Особова картка від А до Я: як заповнити

1. Хто та на кого заповнює особову картку
2. Форма особової картки
3. Правила заповнення особової картки за формою П-2
4. Заповнення розділу І «Загальні відомості»
5. Заповнення розділу ІІ «Відомості про військовий облік»
6. Заповнення розділу ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок роботодавця)»
7. Заповнення розділу IV «Призначення і переведення»
8. Заповнення розділу V «Відпустки»
9. Додаткові відомості та заповнення при звільненні працівника
10. Строк зберігання особових карток
11. Висновки

Хто та на кого заповнює особову картку

Особова картка це основний документ з обліку особового складу підприємства. Згадку про цей документ можна знайти в п. 1.6 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286). Так, до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належить, зокрема особова картка.

Норми Інструкції № 286 поширюються на всіх юридичних осіб, їхні філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб-підприємців, які використовують найману працю (п. 1.1 Інструкції № 286). Тож особову картку мають вести усі роботодавці, зокрема і ФОПи, які мають працівників (див. лист Мінсоцполітики від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06).

На сьогодні, більшість роботодавців використовують особову картку за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656 (далі – наказ № 495). Проте, у листі Мінекономіки України від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, фахівці відомства зазначили, що наказ №495 не встановлює прямий обов'язок для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Докладно це питання розглянуто у статті «(Не)обов’язкова особова картка П-2: шокуюче роз’яснення Мінекономіки».

Тобто особову картку заводять на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, у тому числі на сумісників (як внутрішніх і зовнішніх), на працівників, прийнятих на тимчасову чи сезонну роботу тощо.

Важливо! Особову картку формують усі роботодавці на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір

Крім того, обов’язковість заповнення особової картки передбачена Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). Адже згідно з пунктом 2.5 Інструкції № 58 з кожним записом, який заноситься до трудової книжки, потрібно ознайомити працівника під підпис в особовій картці.

Форма особової картки

Звичайні працівники. Типова форма особової картки П-2, затверджена наказом №495.

Держслужбовці. Для держслужбовців використовують Особову картку державного службовця, затверджену наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20. З 17.04.2026 використовується нова редакція такої особової картки – деталі тут.

Посадові особи ОМС. Для посадової особи місцевого самоврядування використовують особову картку за формою № П-2ДС.

Зверніть увагу, що наказ Міністерства статистики України від 26.12.1995 № 343, яким була затверджена така форма особової картки, втратив чинність. Адже наказом НАДС була затверджена нова форма особової картки для держслужбовців. Проте Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців та форма Особової картки державного службовця не поширюються на посадових осіб місцевого самоврядування. Тому НАДС у листі від 09.06.2017 № 5263/13-17 рекомендувало і надалі використовувати форму особових карток, яка була затверджена наказом Міністерства статистики України від 26.12.1995 № 343, тобто за формою № П-2ДС.

Правила заповнення особової картки за формою П-2

Особову картку П-2 заповнюють в одному екземплярі, а дані вносять на підставі оригіналів особових документів, наданих під час укладання трудового договору:

1. паспорта,
2. військового квитка,
3. трудової книжки,
4. диплому про закінчення навчального закладу та інших документів.

Особова картка складається з 5 розділів: «Загальні відомості», «Відомості про військовий облік», «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)», «Призначення і переведення» та «Відпустки».

Первинне заповнення особової картки відбувається при прийнятті на роботу. Потім, в процесі трудової діяльності, до особової картки вносять певну інформацію.

При первинному заповненні потрібно зазначити загальну інформацію про працівника, заповнити розділи 1, 4 та довідкові відомості за наявності.

Насамперед треба зазначити найменування та код ЄДРПОУ підприємства. Також вказуємо дату заповнення, табельний номер працівника, його податковий номер стать та вид роботи (основна чи за сумісництвом).

В спеціальному місці для фотокартки розміщаємо фотокартку працівника, зазвичай це кольорова фотографія розміром 3 × 4 см.

Заповнення розділу І «Загальні відомості»

В цьому розділі зазначають загальні відомості щодо працівника на підставі оригіналів особистих документів, наданих працівником під час укладання трудового договору.

В наступній таблиці наведено, яку інформацію слід зазначати та на підставі яких документів.

Заповнення розділу ІІ «Відомості про військовий облік»

Розділ ІІ особової картки П-2 передбачений для заповнення інформації щодо військового обліку. Раніше такий облік вели саме у 2 розділі особової картки. Форма картки П-2 була затверджена наказом №495 на виконання вимог Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затверджений постановою КМУ від 07.12.2016 № 921 (втратив чинність).

