(Не)обов’язкова особова картка П-2: шокуюче роз’яснення Мінекономіки
Особова картка працівника — важливий документ з обліку особового складу підприємства, який використовують для визначення кількісного складу працівників, ведення кадрової документації, а також для організації обліку наданих працівникам відпусток. Вона належить до первинної облікової документації, а її статус визначено низкою нормативно-правових актів України
Нормативно-правова основа особової картки П-2
Згадка про особову картку міститься в Інструкції зі статистики кількісного складу працівників, затвердженої наказом Держкомстату України 28.09.2005 № 286 (далі – Інструкція № 286). Вона належить до первинних документів з обліку кількості працівників поряд із наказами, табелем обліку робочого часу, відомостями нарахування заробітної плати, особовими рахунками та трудовими договорами. Таким чином, особова картка є обов’язковим обліковим кадровим документом, який відображає інформацію про кожного працівника підприємства.
На сьогодні, більшість роботодавців використовують особову картку за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656 (далі – наказ № 495). Проте, у листі Мінекономіки України від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, фахівці відомства зазначили, що наказ №495 не встановлює прямий обов'язок для роботодавців вести особові картки саме за цією формою.
Аналіз обов’язковості заповнення форми
Згідно з нормами законодавства, обов’язок ведення особових карток передбачений Інструкцією №286, проте він не обмежується конкретною формою. Натомість роботодавець має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми П-2 або іншої, з урахуванням змін у законодавстві про працю.
Ситуація ускладнюється тим, що норма наказу Міністерства статистики від 27.10.95 №277, яка регламентувала порядок заповнення особових карток, втратила чинність ще у 2009 році. Після цього й було затверджено наказ Держкомстату від 05.12.2008 №489 та наказ №495, відповідно до яких й застосовували оновлену на той час форму П-2.
Згодом відбулись значні зміни у питаннях ведення військового обліку. Так, згідно з порядком проведення військового обліку, затвердженого постановою КМУ від 07.12.2016 №921, військовий облік мав вестись у розділі 2 особової картки П-2. Проте, новий Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487 вже не містить обов’язку ведення військового обліку в особовій картці П-2. Облік наразі ведемо у списках персонального військового обліку.
Організація кадрового обліку з (не)використанням форми П-2
Відповідно до роз’яснення Мінекономіки України та Державної служби України з питань праці, форма П-2 не є обов'язковою для застосування. Враховуючи, що наказ №495 не зареєстрований у Мін'юсті України, роботодавець має право самостійно організувати кадровий облік, визначивши іншу форму документа для заповнення інформації про працівників.
Однак, попри ці норми, більшість роботодавців досі використовують форму П-2 для організації кадрового обліку, враховуючи її зручність та уніфікованість. Крім того, Інструкція №286 все ще визнає особову картку первинним обліковим документом, і зареєстрована у Мін'юсті.
Особова картка у період воєнного стану: за рішенням роботодавця
В умовах воєнного стану, відповідно до Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (ст. 7), порядок ведення діловодства та кадрової документації визначається роботодавцем самостійно. Роботодавець має забезпечити ведення правдивого обліку виконуваної працівником роботи, а також обліку витрат на оплату праці. Тобто, підприємства можуть розробляти власні форми облікових документів, включаючи особову картку, з метою збереження кадрової документації та її архівного зберігання.
Висновки
- Особова картка, затверджена наказом №495, на сьогодні не є обов'язковою до застосування.
- Роботодавець вправі самостійно визначатися з формою кадрового обліку, зважаючи на зміни в законодавстві та власні потреби.
- Проте, з огляду на вимоги Інструкції №286 та положення законодавства про працю, особова картка залишається важливим документом у кадровому діловодстві, і її заповнення є рекомендованим. Це допоможе уникнути можливих штрафів та забезпечити належний облік персоналу на підприємстві.
Джерело: kadroland
Новий проєкт Трудового кодексу: що насправді зміниться для роботодавців і працівників
До Верховної Ради внесено новий проєкт Трудового кодексу України. Він має замінити не лише чинний КЗпП, а й закони про оплату праці, відпустки, колективні договори та порядок вирішення колективних трудових спорів. Ми проаналізували проєкт і порівняли його з чинним законодавством. У цій статті зосередимося на змінах, які матимуть практичне значення для роботодавців, кадровиків і працівників.

