Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

1. Чи можна прийняти на роботу за е-паспортом
2. Чи вимагати «ідентифікаційний код» як окремий документ
3. Чи подавати копію свідоцтва про народження дітей
4. Чи вимагати довідку ВПО при працевлаштуванні
5. Чи можна прийняти на роботу по роздруківці з «Резерв+»
6. Чи можна прийняти на роботу, якщо в «Резерв+» вказано про порушення правил військового обліку
7. Що подавати перше: оперативні відомості до ПФУ чи повідомлення до ТЦК
8. Яку суму окладу зазначати в наказі при працевлаштуванні на неповну зайнятість
9. Чи ознайомлювати «дистанційника» з Правилами ВО
10. Чи можна забронювати новоприйнятого працівника
11. Чи вносити запис про прийняття за сумісництвом, якщо кандидат надав трудову книжку

Чи можна прийняти на роботу за е-паспортом

Так, але.

Під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).

З 23.08.2021 е-паспорт у мобільному застосунку «Дія» має таку саму юридичну силу, як і пластикова ID-картка або паперовий паспорт (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону України від 20.11.2012 №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»).

Тому формально можна прийняти на роботу за е-паспортом. Однак для правильного ведення кадрового та військового обліку слід отримати хоча б роздруківку, щоб, наприклад, долучити до Особової справи працівника.

Чи вимагати «ідентифікаційний код» як окремий документ

Ні, не потрібно.

Зауважимо, що довідки про присвоєння реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) в ч. 2 ст. 24 КЗпП не зазначено.

Водночас фізособи зобов'язані подавати юридичним та фізичним особам, які виплачують їм доходи, інформацію про реєстраційний номер облікової картки на підставі пп. 70.12.1 Податкового кодексу України.

У якому саме вигляді має бути надана така інформація, законодавство не встановлює.

Тож, якщо у працівника біометричний паспорт (ID-картка), на якому вже вказано номер облікової картки платника податків, то Вам цілком достатньо буде копії такого паспорта: копію довідки про присвоєння РНОКПП можна не вимагати.

Також нагадаємо: 15.05.2026 набрав чинності наказ Мінфіну від 15.04.2026 №206 «Про затвердження Змін до Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків», яким передбачено нові правила оформлення копії облікової картки платника податків. Тепер картку про присвоєння РНОКПП (ідентифікаційний код) можна оформити в електронному вигляді у застосунку «Дія». Причому така є-Картка має таку ж юридичну силу як її паперовий варіант.

Увага! Обидва документи існують паралельно

Отже, якщо при працевлаштуванні працівник вже надав копію «ідентифікаційного кода», то не потрібно вимагати pdf-файл картки, згенерований через «Дію».

Водночас якщо при працевлаштуванні після 15.05.2026 працівник надає є-Картку платника податків, то доцільно отримати роздруківку pdf-файла і долучити її до Особової справи працівника.

Чи подавати копію свідоцтва про народження дітей

Ні, це не обов’язково.

В ч. 2 ст. 24 КЗпП такий документ не зазначений як обов'язковий. Отже, при працевлаштуванні подання свідоцтва про народження дитини не є обов’язковим.

Свідоцтво про народження дитини подається лише у випадках, коли працівник чи працівниця має право на відповідні пільги, гарантії, податкову соціальну пільгу чи додаткову соціальну відпустку на дітей згідно з чинним законодавством.

Чи вимагати довідку ВПО при працевлаштуванні

Ні, це заборонено ст. 25 КЗпП.

Отже, якщо працівник відмовляється надати інформацію про реєстрацію місця проживання, зокрема, довідку ВПО, то роботодавець не має права її вимагати. Більше про це – тут.

Однак без інформації про місце реєстрації важко вести кадровий та військовий облік, тому не наполягаємо, але пояснюємо та обґрунтовуємо, для чого нам потрібна така інформація.

Чи можна прийняти на роботу по роздруківці з «Резерв+»

Так, можна прийняти на роботу такого працівника.

Відповідно до п. 9 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа», затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 559, ВОД в електронній формі, в т.ч. роздрукований, має таку ж юридичну силу, що й паперовий оригінал.

Таким чином, якщо працівник надає роздруківку Резерв ID, то

1. потрібно перевірити, чи зчитується інформація з QR-коду;
2. не потрібно завіряти підписом працівника;
3. не потрібно засвідчувати відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).

Отже, при наданні роздруківки умова ст. 24 КЗпП щодо надання військово-облікового документу (далі – ВОД) при прийнятті на роботу виконана.

