Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

1. Чи можна прийняти на роботу за е-паспортом?
2. Чи вимагати довідку ВПО при працевлаштуванні?
3. Чи можна прийняти за е-ВОД?
4. За якою формою подавати повідомлення про працевлаштування, якщо нема оновлення?
5. Чи подавати додаток 4 до ТЦК, якщо подали оперативні відомості до ПФУ?
6. Що подавати перше: оперативні відомості до ПФУ чи повідомлення до ТЦК?
7. Яку суму окладу зазначати в наказі при працевлаштуванні на неповну зайнятість?
8. Чи ознайомлювати «дистанційника» з Правилами ВО?
9. Чи можна забронювати новоприйнятого працівника?
10. Чи вносити запис про прийняття за сумісництвом, якщо кандидат надав трудову книжку?

Чи можна прийняти на роботу за е-паспортом?

Так, але.

Під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

З 23.08.2021 е-паспорт у мобільному застосунку «Дія» має таку саму юридичну силу, як і пластикова ID-картка або паперовий паспорт (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону України від 20.11.2012 №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»).

Тому формально можна прийняти на роботу за е-паспортом. Однак для правильного ведення кадрового та військового обліку слід отримати хоча б роздруківку, щоб, наприклад, долучити до Особової справи працівника.

Чи вимагати довідку ВПО при працевлаштуванні?

Ні, це заборонено ст. 25 КЗпП.

Отже, якщо працівник відмовляється надати інформацію про реєстрацію місця проживання, зокрема, довідку ВПО, то роботодавець не має права вимагати її надати. Більше про це – тут.

Однак без інформації про місце реєстрації важко вести кадровий та військовий облік, тому не наполягаємо, але пояснюємо та обґрунтовуємо, для чого нам потрібна така інформація.

Чи можна прийняти за е-ВОД?

Так, можна прийняти на роботу за е-ВОД.

Зокрема, враховуйте нюанси:

1. електронний ВОД має належати саме тій особі, яка влаштовується на роботу;
2. у військовозобов’язаного у ВОД є військове звання і військово-облікова спеціальність;
3. бажано, щоб було надано «роздруківку».

Всі аргументи та поради зібрали тут.

За якою формою подавати повідомлення про працевлаштування, якщо нема оновлення?

26.02.2025 форма повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту викладена в новій редакції. Подробиці змін – тут.

Нагадаємо, що додалася нова графа, де слід вказувати громадянство України («0» – ні, «1» – так).

Однак станом на дату виходу статті в електронному кабінеті є лише «стара» форма повідомлення (F3001004). Як свідчить практика, податкова у разі не оновлення форми в електронному кабінеті деякий час приймає повідомлення за старою формою.

Чи подавати додаток 4 до ТЦК, якщо подали оперативні відомості до ПФУ?

Так, це не взаємозамінні форми.

Що подавати перше: оперативні відомості до ПФУ чи повідомлення до ТЦК?

На нормативному рівні черговість подання відомостей та повідомлення не встановлена. Але слід враховувати нормативні строки подання.

Так, оперативні відомості до ПФУ подають, зокрема, не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу (п.п. 4 п. 2 постанови КУ від 22.11.2024 №1332).

Увага! Орієнтуватися слід саме на дату початку трудових відносин, а не на дату видання наказу про прийняття на роботу

Своєю чергою, повідомлення до ТЦК за додатком 4 подають у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок № 1487).

Яку суму окладу зазначати в наказі при працевлаштуванні на неповну зайнятість?

У наказі завжди має бути вказана сума окладу при повній зайнятості.

Відповідно до п. 7 глави 10 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, у розпорядчих документах з кадрових питань у разі призначення або звільнення працівника зазначають розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

Тож, у наказах про прийняття на роботу (хоч у довільній формі, хоч за типовою формою № П-1) завжди вказуємо повний оклад (тарифну ставку), а не місячний фонд оплати праці.

Чи ознайомлювати «дистанційника» з Правилами ВО?

При прийнятті на дистанційну чи надомну роботу працівників, що є призовниками, військовозобов’язаними та резервістами, слід ознайомлювати з Правилами військового обліку. Виключень для таких працівників законодавство не передбачає (п. 34 Порядку №1487).

Чи можна забронювати новоприйнятого працівника?

Формально – ви можете бронювати працівника одразу (законодавство не вимагає якогось періоду відпрацювання для бронювання). Але забронювати можна тільки того працівника, щодо якого було подано оперативні відомості до ПФУ відповідно до постанови №1332. Враховуйте, що знадобиться час на обробку і внесення даних в Реєстр.

Якщо дані про прийнятого працівника є в Реєстрі, можете бронювати.

Чи вносити запис про прийняття за сумісництвом, якщо кандидат надав трудову книжку?

Ні, запис про роботу за сумісництвом на бажання працівника вносить роботодавець за основним місцем роботи.

З 10.06.2021 трудові книжки не приймаються на зберігання при працевлаштуванні. Тож фактично навіть сумісник може надати трудову книжку за місцем роботи, але до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 жодних змін внесено не було.

Тож, відповідно до Інструкції №58:

1. на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи;
2. робота за сумісництвом (незалежно за внутрішнім чи зовнішнім), яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком.

Аналогічна позиція й у «профспілок» – за посиланням.

Втім, суміснику не варто перейматися – інформація про працевлаштування буде відображена у його електронній трудовій книжці. Починаючи з цього року Звітність з ЄСВ подаємо щомісяця, а отже, й інформація на порталі ПФУ оновлюватиметься значно швидше.

Яна ЯРОШЕНКО, редактор сайту kadroland

Брошури та чеклісти:

Помічник відповідального за ВО «Правила військового обліку (додаток 2): зміни з 16.01 та кейси»

Статті та консультації на тему:

Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин

Працівник при працевлаштуванні надав ID паспорт: чи потрібно надавати ще й картку з ідентифікаційним кодом

Документи при працевлаштуванні: дії кадровика, якщо у паспорті немає фото у 25 років