доповідних, пояснювальних і службових записок з метою пришвидшення їх оформлення?

Так, дозволяється.

Скориставшись уніфікованими формами доповідних, пояснювальних і службових записок зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розробленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства і схваленого рішенням Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 № 1), підприємство може розробити шаблони відповідних документів, в яких будуть зафіксовані постійні реквізити (зокрема найменування підприємства, вид документа, місце складення документа тощо), та залишено місце для внесення змінної інформації таких реквізитів, як: дата, реєстраційний індекс, адресат, заголовок до тексту, текст документа тощо.

Висновки

1. Доповідні, пояснювальні та службові записки – це інформаційно-аналітичні документи, що містять інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення.
2. Уніфіковані форми доповідних і пояснювальних записок, а також порядок підготовки, підписання та адресування цих документів дуже схожі. Службові записки суттєво відрізняються від доповідних і пояснювальних.
3. Доповідні та пояснювальні записки поділяють на внутрішні, які адресують керівництву підприємства, та зовнішні – адресують керівництву юрособи вищого рівня. Службові записки – це виключно внутрішні документи, призначені для здійснення комунікативних зв’язків між структурними підрозділами у межах одного підприємства.
4. На підставі уніфікованих форм доповідних, пояснювальних і службових записок підприємство має право розробляти шаблони для оформлення відповідних видів документів.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства