Роботодавець вимагає надання інформації про місце проживання: правові підстави та наслідки

1. Що передбачає законодавство?
2. Чи може роботодавець вимагати у працівника відомості про реєстрацію місця проживання?
3. Чи може роботодавець самостійно зробити запит про реєстрацію місця проживання працівника?
4. Особливості роботи кадровика з працівниками «без адреси»
5. Особливості документообігу щодо військовозобов’язаних працівників
6. Висновки

Що передбачає законодавство?

При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний надати роботодавцю, серед інших обов’язкових документів, паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ст. 24 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП). Але, паспорт може не містити інформації про місце реєстрації особи (якщо це паспорт у вигляді ID-картки). Також замість паспорта громадянин має право надати роботодавцю іншій документ, який посвідчує особу. Перелік таких документів наведено у ч. 1 ст. 13 Закону України від 20.11.2012 № 5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». Таким документом може бути, наприклад, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, тимчасове посвідчення громадянина України, тощо. Перелік є у статті за посиланням.

Отже, з документів, що посвідчують особу, роботодавець не завжди може дізнатися про адресу працівника (місце реєстрації, або місце фактичного проживання). Тому, у такого роботодавця виникає запитання…

Чи може роботодавець вимагати у працівника відомості про реєстрацію місця проживання?

За загальним правилом, встановленим КЗпП, роботодавець не має такого права. І ця заборона прямо передбачена ст. 25 КЗпП.

Ця норма передбачає, що при укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством.

Отже, якщо працівник відмовляється надати інформацію про реєстрацію місця проживання, роботодавець не має право вимагати її надати. Фахівці Держпраці також наголошували на цьому.

Роботодавець повинен розуміти, що він не має право відмовити майбутньому працівнику у працевлаштуванні за цією підставою. Відмова в укладенні трудового договору у зв’язку з ненаданням працівником відомостей про реєстрацію місця проживання може бути розцінена як дискримінація на підставі ст. 2¹ КЗпП. З цього приводу фахівці Держпраці висловлювалися тут.

Проте, у період дії воєнного стану для трудових відносин діють особливі правила, встановлені Законом України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).

Так, у ч. 3 ст. 7 Закону № 2136 передбачено, що кожна із сторін трудового договору зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо. Це правило з’явилося у законодавстві у 2025 році, на підставі Закону України від 01.05.2025 № 4412-IX, яким було внесено зміни до Закону № 2136.

Працівник зобов’язаний виконувати цей припис законодавства шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань. У разі відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв’язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Отже, виходячи з цих норм законодавства, у період дії воєнного стану роботодавець має право вимагати від працівника надання йому інформації про контактні данні для здійснення комунікації з працівником (адреси місцезнаходження, місця проживання, адреси електронної пошти, номерів телефону тощо), на підставі ч. 3 ст. 7 Закону № 2136. Проте, варто розуміти, що відмова працівника надати таку інформацію не є підставою для відмови майбутньому працівнику у працевлаштуванні за цією підставою.

А наслідки відмови працівника від надання інформації для здійснення комунікації передбачено у ч. 4 ст. 7 Закону № 2136. Так, у разі якщо одна із сторін трудового договору не виконує вимогу, передбачену ч. 3 ст. 7 Закону № 2136, здійснення іншою стороною трудового договору комунікації за останніми відомими їй адресою місцезнаходження (місця проживання), адресою електронної пошти або номером телефону вважається належним виконанням такою стороною вимоги щодо повідомлення іншої сторони трудового договору. Простіше кажучи, якщо у роботодавця немає актуальної інформації для здійснення зв’язку з працівником, він не буде нести відповідальності за неналежне повідомлення працівника у випадках, коли таке повідомлення передбачено законодавством (детальніше про такі випадки розповідаємо далі у статті).

Чи може роботодавець самостійно зробити запит про реєстрацію місця проживання працівника?

Ні, такого права законодавством для роботодавців не передбачено. Пояснімо.

Реєстрація місця проживання фізосіб здійснюється відповідно Закону України від 05.11.2021 № 1871-IX «Про надання публічних (електронних публічних) послуг щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні» (далі – Закон № 1871).

Інформація про зареєстроване місце проживання фізособи вноситься до реєстру територіальної громади (ст. 10 Закону № 1871).

Витяг з реєстру територіальної громади можуть отримати (ч. 1 ст. 26 Закону № 1871):

1. особа, яка декларує або реєструє місце проживання (перебування);
2. власник (співвласник) житла;
3. представники, законні представники особи або власника (співвласника) житла, уповноваженої особи житла;
4. іпотекодержатель або довірчій власник житла.

Надання витягів з реєстру територіальних громад регламентує Порядок створення, ведення та адміністрування реєстрів територіальних громад, затвердженим постановою КМУ від 07.02.2022 № 265 (далі – Порядок № 265). У п. 31 Порядку № 265 зазначено, що органу реєстрації заборонено передавати дані з реєстру територіальної громади третім особам з метою, не передбаченою Законом № 1871, та Законом України від 11.12.2003 № 1382-IV «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» (далі – Закон № 1382).

Ані Закон № 1871, ані Закон № 1382 не передбачають права роботодавця отримувати інформацію з реєстру територіальних громад, тож тільки сам працівник може отримати витяг з цього реєстру. Якщо ж він не бажає розголошувати роботодавцю інформацію про своє місце реєстрації, для роботодавця ця інформація буде недоступною.

