Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

1. Чи можна прийняти на роботу за е-паспортом?
2. Чи подавати копію свідоцтва про народження дітей?
3. Чи вимагати довідку ВПО при працевлаштуванні?
4. Чи можна прийняти на роботу у ВОД з «Резерв+» немає ВОС і військового звання
5. Чи можна прийняти на роботу, якщо в «Резерв+» вказано про порушення правил військового обліку?
6. Що подавати перше: оперативні відомості до ПФУ чи повідомлення до ТЦК?
7. Яку суму окладу зазначати в наказі при працевлаштуванні на неповну зайнятість?
8. Чи ознайомлювати «дистанційника» з Правилами ВО?
9. Чи можна забронювати новоприйнятого працівника?
10. Чи вносити запис про прийняття за сумісництвом, якщо кандидат надав трудову книжку?

Чи можна прийняти на роботу за е-паспортом?

Так, але.

Під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

З 23.08.2021 е-паспорт у мобільному застосунку «Дія» має таку саму юридичну силу, як і пластикова ID-картка або паперовий паспорт (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону України від 20.11.2012 №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»).

Тому формально можна прийняти на роботу за е-паспортом. Однак для правильного ведення кадрового та військового обліку слід отримати хоча б роздруківку, щоб, наприклад, долучити до Особової справи працівника.

Чи вимагати «ідентифікаційний код», якщо він вказаний в ID-паспорті

Ні, не потрібно.

Зауважимо, що довідки про присвоєння реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) в ч. 2 ст. 24 КЗпП не зазначено.

Водночас фізособи зобов'язані подавати юридичним та фізичним особам, які виплачують їм доходи, інформацію про реєстраційний номер облікової картки на підставі пп. 70.12.1 Податкового кодексу України.

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства

У якому саме вигляді має бути надана така інформація, законодавство не встановлює.

Тож, якщо у працівника біометричний паспорт (ID-картка), на якому вже вказано номер облікової картки платника податків, то Вам цілком достатньо буде копії такого паспорта: копію довідки про присвоєння РНОКПП можна не вимагати.

Чи подавати копію свідоцтва про народження дітей?

Ні, це не обов’язково.

В ч. 2 ст. 24 КЗпП такий документ не зазначений як обов'язковий. Отже, при працевлаштуванні подання свідоцтва про народження дитини не є обов’язковим.

Свідоцтво про народження дитини подається лише у випадках, коли працівник офіційно визнаний батьком та має право на відповідні пільги, гарантії, податкову соціальну пільгу чи додаткову соціальну відпустку на дітей згідно з чинним законодавством.

Чи вимагати довідку ВПО при працевлаштуванні?

Ні, це заборонено ст. 25 КЗпП.

Отже, якщо працівник відмовляється надати інформацію про реєстрацію місця проживання, зокрема, довідку ВПО, то роботодавець не має права її вимагати. Більше про це – тут.

Однак без інформації про місце реєстрації важко вести кадровий та військовий облік, тому не наполягаємо, але пояснюємо та обґрунтовуємо, для чого нам потрібна така інформація.

Чи можна прийняти на роботу у ВОД з «Резерв+» немає ВОС і військового звання

Так, можна прийняти на роботу такого працівника, адже умова ст. 24 КЗпП щодо надання військово-облікового документу (далі – ВОД) при прийнятті на роботу виконана.

Але враховуйте, що з 31 липня у разі відсутності у ВОД інформації, зазначеної у графах 3, 8 та 13-16- Списку, про це вказується у повідомленні про призначення на посаду / звільнення з посади, що надсилається до ТЦК. Детально про таке повідомлення говорили тут.

Також радимо здійснити наступні дії:

1. Підготувати повідомлення про необхідність надати ВОД із військовим званням і ВОС, визначити строк надання.
2. Вручити працівнику повідомлення під підпис.

Чи можна прийняти на роботу, якщо в «Резерв+» вказано про порушення правил військового обліку?

Так, можна.

Жодних заборон прийняття на роботу працівників зі статусом «Порушення правил військового обліку» немає. Вимог щодо направлення такий працівників до ТЦК також законодавство не висуває.

Водночас наявність статусу «Порушення правил військового обліку» не дає можливості забронювати працівника. Але це точно не перешкода для прийняття такого працівника на роботу.

Що подавати перше: оперативні відомості до ПФУ чи повідомлення до ТЦК?

На нормативному рівні черговість подання відомостей та повідомлення не встановлена. Але слід враховувати нормативні строки подання.

Так, оперативні відомості до ПФУ подають, зокрема, не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу (п.п. 4 п. 2 постанови КУ від 22.11.2024 №1332).

Увага! Орієнтуватися слід саме на дату початку трудових відносин, а не на дату видання наказу про прийняття на роботу

Своєю чергою, повідомлення до ТЦК за додатком 4 подають у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок № 1487).

Яку суму окладу зазначати в наказі при працевлаштуванні на неповну зайнятість?

У наказі завжди має бути вказана сума окладу при повній зайнятості.

Відповідно до п. 7 глави 10 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, у розпорядчих документах з кадрових питань у разі призначення або звільнення працівника зазначають розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

Тож, у наказах про прийняття на роботу (хоч у довільній формі, хоч за типовою формою № П-1) завжди вказуємо повний оклад (тарифну ставку), а не місячний фонд оплати праці.

Чи ознайомлювати «дистанційника» з Правилами ВО?

При прийнятті на дистанційну чи надомну роботу працівників, що є призовниками, військовозобов’язаними та резервістами, слід ознайомлювати з Правилами військового обліку. Виключень для таких працівників законодавство не передбачає (п. 34 Порядку №1487).

Чи можна забронювати новоприйнятого працівника?

Формально – ви можете бронювати працівника одразу (законодавство не вимагає якогось періоду відпрацювання для бронювання). Але забронювати можна тільки того працівника, щодо якого було подано оперативні відомості до ПФУ відповідно до постанови №1332. Враховуйте, що знадобиться час на обробку і внесення даних в Реєстр.

Якщо дані про прийнятого працівника є в Реєстрі, можете бронювати.

Чи вносити запис про прийняття за сумісництвом, якщо кандидат надав трудову книжку?

Ні, запис про роботу за сумісництвом на бажання працівника вносить роботодавець за основним місцем роботи.

З 10.06.2021 трудові книжки не приймаються на зберігання при працевлаштуванні. Тож фактично навіть сумісник може надати трудову книжку за місцем роботи, але до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 жодних змін внесено не було.

Тож, відповідно до Інструкції №58:

1. на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи;
2. робота за сумісництвом (незалежно за внутрішнім чи зовнішнім), яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком.

Аналогічна позиція й у «профспілок» – за посиланням.

Втім, суміснику не варто перейматися – інформація про працевлаштування буде відображена у його електронній трудовій книжці. Починаючи з цього року Звітність з ЄСВ подаємо щомісяця, а отже, й інформація на порталі ПФУ оновлюватиметься значно швидше.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення працівнику, щодо отримання (оновлення) військово-облікового документу

Акт про відмову отримати повідомлення про необхідність надати військово-обліковий документ

Мінікурси на тему:

Документи, які подає військовозобов’язаний працівник при прийомі на роботу

Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання

Статті та консультації на тему:

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Шпаргалка при прийомі на роботу: коли обов’язково повідомляти податкову та ТЦК

Працівник при працевлаштуванні надав ID паспорт: чи потрібно надавати ще й картку з ідентифікаційним кодом

Документи при працевлаштуванні: дії кадровика, якщо у паспорті немає фото у 25 років