Але враховуйте, що у разі відсутності у ВОД інформації, зазначеної у графах 3, 8 та 13-16- Списку, про це вказується у повідомленні про призначення на посаду / звільнення з посади, що надсилається до ТЦК. Детально про таке повідомлення говорили тут.

Також радимо здійснити наступні дії:

1. Підготувати повідомлення про необхідність надати ВОД із військовим званням і ВОС, визначити строк надання.
2. Вручити працівнику повідомлення під підпис.

Чи можна прийняти на роботу, якщо в «Резерв+» вказано про порушення правил військового обліку

Так, можна.

Жодних заборон прийняття на роботу працівників зі статусом «Порушення правил військового обліку» немає. Вимог щодо направлення таких працівників до ТЦК також законодавство не висуває.

Водночас наявність статусу «Порушення правил військового обліку» не дає можливості забронювати працівника. Але це точно не перешкода для прийняття такого працівника на роботу.

Що подавати перше: оперативні відомості до ПФУ чи повідомлення до ТЦК

На нормативному рівні черговість подання відомостей та повідомлення не встановлена. Але слід враховувати нормативні строки подання.

Так, оперативні відомості до ПФУ подають, зокрема, не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу (п.п. 4 п. 2 постанови КУ від 22.11.2024 №1332).

Увага! Орієнтуватися слід саме на дату початку трудових відносин, а не на дату видання наказу про прийняття на роботу

Своєю чергою, повідомлення до ТЦК за додатком 4 подають у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок № 1487).

Яку суму окладу зазначати в наказі при працевлаштуванні на неповну зайнятість

У наказі завжди має бути вказана сума окладу при повній зайнятості.

Відповідно до п. 7 глави 10 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, у розпорядчих документах з кадрових питань у разі призначення або звільнення працівника зазначають розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

Тож, у наказах про прийняття на роботу (хоч у довільній формі, хоч за типовою формою № П-1) завжди вказуємо повний оклад (тарифну ставку), а не місячний фонд оплати праці.

Чи ознайомлювати «дистанційника» з Правилами ВО

При прийнятті на дистанційну чи надомну роботу працівників, що є призовниками, військовозобов’язаними та резервістами, слід ознайомлювати з Правилами військового обліку. Виключень для таких працівників законодавство не передбачає (п. 34 Порядку №1487).

Чи можна забронювати новоприйнятого працівника

Формально – ви можете бронювати працівника одразу (законодавство не вимагає якогось періоду відпрацювання для бронювання). Але забронювати можна тільки того працівника, щодо якого було подано оперативні відомості до ПФУ відповідно до постанови №1332. Враховуйте, що знадобиться час на обробку і внесення даних в Реєстр.

Якщо дані про прийнятого працівника є в Реєстрі, можете бронювати.

Чи вносити запис про прийняття за сумісництвом, якщо кандидат надав трудову книжку

Ні, запис про роботу за сумісництвом на бажання працівника вносить роботодавець за основним місцем роботи.

З 10.06.2021 трудові книжки не приймаються на зберігання при працевлаштуванні. Тож фактично навіть сумісник може надати трудову книжку за місцем роботи, але до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 жодних змін внесено не було.

Тож, відповідно до Інструкції №58:

1. на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи;
2. робота за сумісництвом (незалежно за внутрішнім чи зовнішнім), яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком.

Аналогічна позиція й у «профспілок» – за посиланням.

Втім, суміснику не варто перейматися – інформація про працевлаштування буде відображена у його електронній трудовій книжці. Починаючи з цього року Звітність з ЄСВ подаємо щомісяця, а отже, й інформація на порталі ПФУ оновлюватиметься значно швидше.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення працівнику, щодо отримання (оновлення) військово-облікового документу

Акт про відмову отримати повідомлення про необхідність надати військово-обліковий документ

Мінікурси на тему:

Документи, які подає військовозобов’язаний працівник при прийомі на роботу

Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання

Статті та консультації на тему:

Прийняття нового працівника: ТОП-5 ризикових ситуацій для роботодавця

Які документи надавати при працевлаштуванні: повний пакет документів

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Шпаргалка при прийомі на роботу: коли обов’язково повідомляти податкову та ТЦК

Документи при працевлаштуванні: дії кадровика, якщо у паспорті немає фото у 25 років

Чи можна приймати на роботу працівника, якщо у нього є тільки закордонний паспорт

Чи достатньо диплома без додатка для прийняття на роботу

Прийняти «на роботу» чи «на посаду»: що писати в заяві

«ПРИЙНЯТИ» чи «ПРИЗНАЧИТИ»: як правильно

Як діяти, якщо прийняли на роботу військовозобов’язаного без прописки

Чи обов’язкова згода на обробку персональних даних при прийомі на роботу