Особливості роботи кадровика з працівниками «без адреси»

Декларування та реєстрація місця проживання або перебування особи здійснюється, зокрема, для ведення офіційного листування та інших комунікацій з особою (ч. 1 ст. 3 Закон № 1871). Офіційне листування з працівником потрібно також і роботодавцю.

Наприклад, якщо працівник не з’являється на роботу та причини неявки роботодавцю невідомі. Або, працівник не з’явився на роботу в день звільнення та не отримав трудову книжку, копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні як це передбачено ст. 47 КЗпП.

Для таких випадків роботодавцю варто узгодити з працівником канали електронного зв’язку з використанням засобів електронних комунікаційних мереж, або альтернативні способи зв’язку (наприклад, за допомогою месенджерів). Така можливість передбачена ст. 29 КЗпП, згідно якої ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Крім того, у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.

Використання альтернативних способів зв’язку з працівником слід узгодити з ним та закріпити в трудовому договорі. Якщо з працівником укладається письмовий трудовий договір, таку умову слід включити в цей договір окремим пунктом. Якщо ж трудові відносини з працівником оформлені заявою та наказом наказу про прийняття на роботу, умову про використання засобів зв’язку з працівником доцільно включити в такий наказ окремим пунктом.

Також є ряд документів, що повинні оформлятися кадровою службою, та які передбачають зазначення адреси працівника. Якщо адреса роботодавцю не відома, виникають питання, що зазначати в кадрових документах.

Таким документом, перш за все, є Особова картка працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату, Міноборони від 25.12.2009 №495/656). У ній передбачене зазначення місця фактичного проживання (п. 11 розд. I «Загальні відомості»), а також місця проживання за державною реєстрацією (п. 12 розд. I). Якщо у роботодавця нема відомостей про держреєстрацію місця проживання та про місце фактичного проживання, то ці графи Особової картки працівника не заповнюють. Але, щоб було зрозуміло, чому графи не заповнено, кадрова служба роботодавця може зробити в них позначку такого змісту:

Місце проживання невідомо, працівник відмовився надати інформацію на підставі ст. 25 КЗпП

Також в цих графах можна вказати засоби зв’язку з працівником, узгоджені та закріплені в трудовому договорі.

Детально про оформлення Особових карток працівників читайте тут

Аналогічно заповнюємо інші кадрові документи, які передбачають зазначення адреси працівника. Але, щодо документів військового обліку є певні відмінності, про які детальніше поговоримо далі.

Особливості документообігу щодо військовозобов’язаних працівників

Якщо на роботу працевлаштовується особа, яка підлягає персональному військовому обліку відповідно законодавству, така особа повинна пред’явити роботодавцю військово-обліковий документ. Це прямо передбачено ст. 24 КЗпП.

Обов’язок роботодавців перевіряти у громадян під час прийняття на роботу наявності військово-облікового документа також закріплено в п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Форма військово-облікового документа затверджена постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі – Постанова № 559). Підпункт 14 п. 8 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого названою постановою, передбачає, зокрема зазначення в ньому відомостей про адресу місця проживання.

Військово-облікові документи, оформлені до набрання чинності Постановою № 559 (до 18.05.2024), які вважають дійсними на всій території України до видачі військово-облікового документа нового зразка (п. 2 Постанови № 559), також містять інформацію про адресу місця проживання особи, яка підлягає військовому обліку.

Таким чином, особі, яка підлягає персональному військовому обліку, не вдасться приховати своє місце проживання від роботодавця, до якого він працевлаштовується (хіба що у такої особи немає ВОД). Отже, питань щодо заповнення документів військового обліку щодо такого працівника, у роботодавця не повинно виникати. Нагадаємо, що адреса місця проживання працівника зазначається, зокрема, у таких документах військового обліку:

1. Повідомленні про зміну облікових даних (додаток 4 до Порядку № 1487);
2. Списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487).

Нагадаємо, що прийняття на роботу працівника, який підлягає персональному військовому обліку, без надання ним військово-облікового документу є порушенням законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію. За таке порушення на посадових осіб підприємства може бути накладено адмінштраф на підставі ч. 3 ст. 210¹ КУпАП у розмірі від 2 000 до 3 500 НМДГ (від 34 000 до 59 500 грн).

Висновки

1. Працівник має право не надавати роботодавцю інформацію про реєстрацію місця проживання чи перебування на підставі ст. 25 КЗпП.
2. У період дії воєнного стану роботодавець має право вимагати від працівника надання йому інформації про контактні данні для здійснення комунікації з працівником (адреси місцезнаходження, місця проживання, адреси електронної пошти, номерів телефону тощо), на підставі ч. 3 ст. 7 Закону № 2136.
3. Роботодавець не має можливості самостійно отримати таку інформацію у вигляді витягу з реєстру територіальних громад.
4. Для можливості здійснення офіційного листування, роботодавцю та працівнику слід узгодити канали електронного зв’язку з використанням засобів електронних комунікаційних мереж, або альтернативні способи зв’язку, та закріпити їх у трудовому договорі.
5. Працівнику, який підлягає персональному військовому обліку, не вдасться приховати від роботодавця адресу місця проживання, адже ця інформація зазначається у військово-обліковому документі.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Стаття на тему:

Обмін заявами і наказами через месенджери

Особова картка від А до Я: як заповнити