Проте наразі діє новий Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487), в якому взагалі не згадується про особову картку. Тобто, з 5 січня 2023 року особова картка П-2 не є основою для ведення військового обліку на підприємстві. Натомість потрібно складати Списки персонального військового обліку за формою, наведеною у додатку 5 до Порядку №1487. Тому цей розділ залишаємо незаповненим або вносимо відомості для загальної інформації про працівника.

Заповнення розділу ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок роботодавця)»

Цей розділ заповнюють у разі, якщо роботодавець навчає своїх працівників власним коштом – або безпосередньо на виробництві, або у відповідних навчальних закладах. В цьому розділі наводиться:

1. назва структурного підрозділу, де працівник навчався (якщо це навчання на підприємстві);
2. період навчання,
3. вид та форма навчання,
4. назва документа, що посвідчує отримання освіти чи підвищення кваліфікації. Вказуємо назву, номер та ким виданий відповідний документ про освіту.

Заповнення розділу IV «Призначення і переведення»

Четвертий розділ стосується відомостей щодо прийняття на роботу та переведення. Його заповнюють на підставі наказу про прийняття на роботу та наказів про переведення. Тобто, в перший рядок цього розділу вносять запис про прийняття на роботу. В наступних рядках здійснюють записи про переведення працівника на іншу постійну роботу.

У графі «Дата» зазначаємо дату прийняття на роботу або дату переведення. Далі зазначаємо назву структурного підрозділу, назву та код професії (посади).

Увага! Примітка до цього розділу посилається на Класифікатор професій 2005 року

На час затвердження типової форми П-2 він був чинний. Але наразі Класифікатор професій змінився, тому заповнюючи цей розділ, вказуйте код за Класифікатором професій ДК 003:2010. В наступних графах таблиці розділу 4 вказуємо розмір окладу, номер та дату відповідного наказу. Також з кожним записом ознайомлюємо працівника під підпис.

Необхідно підібрати назву посади, перевірити код КП або ж знайти потрібну посадову інструкцію? Тоді переходьте до нашого пошукового сервісу – Класифікатор професій, в якому враховано Зміни №15!

Заповнення розділу V «Відпустки»

Стаття 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» передбачено, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Тому в V розділі особової картки П-2 наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівникові протягом всього періоду роботи на підприємстві. Тобто не тільки про щорічні, а й про відпустки надані без збереження заробітної плати, соціальні, навчальні, чорнобильські тощо.

У графі «Вид відпустки» зазначають вид відпустки (наприклад, щорічна основна відпустка) і кількість днів відпустки.

У графі «За який період» зазначають період, за який надано відпустку. Так, для щорічних відпусток це робочий рік, який відлічується з дати укладення трудового договору, для соціальної відпустки на дітей – календарний рік тощо.

Далі зазначаємо дату початку та закінчення відпустки, а також номер та дату наказу, на підставі якого було надано відпустку.

Додаткові відомості та заповнення при звільненні працівника

В особовій карті кадровик за потреби зазначає додаткові відомості. Наприклад, якщо працівник є особою з інвалідністю, чорнобильцем, одинокою матір’ю тощо, то вказуємо категорію та реквізити документа, який підтверджує цей статус та дає право на пільги.

У разі звільнення працівника заповнюють розділ «Дата та причина звільнення». Тут зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.

Записи в цьому рядку обов’язково мають бути підтверджені особистим підписом працівника. Так, згідно з п. 2.5 Інструкції № 58 з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша). Також свій підпис ставить працівник кадрової служби.

Строк зберігання особових карток

Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису в структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу — за прізвищами працівників в алфавітному порядку. Так, відповідно до гл. 4 розд. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та справи з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

В цілому строк зберігання особових карток становить 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 № 578/5).

Висновки

1. Особові картки заповнюють на всіх працівників, з якими укладено трудовий договір.
2. Типова форма особової картки П-2 затверджена наказом №495.
3. В розділі 1 зазначають загальні відомості про працівника, в розділі 4 – відомості про прийняття на роботу та переведення, в розділі 5 ведуть облік всіх наданих відпусток.
4. У разі звільнення працівника, заповнюють розділ «Дата та причина звільнення», записи якого мають бути підтверджені особистим підписом працівника.
5. Строк зберігання особової картки працівника – 75 років після звільнення.

Тетяна ГУЛЬ, редактор kadroland

Відео на тему:

Заповнюємо особову картку за типовою формою № П-2

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Брошури та чеклісти:

Практичний посібник кадрових документів «Заповнюємо особову картку П-2 та формуємо особову справу»

Статті та відео на тему:

(Не)обов’язкова особова картка П-2: шокуюче роз’яснення Мінекономіки

Нова особова картка державного службовця: форма, (не)обов’язковість, особливості ведення