Повітряна тривога на роботі: як обліковувати час в укритті та оплачувати години простою
Під час повітряної тривоги працівники мають перейти в укриття, а робота в ТРЦ може бути призупинена. Інспекція з питань праці пояснила, як роботодавцю обліковувати цей час у табелі, коли він вважається простоєм не з вини працівника та як оплачувати такі години

ПФУ передаватиме Мінфіну дані про медпрацівників: затверджено новий порядок перевірки
Мінфін і Пенсійний фонд затвердили новий порядок обміну інформацією для перевірки даних та документів, внесених до електронної системи охорони здоров’я. ПФУ на запити Мінфіну надаватиме, зокрема, відомості про трудові та цивільно-правові відносини медпрацівників, їхні посади та проходження військової служби

Впровадження нової системи оплати праці на підприємстві
Інколи роботодавець хоче змінити діючу форму або систему оплати праці. Наприклад, замінити погодинну оплату на відрядну, або додати ще одну форму оплати праці. Як правильно це впровадити? Які накази слід видати? З ким погоджувати та як повідомити працівникам? В цій статті підкажемо роботодавцю алгоритм дій

Чи зарахують роки роботи в Польщі до пенсії в Україні: відповідь ПФУ
Українцям, які працювали в Польщі, можуть врахувати страховий стаж, набутий там, під час визначення права на українську пенсію за віком. ПФУ пояснив, коли польський стаж зараховується, який документ для цього потрібен

Розлучення онлайн уже в «Дії»: які умови та скільки доведеться чекати
Відтепер подружжя, яке спільно вирішило припинити шлюб, може подати заяву на розлучення онлайн через «Дію». Один із подружжя формує заяву, другий її підтверджує, а через місяць шлюб буде розірвано. Розповідаємо, кому доступна послуга, як вона працює та в яких випадках розлучитися через застосунок не вийде

Медогляди працівників на 2027 рік: роботодавцям нагадали про важливий дедлайн 1 грудня
Для організації обов’язкових медичних оглядів у 2027 році роботодавці повинні завчасно визначити категорії працівників, які їх проходитимуть. Перелік необхідно скласти до 1 грудня 2026 року та протягом місяця погодити з лікарем з гігієни праці Держпраці

Бронювання водіїв можуть розширити: влада готує нові рішення для критично важливих підприємств
Мінекономіки разом із Міноборони має опрацювати питання бронювання водіїв логістичних центрів та захисту критично важливих для економіки логістичних хабів. Відповідні завдання визначили під час зустрічі Президента з представниками великого українського бізнесу

Нові правила соціальної допомоги та пенсій: Мінсоцполітики оприлюднило плани реформи
Відомство представило партнерам ключові напрями оновлення системи соціального захисту. Зокрема, пропонується поєднати фінансову підтримку із соціальними послугами та працевлаштуванням, а пенсійну систему – розмежувати на кілька складових

Посадова інструкція інженера-конструктора
Посадова інструкція інженера-конструктора розробляється для конкретної посади з урахуванням вимог ДКХП та має містити основні завдання, обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги. Скористайтеся готовим зразком посадової інструкції інженера-конструктора як основою для розроблення документа на підприємстві.

Чи може роботодавець передати ТЦК адресу та телефон працівника: для цих даних діють різні правила
Роботодавець зобов’язаний передавати ТЦК визначені законодавством військово-облікові дані працівників, але це не означає, що можна передавати будь-яку інформацію з кадрової бази. Адресу проживання роботодавець повідомляє ТЦК у встановленому порядку, а номер телефону до цього переліку не входить – пояснюємо, які дані та на яких підставах можна передавати без згоди працівника

Останній день – 4 вересня: кому потрібно подати Додаток 4 до ТЦК і чому не через «Дію»
Якщо у серпні 2026 року у працівника змінилися облікові дані та він повідомив про це роботодавця, то у вересні до ТЦК та СП слід подати повідомлення за додатком 4. Зробити це варто не пізніше 4 вересня 2026 року

Працівника мобілізовано ще в червні: як оформити увільнення із запізненням і що ставити в табелі
Працівника було мобілізовано ще в червні, однак роботодавець на момент мобілізації про це не знав і жодних підтвердних документів від працівника не отримував. Лише 22.08.2026 підприємство отримало інформацію який підтверджує, що працівника мобілізовано з 25.06.2026. Яким чином у такому випадку правильно оформити увільнення працівника від роботи, якщо документи про мобілізацію отримано із запізненням? Що зазначати в табелі?

Розрахунковий листок: що роботодавець зобов’язаний показати працівнику при виплаті зарплати
Працівник має право знати не лише, скільки грошей отримав на картку, а й як роботодавець розрахував цю суму. Що саме потрібно перевіряти у розрахунку, коли варто запитати про премію чи індексацію та які документи можуть стати доказами у трудовому спорі – роз’яснили в інспекції з питань праці

Працівник використав відпустку наперед: як зазначити відрахування в наказі про звільнення
Працівник-сумісник звільняється 02.09.2026. Його робочий період – з 01.04.2026 до 31.03.2027. За цей період йому надано 14 календарних днів щорічної відпустки з 15.06.2026 до 28.06.2026. Загальна тривалість щорічної відпустки становить 31 календарний день: 24 календарні дні основної та 7 календарних днів додаткової відпустки. На дату звільнення працівник заробив 13 календарних днів, тому один день відпустки використано наперед. Як зазначити відрахування відпускних у наказі про звільнення?

ДПС назвала працівників, яких тепер не враховують при розрахунку нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю
ДПС роз’яснила роботодавцям, кого не враховувати під час розрахунку нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Нові правила діють з 1 січня 2026 року та застосовуються протягом воєнного стану і трьох місяців після його припинення чи скасування







